建筑工程工程文件资料管理办法

建筑工程工程文件资料管理办法1.1目的为达到合同目的，实行现代化的工程总承包管理，使总承包管理规范化、程序化、制度化，发挥文件资料作为现代企业沟通信息协调管理的最佳控制手段，确保总、分包之间及与业主、监理之间的信息能够准确、及时、有效地沟通，管理控制措施能够顺利地完成。1.2文件资料种类格式1.2.1管理业务类：（1）文件传送是总分包间相互发送文件资料，文件的签发人为总分包各自的项目经理、技术负责人或项目经理指定的主管人员，一般每个单位的文件签发人为３人左右。文件由发文单位起草，经发文单位授权指定的人员签署后发往接受单位，相关的单位抄送。文件传送的性质有：核准、审查评论、记录、资料、使用、处理六类，发文单位应在内容中表达清楚自己的主要意识，以使接受文单位处理及时准确。1.2.2工程委托各分包需要总包协助施工，或各分包之间需要相互协助施工，需填写工程委托书。（采用C表）1.2.3工程联系函分包商对工地上出现的任何性质的问题都可以工程联系函的形式呈报给总承包商，如果分包商已经采取了措施，将要准备或建议采取的措施，都应该写上报告，以作为总包协调管理参考。1.2.4会议通知是总承包商召集不定期的专题会议的通知，日常的例会和周会、月会将按照会议管理程序召开，会议通知一般提前１天以上通知，也有紧急情况下召开的紧急会议，临时通知。1.2.5会议记录是总包商或分包商召集各种重要会议的会议纪要备忘记录，会议确认的内容对参加会议几方均有相关的约束力。1.2.6工程罚款单是总包根据合同要求，对各分包违反总包指示所做的工程罚款。1.2.7施工组织进度管理类（1）总包工程月度报告书是总包对每月的工作总结，是反映本月施工主要大事及质量、安全形象和下月施工重点及预测大事的综合月报。在下月初五日内上报业主。每月施工进度计划每月末25日上报下月施工计划及本月完成情况、本月工料机动态表、下月用电计划。必须于月末25日下午4：00之前上报总包，否则不予受理，视为下月无工作内容，总包汇总后编制统一的施工进度计划在每月28日报监理、业主审批后转发各分包，作为正式月施工计划。（3）周工作计划每周五各分包要将下周施工计划及本周形象进度报于总包，必须于周五下午4：00之前上报总包，否则不予受理，视为下周无工作内容。在周一上午的周施工例会上报业主，总包和分包对所制订的工作计划都要恪守，一经确定，不得随意更改，要保持它的严肃性和指导性。（4）机械每天预定表各分包应提前一天向总包工程部上报吊盘、井架等的使用预定表，此使用是总包承担合同范围内对各分包的服务。1.2.8工程款、合约管理付款申请书（分包、总包）是各分包向业主申请工程进度款的专用表格，付款申请书必须经总包审核签认后方可正式向监理、业主提出申请报告。（2）合同外工程单价申报表是对业主或监理现场指令的合同外工程,原合同有单价的参照原合同单价执行,原合同中没有单价的采取单价审核,以请业主、监理公司审查核准。（3）要求补偿申报表由各分包向业主提出索赔的申报表，在申报表上标明申报的理由、经过并对补偿的金额进行计算，经总包汇总审核后交监理公司、业主审批。(4)现场额外人工签证表是各分包对业主指示的不属于合约内的工作的现场签证，或是由监理工程师或业主工地代表现场口头指示的工作的签证，报给总包经审核汇总后交监理、业主审批。1.2.9质量管理类为使各分包的工程达到合同和施工组织设计制订的质量目标，对各分包某些特殊或关键工序进行见证检查。各分包必须填写工序核验审批单，经总包质安部对要求检查的工序检查完毕，报送监理单位，经监理认证合格后，方可进行下道工序。若不通过则分包必须在整改处理完毕后重新申请检查，没有通过之前不允许进行下一道工序，直至达到标准通过。1.2.10安全管理类（1）安全工作隐患整改通知单当总包在发现分包存在安全隐患后，向分包下达安全工作隐患整改通知单，分包接到此单后，须积极整改，尽快消除隐患。（2）工地动火证为各分包在施工现场进行明火作业申请动火的申请证，申请人须注明动火部位、方式、时间、防火人、防火方式并配备相应数量的灭火设备、器材，动火证复印件由具体操作人员保管，以备随时检查。施工单位必须保证在施工时按照要求进行防火。1.2.11技术图纸管理类（1）施工组织设计（施工方案）报审表是各分包向总包呈报或经总包向业主或监理呈报的工程技术、工艺方案，经总包审核后报监理、业主批准。（2）设计变更呈报审批为各分包对图纸存在的问题建议修改的方案向甲方呈报审批手续。（采用甲方下达的表格）1.2.12文明施工管理类（1）施工场地、临时用水、用电申请表为各分包在施工场地、临时用水、用电申请的申请专用表，表达不完整时可附方案说明。（2）文明施工检查评分表总包将在文明施工提出严格地要求，各分包均要制订创文明工地措施，总包将对文明施工进行定期检查评比，进行相应的奖罚、督促整改。1.3文件资料管理1.1.1文件的签发总包商和分包商都要指定自己的文件签发人，所有文件的签发只有指定的人员签署才是有效的，一般每个分包单位的项目经理、生产总管副经理、技术负责人三个人的签署才是有效的，总包商的项目经理、副经理、总工程师的签发是有效的。文件资料的签发要经过起草编制→会签（初审）→核稿→打印（填写）→签发五个阶段，按照总分包管理文件资料控制程序的规定，各分包将相应管理文件落实到相应的主管领导或个人。定期不定期的由相关人员起草或编制文件，经责任签发人的签署，发向主报（主送）单位，抄送相关单位。1.1.2文件的签收总、分包应指定文件接收人或部门，通常情况下，各单位应指定一主管文件接收的公务资料员和某一职能部门为主要接收文件者，接收者在接收到文件后应及时处理并妥善保存，总承包项目经理部的文件收发部门为技术部，资料员为经办人。1.1.3文件的处理各单位在接到文件资料后，要及时将文件资料传递（传阅）到主管领导和部门，要积极主动地进行信息反馈