员工离职管理手册

员工离职管理手册TOC\o"1-2"\h\u10692第一章离职管理概述 3290331.1离职的定义与分类 3100171.2离职管理的重要性 426737第二章离职政策与规定 491552.1离职政策制定 4163752.1.1制定原则 4238252.1.2政策内容 4235742.2离职程序与流程 565882.2.1离职申请 5142342.2.2离职审批 512142.2.3离职交接 5265062.2.4离职证明 5258982.2.5离职档案管理 5113102.3离职待遇与补偿 5168042.3.1离职待遇 58152.3.2离职补偿 513436第三章离职申请与审批 630033.1离职申请流程 676163.1.1员工提出离职申请 6217203.1.2直属上级审批 627563.1.3人力资源部门备案 6121133.1.4离职手续办理 699623.2离职审批权限 6101943.2.1基层员工离职审批 6265473.2.2中层管理人员离职审批 6131103.2.3高层管理人员离职审批 6303093.3离职申请材料 697613.3.1离职申请书 6112053.3.2离职申请审批表 767243.3.3离职证明 722197第四章离职面谈与沟通 7140914.1离职面谈的目的与意义 732574.2离职面谈技巧 7165244.3面谈后的处理与反馈 831664第五章离职手续办理 899475.1人事手续办理 8118445.1.1员工提交离职申请 8248955.1.2人事部门审批 82165.1.3离职证明 8317115.2财务手续办理 8130625.2.1工资结算 9132635.2.2借款、报销结算 986805.2.3资产清算 973475.3其他相关手续办理 9229735.3.1办公场地及物品交接 9256815.3.2社保、公积金转移 9250055.3.3其他特殊手续 911201第六章离职员工关系维护 9314176.1离职员工关系维护的意义 9274306.2离职员工关系维护策略 1048876.3离职员工关系维护注意事项 1015369第七章离职员工档案管理 10311207.1离职员工档案的整理与归档 1120107.1.1离职员工档案的收集 11308647.1.2离职员工档案的整理 11171827.1.3离职员工档案的归档 11325307.2离职员工档案的保管与查阅 11254207.2.1离职员工档案的保管 11280447.2.2离职员工档案的查阅 11277617.3离职员工档案的更新与维护 1239677.3.1离职员工档案的更新 1274397.3.2离职员工档案的维护 1220066第八章离职员工离职后管理 12127548.1离职员工离职后的跟踪调查 12207288.1.1设立跟踪调查小组 12184498.1.2调查方式 1246988.1.3调查内容 13238608.1.4调查周期 1356848.2离职员工离职后的关系维护 1367788.2.1建立离职员工档案 13194638.2.2保持沟通 13224498.2.3邀请参加公司活动 133728.2.4提供帮助与支持 13217198.3离职员工离职后的信息反馈 139838.3.1设立信息反馈渠道 13270868.3.2定期收集与整理反馈信息 13214338.3.3反馈信息的应用 1493368.3.4对反馈信息的回应 148424第九章离职管理风险防范 14207359.1离职管理中的法律风险 14154129.1.1劳动合同解除风险 1413029.1.2社会保险及福利待遇风险 14215339.1.3保密及竞业限制风险 14200789.2离职管理中的道德风险 15153589.2.1员工关系风险 15260429.2.2企业形象风险 15147069.3离职管理中的操作风险 1548569.3.1离职手续办理风险 15291939.3.2离职员工信息保护风险 1553379.3.3离职员工情绪管理风险 159100第十章离职管理改进与优化 161138410.1离职管理现状分析 162543110.1.1离职率分析 161427610.1.2离职管理流程分析 161781310.1.3离职管理效果分析 162260110.2离职管理改进措施 16496910.2.1完善离职管理流程 162080010.2.2建立离职员工满意度调查机制 161210210.2.3强化离职原因分析 162432610.2.4优化薪资待遇和职业发展 1725110.3离职管理持续优化策略 17702410.3.1建立离职管理信息系统 172029310.3.2加强离职管理培训 172395610.3.3定期评估离职管理效果 172327810.3.4建立离职管理激励机制 17第一章离职管理概述1.1离职的定义与分类离职，顾名思义，是指员工因各种原因与用人单位解除劳动合同关系的行为。离职可以分为以下几类：（1）自愿离职：员工因个人原因，如家庭原因、职业发展需要等，主动向用人单位提出解除劳动合同。（2）非自愿离职：员工因单位原因，如企业破产、结构调整等，被迫与用人单位解除劳动合同。（3）协商离职：员工与用人单位经过协商，达成一致意见，双方同意解除劳动合同。（4）惩戒离职：员工因违反公司规章制度、严重失职等行为，被用人单位解除劳动合同。（5）自然离职：员工因达到法定退休年龄、死亡等自然原因，与用人单位解除劳动合同。1.2离职管理的重要性离职管理作为企业人力资源管理的重要组成部分，其重要性体现在以下几个方面：（1）维护企业稳定：离职管理有助于企业及时了解员工离职原因，从而采取措施预防员工大量离职，保持企业人员稳定。（2）提高员工满意度：离职管理关注员工离职前的需求和期望，有助于企业改进管理方式，提高员工满意度。（3）优化人力资源配置：通过离职管理，企业可以更好地了解员工离职去向，为人力资源的合理配置提供依据。（4）降低人力成本：离职管理有助于企业减少因员工离职导致的招聘、培训等成本支出。（5）避免劳动纠纷：离职管理遵循法律法规，有助于企业避免因离职引发的劳动纠纷，维护企业合法权益。（6）提升企业形象：离职管理体现了企业对员工的关爱，有助于提升企业形象，吸引优秀人才。（7）促进企业可持续发展：离职管理有助于企业深入了解员工离职原因，从而改进管理机制，促进企业可持续发展。离职管理对于企业来说具有重要意义，是企业人力资源管理不可或缺的一部分。第二章离职政策与规定2.1离职政策制定2.1.1制定原则离职政策的制定应遵循公平、公正、公开的原则，保证员工在离职过程中权益得到保障。政策内容应结合公司实际情况，参考国家相关法律法规，保证政策的合理性和可行性。2.1.2政策内容（1）员工离职的类别：分为自愿离职、非自愿离职和退休。（2）离职条件：明确员工离职的条件，包括试用期内离职、合同到期离职、因病离职等。（3）离职手续：规范离职手续的办理流程，包括离职申请、审批、交接、离职证明等。（4）离职补偿：根据员工离职类型和在公司的工作年限，合理确定离职补偿标准。2.2离职程序与流程2.2.1离职申请员工应提前向公司提交书面离职申请，说明离职原因，并提交相关证明材料。2.2.2离职审批公司应在收到离职申请后，对员工离职原因进行审查，并在规定时间内给予答复。2.2.3离职交接员工在离职前需完成工作交接，包括文件资料、工作进度、客户资源等，保证公司业务不受影响。2.2.4离职证明公司在员工离职手续办理完成后，应及时出具离职证明，以便员工办理相关手续。2.2.5离职档案管理公司应建立健全离职员工档案管理制度，对离职员工档案进行归档、保存和查询。2.3离职待遇与补偿2.3.1离职待遇（1）离职员工在离职当月工资、奖金、福利等应按实际出勤天数计算。（2）离职员工享有国家规定的法定节假日、年假、产假等假期。（3）离职员工在离职前已参加社会保险的，公司应协助办理社会保险关系转移手续。2.3.2离职补偿（1）员工自愿离职的，公司按照国家相关规定支付经济补偿。（2）员工非自愿离职的，公司应按照国家相关规定支付经济补偿及赔偿金。（3）员工退休的，公司应按照国家相关规定支付退休金。第三章离职申请与审批3.1离职申请流程3.1.1员工提出离职申请员工应提前30日向直属上级书面提出离职申请，并明确离职原因。书面申请需包含以下内容：员工基本信息（姓名、工号、部门、岗位等）；离职原因及详细说明；离职日期。3.1.2直属上级审批直属上级在收到离职申请后，应在3个工作日内完成审批。审批通过后，将离职申请材料提交给人力资源部门。3.1.3人力资源部门备案人力资源部门收到离职申请材料后，进行备案并通知财务部门进行薪资结算。3.1.4离职手续办理员工完成离职手续办理，包括归还公司财产、工作交接等。人力资源部门协助办理离职证明等相关手续。3.2离职审批权限3.2.1基层员工离职审批基层员工离职申请由直属上级审批，审批通过后提交给人力资源部门备案。3.2.2中层管理人员离职审批中层管理人员离职申请由所在部门负责人审批，审批通过后提交给公司高层领导审批。3.2.3高层管理人员离职审批高层管理人员离职申请由公司董事会审批，审批通过后提交给人力资源部门备案。3.3离职申请材料3.3.1离职申请书离职申请书为员工书面提出的离职申请，需包含以下内容：员工基本信息（姓名、工号、部门、岗位等）；离职原因及详细说明；离职日期。3.3.2离职申请审批表离职申请审批表为离职申请的审批流程记录，需包含以下内容：员工基本信息（姓名、工号、部门、岗位等）；离职原因；审批流程及审批意见；审批人签名及日期。3.3.3离职证明离职证明为员工离职后办理相关手续的凭证，需包含以下内容：员工基本信息（姓名、工号、部门、岗位等）；离职日期；离职原因；离职证明出具单位及日期。第四章离职面谈与沟通4.1离职面谈的目的与意义离职面谈作为员工离职管理的重要组成部分，其目的在于充分了解员工离职的真实原因，以便公司对内部管理、工作环境、企业文化等进行及时的调整与改进。离职面谈的意义主要体现在以下几个方面：（1）尊重员工，维护公司形象。离职面谈体现了公司对员工的关怀和尊重，有利于维护公司的形象和声誉。（2）收集反馈，优化管理。通过离职面谈，公司可以了解到员工离职的真实原因，从而发觉公司管理中存在的问题，为改进提供依据。（3）增进沟通，减少误解。离职面谈有助于双方沟通，消除误会，为员工离职后的合作留下空间。4.2离职面谈技巧为保证离职面谈的有效性，以下技巧：（1）提前准备。了解员工的基本情况，包括工作表现、离职原因等，为面谈做好充分准备。（2）营造轻松氛围。以友好、平等的态度与员工交流，让员工感受到公司的关怀。（3）倾听为主。在面谈过程中，多倾听员工的意见和建议，避免过多打断。（4）关注重点。针对员工离职的原因，深入了解相关细节，以便为公司改进提供参考。（5）保持客观。在面谈过程中，保持客观公正，避免对员工产生偏见。4.3面谈后的处理与反馈面谈结束后，公司应针对员工提出的意见和建议进行以下处理：（1）整理面谈记录。将面谈内容整理成书面材料，以便后续分析和处理。（2）分析原因。对员工离职的原因进行分析，找出公司管理中存在的问题。（3）制定改进措施。针对发觉的问题，制定相应的改进措施，并落实到实际工作中。（4）反馈给员工。将改进措施及时反馈给离职员工，让其感受到公司的诚意和关爱。（5）持续关注。改进措施实施后，持续关注员工离职后的动态，了解改进效果，以便进一步调整。第五章离职手续办理5.1人事手续办理5.1.1员工提交离职申请员工应提前向人事部门提交书面的离职申请，并明确离职原因及离职日期。人事部门在接到离职申请后，应及时进行初步审核，并安排面试或谈话，了解员工离职的具体原因。5.1.2人事部门审批人事部门在完成面试或谈话后，根据公司政策及员工实际情况，对离职申请进行审批。审批通过后，人事部门负责制定离职手续办理的具体流程和时间表。5.1.3离职证明人事部门应在员工办理完毕所有离职手续后，为其开具离职证明。离职证明应包括员工姓名、入职时间、离职时间、职位、工作内容等信息。5.2财务手续办理5.2.1工资结算财务部门应根据员工离职日期，计算并结算员工在职期间的工资、奖金等收入。如有需要，财务部门还应协助员工办理社保、公积金等转移手续。5.2.2借款、报销结算财务部门应核对员工在职期间的借款、报销情况，保证所有借款、报销事项已妥善处理。如有未结清的借款、报销，财务部门应督促员工尽快结清。5.2.3资产清算财务部门应协助员工办理资产清算手续，包括但不限于公司财产、办公用品等。如有损坏或遗失，员工应按照公司规定承担相应责任。5.3其他相关手续办理5.3.1办公场地及物品交接员工在离职前，应与人事部门办理办公场地及物品交接手续。包括但不限于办公用品、工作资料、门禁卡等。交接完成后，双方应在交接单上签字确认。5.3.2社保、公积金转移员工在离职后，如需转移社保、公积金，应向人事部门提供相关证明材料，由人事部门协助办理转移手续。5.3.3其他特殊手续根据员工在职期间的特殊情况，可能需要办理一些特殊手续，如商业保险理赔、知识产权归属等。员工应与人事部门沟通，保证相关手续得到妥善处理。第六章离职员工关系维护6.1离职员工关系维护的意义离职员工关系维护，是指在员工离职后，企业仍保持与他们的良好沟通与联系，以维护双方关系的活动。离职员工关系维护对于企业具有重要意义，主要体现在以下几个方面：（1）维护企业品牌形象：离职员工在企业外部传播企业文化和价值观，他们的口碑对企业品牌形象具有重要影响。维护离职员工关系，有助于提升企业品牌形象。（2）保留人才资源：离职员工可能具备企业所需的优秀技能和经验，通过维护关系，企业可以在未来有需要时重新邀请他们回归。（3）促进内部沟通：离职员工关系维护有助于企业了解外部市场动态，为内部管理提供有益建议。（4）降低招聘成本：离职员工关系维护有助于降低招聘成本，企业可以通过离职员工推荐优秀人才。6.2离职员工关系维护策略以下为企业离职员工关系维护的几种策略：（1）建立离职员工档案：企业应建立离职员工档案，记录其离职原因、联系方式、工作经历等信息，以便进行后续联系。（2）定期开展离职员工座谈会：企业可以定期邀请离职员工参加座谈会，了解他们在离职后的生活和工作状况，以及他们对企业的意见和建议。（3）建立离职员工群、QQ群等社交媒体：企业可以通过群、QQ群等社交媒体与离职员工保持联系，分享企业动态，了解他们的近况。（4）为离职员工提供培训、讲座等资源：企业可以为离职员工提供培训、讲座等资源，帮助他们提升职业素养，增进与企业的联系。（5）邀请离职员工参加企业活动：企业可以邀请离职员工参加年会、庆典等活动，让他们感受到企业的关爱。6.3离职员工关系维护注意事项企业在维护离职员工关系时，应注意以下几点：（1）尊重离职员工：企业要尊重离职员工的选择，不要过多干涉他们的生活，保持适当的距离。（2）注重沟通：企业要注重与离职员工的沟通，及时了解他们的需求和意见，为他们提供帮助。（3）避免利益冲突：企业在与离职员工沟通时，要避免涉及敏感话题，如薪资、福利等，以免产生利益冲突。（4）关注离职员工发展：企业要关注离职员工的发展，为他们的职业成长提供支持，增进彼此的了解。（5）合理运用资源：企业在维护离职员工关系时，要合理运用资源，避免过度投入，影响企业正常运营。第七章离职员工档案管理7.1离职员工档案的整理与归档7.1.1离职员工档案的收集为保证离职员工档案的完整性，人力资源部门应负责收集以下资料：（1）离职员工的个人基本信息；（2）离职员工的劳动合同；（3）离职员工的工资、福利等相关证明；（4）离职员工的工作表现评估；（5）离职员工的离职证明；（6）其他与离职员工相关的文件和资料。7.1.2离职员工档案的整理人力资源部门应对收集到的离职员工档案进行整理，主要包括以下步骤：（1）检查档案资料是否齐全；（2）核实档案资料的真实性；（3）按照档案管理规定，将资料进行分类、排序；（4）制作档案目录，便于查阅。7.1.3离职员工档案的归档整理完毕的离职员工档案应按照以下要求进行归档：（1）按照档案管理规定，选择合适的档案柜、档案盒进行存放；（2）档案柜、档案盒应标明档案名称、档案编号、归档日期等信息；（3）保证档案柜、档案盒密封，防止资料丢失或损坏；（4）建立档案查阅制度，便于档案的查阅与管理。7.2离职员工档案的保管与查阅7.2.1离职员工档案的保管离职员工档案的保管应遵循以下原则：（1）保证档案的保密性，防止泄露员工个人信息；（2）保证档案的安全，防止档案丢失或损坏；（3）定期检查档案柜、档案盒，保证存放环境适宜；（4）建立档案保管制度，明确责任人和保管期限。7.2.2离职员工档案的查阅查阅离职员工档案应遵循以下程序：（1）查阅人须向人力资源部门提交查阅申请，说明查阅目的；（2）人力资源部门审核查阅申请，同意后方可查阅；（3）查阅人应在档案室进行查阅，不得将档案带出；（4）查阅人应爱护档案，不得折叠、涂改、撕毁等；（5）查阅完毕，查阅人应在查阅记录上签字确认。7.3离职员工档案的更新与维护7.3.1离职员工档案的更新离职员工档案的变动，人力资源部门应定期进行档案更新，主要包括以下内容：（1）更新离职员工的个人基本信息；（2）更新离职员工的离职原因及离职证明；（3）更新离职员工的工作表现评估；（4）更新离职员工的福利待遇等相关证明。7.3.2离职员工档案的维护为保持离职员工档案的完整性和准确性，人力资源部门应进行以下维护工作：（1）定期检查档案资料，发觉破损、缺失等问题及时补充；（2）定期整理档案柜、档案盒，保证档案存放环境整洁；（3）及时更新档案目录，便于查阅；（4）建立档案维护制度，明确责任人和维护周期。第八章离职员工离职后管理8.1离职员工离职后的跟踪调查离职员工离职后，公司应开展跟踪调查，以了解员工离职的原因、离职后在新的工作环境中的表现以及可能对公司带来的影响。具体措施如下：8.1.1设立跟踪调查小组公司应设立专门的跟踪调查小组，负责对离职员工进行定期跟踪调查。调查小组应由人力资源部门、离职员工所在部门负责人及相关人员组成。8.1.2调查方式跟踪调查可以采用电话访谈、问卷调查、线上访谈等多种形式，保证调查结果的全面性和准确性。8.1.3调查内容调查内容主要包括离职员工的工作满意度、离职原因、新工作环境适应情况、对公司产品和服务的评价等。8.1.4调查周期跟踪调查的周期应根据实际情况确定，一般可分为离职后1个月、3个月、6个月和1年等不同阶段。8.2离职员工离职后的关系维护离职员工离职后，公司应积极维护与他们的关系，以利于双方在未来的合作与交流。以下是一些建议：8.2.1建立离职员工档案公司应建立离职员工档案，记录离职员工的基本信息、离职原因、联系方式等，以便于后续跟进。8.2.2保持沟通公司应与离职员工保持适当沟通，了解他们的近况，关注他们在新工作环境中的发展。8.2.3邀请参加公司活动公司可邀请离职员工参加公司举办的各类活动，如庆典、培训等，以增强彼此之间的联系。8.2.4提供帮助与支持离职员工在新的工作环境中可能会遇到困难，公司应主动提供帮助与支持，体现公司的人文关怀。8.3离职员工离职后的信息反馈离职员工离职后，公司应积极收集他们的信息反馈，以便了解公司在管理、文化、薪酬等方面的优缺点，为公司的改进提供参考。以下是一些建议：8.3.1设立信息反馈渠道公司应设立专门的信息反馈渠道，如在线问卷调查、邮箱、电话等，便于离职员工随时反馈意见。8.3.2定期收集与整理反馈信息公司应定期收集离职员工的信息反馈，并对其进行整理、分析，以便发觉公司存在的问题。8.3.3反馈信息的应用公司应根据离职员工的反馈信息，针对性地进行改进，提高公司管理水平和服务质量。8.3.4对反馈信息的回应公司应对离职员工的反馈信息给予回应，告知他们公司已采取的改进措施，以示重视和尊重。第九章离职管理风险防范9.1离职管理中的法律风险9.1.1劳动合同解除风险在离职管理中，劳动合同的解除是关键环节。若企业未能依法依规进行合同解除，可能面临以下法律风险：（1）未按法律规定提前通知员工：依据《中华人民共和国劳动合同法》，企业应提前30天书面通知员工解除劳动合同。若未履行该义务，企业可能被认定为违法解除合同，需支付赔偿金。（2）未依法支付经济补偿：企业在解除劳动合同时应依法支付经济补偿。若未支付或支付不足，员工可要求企业补发。9.1.2社会保险及福利待遇风险企业在离职管理中，应保证社会保险及福利待遇的合规处理。以下为可能出现的法律风险：（1）未依法缴纳社会保险费：企业未依法为员工缴纳社会保险费，可能导致员工在离职后无法享受相应待遇，引发纠纷。（2）未履行福利待遇承诺：企业未按照合同或相关政策履行福利待遇承诺，可能导致员工不满，甚至引发诉讼。9.1.3保密及竞业限制风险企业在离职管理中，应对员工的保密及竞业限制义务进行合规处理。以下为可能的法律风险：（1）未签订保密协议：企业未与员工签订保密协议，可能导致商业秘密泄露。（2）竞业限制条款不明确：竞业限制条款应明确限制范围、期限及补偿标准。若条款不明确，可能导致竞业限制无效。9.2离职管理中的道德风险9.2.1员工关系风险离职管理中，员工关系处理不当可能导致以下道德风险：（1）损害员工利益：企业未充分考虑员工利益，可能导致员工对企业产生不满，影响企业声誉。（2）引发内部矛盾：离职员工与在职员工之间的矛盾，可能影响企业内部和谐。9.2.2企业形象风险离职管理中，企业形象风险主要体现在以下几个方面：（1）负面舆论：离职事件处理不当，可能导致负面舆论传播，影响企业声誉。（2）人才流失：离职管理不当，可能导致优秀人才流失，影响企业竞争力。9.3离职管理中的操作风险9.3.1离职手续办理风险在离职手续办理过程中，以下操作风险应引起关注：（1）手续不齐全：离职手续办理不齐全，可能导致员工离职后产生纠纷。（2）档案管理不规范：企业档案管理不规范，可能导致离职员工档案丢失或信息不准确。9.3.2离职员工信息保护风险离职员工信息保