office-2016高效办公案例教程(项目四)

Office2016

第一部分Word高效办公篇项目四长文档编排与Word高级功能CONTENTS目录任务一

编排毕业论文任务二制作获奖证书任务三创建新建模板123CONTENTS目录任务四

审阅新员工培训计划书任务五45

在读书笔记中使用6任务六

制作数学试卷7Word高效办公技巧学习利用样式快速设置文档格式的方法。学习在文档中插入分隔符和分节符的方法。学习为文档设置页眉和页脚，以及为文档提取目录的方法。学习对文档进行审阅，以及使用脚注和尾注对文档进行解释说明的方法。学习在文档中插入公式并编辑的方法。学习要点任务一

编排毕业论文

毕业论文泛指专科毕业论文、本科毕业论文（学士学位论文）、硕士研究生毕业论文（硕士学位论文）、博士研究生毕业论文（博士学位论文）等，即在学业完成前需要写作并提交的论文，它是教学或科研活动的重要组成部分之一。

李强瑞马上要大学毕业了，他的毕业论文的封面已经规划好了，正文内容也写好了。现在请你使用Word的样式帮他对毕业论文进行版面编排，要求将文档分为4节，即封面、目录（需手动提取）、摘要和正文各为一节。然后为文档添加页眉和页脚。情景引入wa作品展示毕业论文文档效果（部分）

打开素材文档，首先设置文档的页面与正文的字符和段落格式，接着设计文档的封面，然后使用分页符、分节符和样式编排文档，再为文档添加页眉和页脚，最后查看文档的层次结构并为文档提取目录。制作思路任务实施一、设置文档页面和正文格式新建并保存“毕业论文-基于XML的网络管理系统（效果）”文档。打开“页面设置”对话框，进行页面设置。按【Ctrl+A】组合键全选文档内容，对文本进行设置。设置图中标注文本框中内容的对齐方式，美观即可。设置文档页面任务实施二、设计论文封面插入封面页。根据实际情况对封面页进行美化。在图片的下方输入断行文本“毕业论文”和其他内容文本。毕业论文封面任务实施三、插入分页符和分节符选择“分节符”>“下一页”项，插入一新节。在“分隔符”列表中选择“下一页”项，将论文的正文内容划分为单独一节。在“分隔符”列表中选择“分页符”项，将正文内容分成一节多页显示。任务实施四、设置标题样式将“标题1”样式应用于“摘要”段落。选择文档的节标题，并对其进行标题样式设置。选择小节标题，并对其进行设置。任务实施五、设置页眉和页码双击页眉区进入页眉和页脚编辑状态，在“页眉和页脚工具/设计”进行设置。在各节的页眉和页脚处单击，将其与前一条页眉的链接取消。在第4节（即正文）中插入页眉，并对其进行设置。在第3节和第4节的页面底端插入页码，并对其进行设置。在首页页眉中单击，取消首页页眉中的横线。根据论文的要求，将第1～2节中的页码去掉。任务实施六、查看文档结构并提取目录在“视图”选项卡的“显示”组选中“导航窗格”复选框，在文档窗口左侧的“导航”窗格中可查看文档的目录结构。在该文档的第2页中插入目录，目录级别为3级，页码右对齐，效果如图所示。至此，毕业论文编排完毕。提取的目录任务二

制作获奖证书

获奖证书是指某个人或某个团体在某方面做得好而得到承认和鼓励的一种纸质证明。

现班级同学们参加了2017年度各项大赛并获得了不同的奖项，请你使用邮件合并功能批量制作他们的获奖证书。情景引入wa作品展示获奖证书文档效果（部分）

首先制作获奖证书主文档，接下来制作数据源（即获奖名单），最后将两者进行邮件合并，最终批量制作出获奖证书。制作思路任务实施一、创建主文档新建“获奖证书-主文档”文档，并设置纸张为横向。为主文档添加一个艺术型的页面边框。设置页面参数在主文档中输入获奖证书中固定不变的内容并设置其格式。任务实施二、创建数据源新建“获奖名单”文档，并在其中创建表格，然后在表格中输入获奖者的姓名、获奖名称和奖项内容，如图所示。获奖名单文档任务实施三、邮件合并选中文件，单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组单击“选择收件人”按钮。在打开的“选取数据源”中选择数据源文档“获奖名单”，单击“打开”按钮。在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组的“插入合并域”列表中选择“姓名”项，即可在文档中插入该域。使用同样的方法，分别在文档的其他位置插入域。打开“合并到新文档”对话框保持“全部”单选钮的选中，单击“确定”按钮，即可完成获奖证书的批量制作。任务实施三、邮件合并输入文本并设置格式任务三

创建文档模板

模板就是做东西的模具。Word模板是指Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。

现有一篇文档，要求用单色16开的纸张大小进行排版，其中包括4个标题级别、正文、注释、图片、图说、项目符号、页眉和页脚等样式。请你按照要求制作一个美观实用的文档模板。情景引入wa作品展示

打开素材文档，首先对其进行页面设置，然后设置奇偶页不同的页眉和页脚，再创建各级标题、正文和其他体例的样式，最后将样式应用到文档中。制作思路任务实施一、设置纸张尺寸和版心大小打开“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡选择纸张大小为16开。设置页边距。在“版式”选项中选中“奇偶页不同”和“首页不同”复选框，并设置页眉距边界。任务实施二、设置页眉、页脚和页码双击页眉区，进入页眉和页脚编辑状态。设置偶数页页眉为章节名“第一章应用文写作概述”，右对齐，并在添加两个空格。设置奇数页的页码格式，并在页码数字的左右两侧各插入一个中圆点（·）。删除首页页眉中的横线（即设置边框为无框线）。任务实施三、创建各级标题、正文和其他体例的样式设置各级标题、正文和其他体例的格式，并将其保存到快速样式列表中。设置标题的格式

提示

设置正文格式后，前面设置的标题等格式有可能也首行缩进了2个字符，为此要将其缩进取消。也可以先设置正文的格式，然后设置标题和其他体例的格式。任务四

审阅新员工培训计划书

新员工培训是指企业为新员工提供的有关企业基本背景情况的介绍，使员工更快地了解所从事的工作的基本内容与方法，使他们明确自己工作的职责、流程和标准等，并向他们初步灌输企业及其部门所期望的态度、规范、价值观和行为模式等，从而帮助他们顺利地适应企业环境和新的工作岗位，使他们尽快进入角色。

假设现在有一份初步拟定好的新员工培训计划书文档，请你使用Word的审阅功能对其进行审阅。情景引入wa作品展示审阅后的文档效果

打开素材文档，仔细阅读文档内容，然后利用Word的批注功能在文档中插入对某些内容的说明或建议，或直接利用修订功能对文档进行修改。文档修改完毕，将其返回到文档的创建者，创建者可根据实际情况接受合理的建议或修改操作，也可拒绝修订或删除批注。制作思路任务实施一、为文档添加批注打开并保存“新员工培训计划书（审阅）”文档。单击“审阅”选项卡“批注”组中的“新建批注”按钮。新建批注在打开的批注框中输入批注内容“增加团队合作内容”。继续阅读文档，在其他要添加批注的地方添加批注。任务实施二、修订文档使用Word2016的文档修订功能，可以突出显示审阅者对文档所做的修改。任务实施三、接受修订和删除批注对文档添加批注和进行修订后，将文档返回到创建者，创建者可查看或删除批注，选择接受或拒绝审阅者对文档的修改。接受修订提示

选中文档中的修订内容，单击“更改”组中的“拒绝”按钮，可拒绝修订，并且插入符自动移到下一处修订位置。任务五

在读书笔记中使用脚注和尾注

脚注和尾注的作用是相同的，都是对文档的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档的引文来源等。通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容；尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或标注文档的参考文献等。

假设现在有一篇读书笔记文档，请你为其中的相关文本添加脚注和尾注，使其更易阅读和理解。情景引入wa作品展示添加脚注和尾注后的文档效果

打开素材文档，首先利用脚注功能对文档的某些正文内容进行解释，然后利用尾注功能对文档的出处进行标注。制作思路任务实施一、插入与编辑脚注打开“读书笔记”文档，将其另存为“读书笔记（脚注和尾注）”。单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入脚注”，输入脚注文本。在显示的脚注编辑区输入脚注文本。查看、编辑文档中的脚注内容。改变脚注的编号格式，单击“应用”按钮，可看到文档中的脚注编号格式所选的编号格式。任务实施一、插入与编辑脚注选择编号格式设置编号格式任务实施二、插入与编辑尾注单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入尾注”，并输入尾注文本即可。设置尾注的格式，同样可以在“脚注和尾注”对话框中进行操作。确定要插入尾注的位置输入尾注文本任务六

制作数学试卷

利用Word的公式功能，用户不仅可以在文档中输入与编辑数学公式，还可以输入与编辑化学反应方程式和物理公式。假设现在有一份数学试卷的打印稿，请你利用Word将其内容输入（其中图形另外插入）到Word文档中。

现有一篇文档，要求用单色16开的纸张大小进行排版，其中包括4个标题级别、正文、注释、图片、图说、项目符号、页眉和页脚等样式。请你按照要求制作一个美观实用的文档模板。情景引入wa作品展示数学试卷文档效果（部分）

新建文档后首先输入标题和注意事项内容，然后对其进行简单排版，接下来分别输入选择题、填空题和解答题内容。需要注意的是，为简化操作，本任务仅输入各类题型的部分试题内容。制作思路任务实施一、制作标题和注意事项新建“数学试卷”文档，设置其页边距为系统内置的“中等”样式。输入试卷标题和考生注意事项内容，并对其进行简单的格式化操作。制作试卷的标题和考生注意事项任务实施二、输入选择题输入选择题标题及第1小题题目，及选项。利用“公式工具/设计”，完成复杂公式的输入。输入分数。单击公式外的其他地方，取消公式的编辑状态。输入上标。插入括号，输入上标。输入数学符号。任务实施二、输入选择题进入公式输入状态任务实施三、输入填空题输入勾股定理公式。输入绝对值符号。输入根式。单击公式的右侧（不是上标的右侧），继续输入根号内的其他内容。任务实施四、输入解答题输入正弦函数。输入公式的其他内容，其中有竖线类括号、根号、分式、上标和正切函数等。输入高级二元运算符。输入第20小题的其他内容。

输入第20小题的其他内容Word高效办公技巧

域是Word中的一种特殊命令

在日常工作中，为了便于输入文本，经常需要使用域来添加提示信息。而Word中的内容控件很适合创建结构化的文档，它可以帮助用户修复内容的位置，指定内容类型（如日期、图片、文本），限制或启用编辑等。一、使用Word域和控件插入的日期控件

要删除分节符或分页符

可将插入符置于分节符或分页符的左侧，然后按【Delete】键即可。需要特别注意的是，分节符中保存着该分节符前一节的某些格式，如页眉、页脚和页面边框的格式等，在删除分节符时，也将同时删除这些格式，此时该节将使用下一节的格式。二、删除分节符与分页符

要将多个word文档的内容合并到一个文档中在文档数量较少的情况下，可以分别打开文档后通过复制、粘贴来实现；文档数量较多时，可以借助Word2016的文档合并功能来快速完成。三、按一定顺序合并多个文档

要对同一篇文档进行多次修改或者多个人对同一篇文档分别进行修改，修改的次数多了，难免会杂乱。使用Word2016的比较功能就可以比较两个Word文档的差异以区分各文档。四、比较文档

利用Word的文档保护功能

可以通过各种形式对文档进行保护，限制其他人对文件的访问或修改，或防止文档的意外修改。打开要进行保护的文档，在“文件”列表中选择“信息”项，单击“保护文档”按钮，在展开的列表中选择一种保护方式，然后再在打开的相应对话框或任务窗格中根据提示进行操作即可,如下图所示。五、保护文档保护文档

如果多人使用同一台计算机为文档进行修订

为标识修订者的身份，可为其设置不同的用户名