采购程序文件

分发号:文件编号：PLXS・WJ・20xx・14

采购程序文件

（第A版）

编制人：日期:

审核人：日期:

批准人：日期:

20xx年8月1■日发布20xx年81日实施

XX茶业有限公司发布

就德业，限公司文件编号:PLXS・WJ-20xx・14

程序文件第1页共5页

第A版第0次修改

主题：采购程序文件

20xx年8月1日实施

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资能符合适时、适量、适价、适

质的要求。

2范围

适用于本公司所需原材料的采购以及相关方的选择、评定和控制。

3职责

3.1采购部主要负责公司与生产有关的实物性物资的采购；并负责对供方的选择、

评价和物资采购，以及归口管理本程序。

3.2质检部负责生产所需物资入库前的验收；其它物资由申购部门负责验收。

3.3采购部经理采购信息、采购合同、货款支付等的审核，总经理负责批准。

3.4采购部负责向供应商提出环保、职业健康安全的要求，并告知相关公司制

度。

3.5采购人员负责将所需采购的物资信息告之供应商。

4程序

4.1物资分类

采购部应根据所采购的物资对随后的生产过程或最终产品的影响程度对物资进

行分类，编制《物资分类明细表》，物资分类的类别有：

A类（重要物资）：构成生产过程中主要部分或关键材料或服务，直接影响产品

质量的物资。

B类（一般物资）：与产品质量无直接影响的少量物资或服务。

C类（特殊物资）：构成公司生产产品的特殊关键物资或服务，如：水、电等基

础能源、国家法定机构提供的服务等。

D类：与公司环境管理和职业健康安全管理有关的供方在业务往来中涉及的环境

因素和危险控制，具体可按有关规定执行，本程序以下内容仅针对质量管理体

系

中的供方。

就德业中限公司文件编号:PLXS・WJ・20xx・14

程序文件第2页共5页

第A版第0次修改

主题：采购程序文件

20xx年8月1日实施

4.2供方调查、评价

4.2.1供方调查

4.2.1.1调查方式：现场调查、电话调查、历史合作情况调查、行业介绍或其

他调查方法。

4.2.1.2采购部应负责了解供方的相关基本情况，尽量收集供方提供的各类资料,

如营业执照、生产许可证、质量管理体系认证证书、产品认证、检测报告等合

法性证据；以及相关的报价单、公司简介等基本情况资料；经营能力、经销能

力等必要性资料。

4.2.1.3采购部对供方进行调查时应同时考虑供方的环境保护、职业健康安全现

状和管理能力，并将供方的环境保护、职业健康安全管理纳入评价内容。

4.2.1.4采购部负责对供方的能力进行调查后，由调查人员填写《供方能力调查

/评价表》相关栏目，将收集到的供方的各种合法性、资质性材料作为附件，

并报部门经理审批后，确认拟选择的供方具备基本的条件，方可实施后续的评

价工作。

4.2.2供方的评价方法：

根据采购物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可

采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：

1）内部评价

经调查人或财务管理中心（采购部）经理现场介绍所掌握的供方的实际情况，

如：供方情况等，经参加评价人员的讨论，评价是否能长期稳定的提供我公司

所需的产品。

2）历史合作情况评价

对供方以往提供物资的质量状况与信誉，供货是否及时等进行评价。

3）对比其他同行使用者的使用经验，了解其他同行使用的经验，评价该供方的

产品质量。

就德业中限公司文件编号:PLXS・WJ・20xx・14

程序文件第3页共5页

第A版第0次修改

主题：采购程序文件

20xx年8月1日实施

4）资质性评价

对调查所收集的供方的相关合法性和符合性证据，如通过体系认证证书、产品

认证证书、营业执照、行业许可证等进行评价。

根据公司的实际需要时，部分A类物资也可通过招标进行评价。

4.2.3A、D类（重要）物资的供方必须使用评价方法中的二种或二种以上方法

进行评价；B类物资和C类物资的供方不进行调查、评价，可直接列入合格供方

名录。

4.2.4A类（重要）物资的供方的评价由采购部组织相关部门进行。

4.2.5在供方评价时应将其环保、职业健康安全管理状况纳入评价内容，评价

供方在环保、职业健康安全的合法性、环保和职业健康安全风险应对能力以及

供方环保、职业健康守法性。

4.3合格供方的选择与审批

4.3.1采购部依据4.2.2的评价方法，对各供方进行综合分析、比较，评价公

司拟选择的供方的可行性、经济性，选择出合格的供方，并填写《供方能力调

查/评价表》的相关栏目，经评价、批准后列入《合格供方名录》，同一种物资

可选择多个合格供方。

4.3.2《合格供方名录》应经公司总经理或其授权的人员批准。

4.4供方的控制与重新评价

4.4.1对列入《合格供方名录》的所有供方，采取以下方法进行控制：

合格供方的有效期限为1年，应在间隔12个月后的次年对应月份内，由财务管

理中心（采购部）组织相关部门/人员对在册的合格供方进行全面评价一次，

并填写《供方能力评价表》的相关栏目，评价时主要依据：

A类供方列入合格供方名单后一年内的供货质量、交货期统计结果应达到合格率

大于90%以上。

B、C类供方可不进行统计，根据以后供货质量决定是否继续列入合格供方，每

初茶业审限公司文件编号:PLXS・WJ_20xx・14

程序文件第4页共5页

第A版第0次修改

主题：采购程序文件

20xx年8月1日实施

次供货质量应达到50%以上的合格率。

垄断型和国家法定机构的C类供方可免检、免评。

去年供方是否发生较大环保污染事故，是否发生严重职业病或死亡3人以上的

事故。

4.4.2对考核中认为达不到规定要求的供方，取消合格供方资格，从《合格供

方名录》中剔除。对此类供方1年内不得重新使用或采用其他方法进行控制（包

括应付款方面）。

4.4.3由财务管理中心（采购部）负责建立并保存合格供方档案，其中包括《合

格供方名录》、《供方能力调查/评价表》及有关的证实材料和以及每年重新评

价的相关证实统计材料等。

4.5采购信息

4.5.1财务管理中心（采购部）根据公司产品特点，依据各部门以《物料申购单》

的形式提出采购要求，并结合原材料库存情况，《申购单》经财务管理中心（采

购部）审核、总经理或其授权人员批准，其内容应包括：

1）物资类别、型号、分类等级；

2）必要时，提出物资的质量要求：

3）价格、数量、到货时间等。

4.5.2采购部所采购的物资原则上应在《合格供方名录》中的供方实施采购，若

出现因客观原因未在合格供方采购时，采购部应在采购的同时对该供方进行调

查、评价（仅针对A类供方），并及时保持相关调查、评价记录。

4.5.3采购部应组织各使用部门负责确定采购要求。在与供方沟通前，应确保规

定的采购要求是充分与适宜的。

4.5.4若出现总经理安排其他人员或部门实施部分物资的采购工作时，则按总

经理的要求进行办理，但相应的供方应属于《合格供方名录》中的供方，否则，

仍应执行4.5.2条款的规定。

4.6采购合同

"茶业彳限公司文件编号:PLXS・WJ_20xx・14

程序文件第5页共5页

主题：采购程序文件第A版第0次修改

20xx年8月1日实施

需要时，对所采购的A类重