程序文件模式-文件控制

1、目的

为了使以及与质量管理体系有关的文件得到有效控制，确保质量管理体系运行有关的

各个场所都能及时得到和使用文件的有效版本，特制定本程序。

2、适用范围

本程序适用于与质量管理体系有关的文件控制。

文件控制分为三个部分：即质量管理体系文件、内部行政文件及各类外来文件。

3、职责

3.1负责批准质量手册和有关行政文件。

3.2管理者代表负责质量管理体系文件的审核。

3.3负责组织质量手册、程序文件的编制及修改，全面负责各类文件（质量管理体系文件、

行政公文、外来文件）的管理工作。

3.4各部门负责本部门有关文件的管理。

4、工作程序

流程责任部门/岗位工作内容相关文件/记录

〈开始）

•质量管理体系文件

质量手册（包括质量方针、质量目标）

文件分类程序文件

各类工作文件

•为确保相关工作的策划、运行和

控制所需的相关管理文件及公文，

•接受的相关外来文件

••办公室按工作业务流程和部门工作职

文件1编制

•责分工组织各部门编写文件。

•文件内容、格式符合要求。

■文件规定可操作。

•组织部门各负责人对体系文件进行会

文件会审•

•审，确保文件质量。

•《质量手册》、《程序文件》由管理者代

文件审批*

•表审核，批准。

*•各部门工作文件由部门负责人审核，分

•管批准。

・编文号、排版、校对、印刷、用印、装

文件制作•订成册。

••外来文件由审阅批准、转发。

流程责任部门/岗位工作内容相关文件/记录

••注明文件名称和文件编号。

文件标识

••质量手册在封面上做出编号和分发号

标识；

•程序文件做好编号、版本号和修改状态

标识。

•需要保密的文件，应做好“密级”标识。

文件发放••文件发放前应作好发放策划。

•纸质文件作好文件接收和发放登记。

•电子文件的发放：下载后进入0A系统

的收文处理程序。

••应分别建立的各类文件清

文件管理

单。

*・各部门应将指导本部门工作的文件、相

关的法律法规和《质量手册》、《程序文

件》录入本部门《受控文件清单》。

•妥善保管文件，保持其清晰、易于识别，

防止丢失。

•做好电子文件的管理。

••《质量手册》和《程序文件》应在每年

评审、更新

•年底或次年年初进行定期评审，需更改

时，由提出更改人填写文件更改审批表。

••《质量手册》的更改申请由管理者代表

审核、批准。

••部门每年应对与本部门工作相关的法

律、法规、规章进行评审，以确保其有

效性。

•文件评审后，应保存其评审记录。

•办公室•各部门质量管理体系文件对应表的更

改由部门负责人审核、分管领导

批准。

流程责任部门/岗位工作内容相关文件/记录

•质量管理体系文件更改方式：换版、换

评审、更新页。

•文件更改后的标识：

△《质量手册》原版版本号为A,换版后

的版本号用B、C……标识；

△《质量手册》的初始修改状态为0,更

改后的修改状态用1、2、3……标识；

△文件更改后应注明更改后的生效日期。

•新文件下发时作好发放记录并收回旧

作废文件处理•

文件。

•收回的作废文件经相关领导审批后进

•行销毁并做好销毁记录。

•做好保密文件的清退、俏毁管理。

•需作资料保留的作废文件，应做好作废

标识，以便识别并防止误用。

文件管理检查••办公室在每年年底或次年年初对各部

门文件的管理情况进行检查。

••按OA系统管理办法执行。

非纸张类••为防止文件的意外丢失，确保文件的安

文件的管理全，应做好异地备份。

•做好电子文件的归档管理

••对于电子版的《质量手册》和《程序文

件》的更改，办公室还应在《质量管理

体系文件修改记录》中作好书面记录。

（结束）

5、相关文件

5.1

5.2