学校档案的保管、保密制度

学校档案的保管、保密制度学校档案的保管与保密制度第一章总则为保障学校档案的安全与有效利用，规范档案的保管与保密工作，确保档案信息的准确性与完整性，根据国家有关法规、政策及学校内部管理要求，特制定本制度。学校档案是记录学校教育活动、师生信息及其他相关事项的重要文件资料，是学校管理、研究与决策的重要依据。第二章目标与适用范围2.1目标本制度旨在明确学校档案的保管与保密要求，规范档案管理流程，确保档案安全、完整、可追溯，并在必要时提供准确的信息支持。2.2适用范围本制度适用于学校各部门、教职员工及相关人员涉及的所有档案管理活动，包括但不限于学生档案、教师档案、财务档案、行政档案等。第三章法规及政策依据本制度依据以下法规和政策制定：1.《中华人民共和国档案法》2.《个人信息保护法》3.教育部相关规定4.学校内部管理规定第四章档案的分类与管理4.1档案分类档案按类别分为以下几类：1.学生档案：包括个人基本信息、入学材料、学业成绩、奖惩记录等。2.教师档案：包括个人简历、职称评定、考核材料、培训记录等。3.行政档案：包括会议记录、文件决定、政策法规等。4.财务档案：包括预算、报销资料、审计报告等。4.2档案的收集与整理各部门需定期收集相关档案材料，档案材料应整齐规范，确保信息的准确与完整。档案整理的具体要求包括：1.按照档案类别进行分类整理，确保易于查阅。2.收集的材料应经过审核，确保真实性与有效性。3.档案应及时归档，每学期至少整理一次。4.3档案的保管1.档案应由专人负责管理，存放于专用档案室，确保档案的安全性。2.档案室应具备防火、防潮、防盗等基本安全设施。3.每份档案都应进行编号与登记，每年进行一次全面的核对与清点。4.材料应定期更新，及时处理过期或不再需要的档案。第五章档案的查阅与借用5.1查阅申请1.任何人员如需查阅档案，须提前向档案管理部门提出申请，并填写查阅申请表。2.档案管理部门需对查阅申请进行审核，确保查阅的合法性和必要性。5.2借用规定1.档案原则上不外借，特殊情况下需外借时，须经校长或分管领导批准。2.外借档案时，借用人须签署借用协议，明确责任。3.借用期间，借用人需妥善保管档案，确保档案不被损坏或丢失。4.借用期满后，借用人须及时归还档案，并接受档案管理部门的检查。第六章档案的保密管理6.1保密原则1.材料涉及的个人信息及敏感信息应严格保密，未经授权不得外泄。2.教职员工及相关人员在使用档案时，需遵循保密规定，严禁对外泄露档案信息。6.2保密措施1.档案室应设置专人管理，限制无关人员的出入。2.档案的电子版应设置密码保护，防止未授权访问。3.定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识。第七章监督与评估7.1监督机制1.学校应设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查与评估。2.对于违反档案管理制度的行为，应及时处理，追究相关责任。7.2评估流程1.每学期对档案管理工作进行总结评估，提出改进建议。2.建立档案管理反馈机制，鼓励教职员工提出意见与建议，不断优化档案管理流程。第八章附则1.本制度自发布之日起实施，所有教职员工需严格遵守。2.本制度由档案管理部门负责解释与修订，视情况进行定期修订。结语本制度的制定旨在提升学校档案管理的