协调会会议管理制度

协调会会议管理制度第一章总则

一、会议目标

协调会旨在加强各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，促进公司战略目标的实现。通过定期召开协调会，使各部门及时了解公司政策、业务动态及存在的问题，共同研究解决方案，确保公司各项工作的顺利推进。

二、会议原则

1.高效性：会议应注重效率，议题明确，议程紧凑，严格控制会议时间。

2.及时性：会议议题应具有时效性，针对近期工作中出现的问题和需求进行讨论。

3.实用性：会议成果应具备实际操作意义，有利于解决实际问题。

4.公开透明：会议内容应保持公开透明，涉及公司机密事项除外。

5.参与性：鼓励各部门积极参与会议，充分发表意见和建议。

三、会议类型

1.定期会议：每周、每月或每季度召开，固定时间、地点和议程。

2.临时会议：根据工作需要，随时召开，解决特定问题。

四、参会人员

1.必须参会人员：公司高层领导、相关部门负责人及关键岗位人员。

2.邀请参会人员：根据会议议题，邀请相关部门或业务骨干参加。

五、会议组织与管理

1.会议组织：由公司总经理或指定负责人组织召开，相关部门协助。

2.会议管理：设立会务组，负责会议筹备、通知、签到、记录等工作。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。

2.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

3.会议内容应保密，未经允许，不得泄露给无关人员。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要要求，及时落实相关工作。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议议题：会议组织者根据公司工作计划和实际需求，提前征集议题，明确会议目的。

2.制定会议议程：将征集到的议题进行梳理，制定详细的会议议程，包括议题顺序、预计讨论时间等。

3.确定参会人员：根据会议议题，明确必须参会人员，并发送会议通知，邀请相关人员进行参会。

4.预约会议室：根据参会人数和会议需求，提前预约合适大小的会议室，并确保会议设备齐全。

二、会议通知

1.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.通知方式：可采用电子邮件、企业内部通讯工具或电话等方式进行通知。

三、会议签到

1.会务组应在会议开始前15分钟到达会议室，准备签到表、会议材料等。

2.参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

四、会议召开

1.会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保会议有序进行。

2.会议期间，参会人员应积极参与讨论，充分发表意见和建议。

3.会议主持人根据讨论情况，可对议题进行适当调整，以确保会议效率。

五、会议记录

1.会务组指定专人负责会议记录，记录会议讨论的要点、结论和待办事项。

2.会议记录应真实、完整、准确，方便后续跟踪落实。

六、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作要求和责任分工。

2.会务组整理会议纪要，并于会议结束后1个工作日内发送给参会人员。

七、会议资料的归档

1.会务组应将会议通知、签到表、会议议程、会议记录等资料进行归档，以备查阅。

2.会议纪要应作为重要文件，由相关部门进行存档和落实。

八、会议反馈

1.参会人员对会议效果和会议组织工作进行评价，提出改进意见。

2.会议组织者根据反馈意见，不断优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会务组应根据会议记录，整理编制会议纪要，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、结论、待办事项及责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议主持人审批后，于会议结束后1个工作日内发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门应按照会议纪要的要求，及时开展相关工作，确保会议决议得到有效执行。

2.会务组应对会议纪要中的待办事项进行跟踪，定期了解工作进展，协调解决执行过程中出现的问题。

3.责任部门在完成待办事项后，应及时向会务组反馈，会务组进行汇总并向公司领导报告。

三、会议纪要的检查与评估

1.会务组应定期对会议纪要的执行情况进行检查，评估执行效果，对未按期完成的待办事项进行分析，找出原因并提出改进措施。

2.对于涉及跨部门协作的待办事项，会务组应加强协调，确保各部门密切配合，共同推进工作。

3.会议组织者可根据会议纪要的执行情况，对相关部门和人员进行绩效考核，激励员工提高工作效率。

四、会议纪要的更新与归档

1.若会议纪要中的内容发生变更，会务组应及时更新纪要，并通知相关人员进行调整。

2.会务组应将会议纪要按照时间顺序进行归档，便于查阅和追溯。

3.对于重要会议纪要，应长期保存，以备未来参考。

五、会议纪要的公开与透明

1.会议纪要的内容应在公司内部适当范围内公开，提高工作透明度，接受全体员工的监督。

2.对于涉及公司机密事项的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向会务组预约会议室，并提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议室安排：会务组根据预约情况进行会议室分配，确保会议需求得到满足。

3.会议室使用：会议结束后，参会人员应确保会议室整洁，关闭投影仪、空调等设备，并反馈给会务组。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会务组定期对会议室设备进行检查，确保设备正常运行。

2.设备使用：参会人员应正确使用会议室设备，如遇问题应及时联系会务组解决。

3.设备维护：对于损坏的设备，会务组应及时联系维修人员进行修理，确保会议室设备完好。

三、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持安静、整洁，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.卫生管理：会务组负责会议室的卫生管理，定期进行清洁，确保会议环境舒适。

3.物品摆放：会议室内物品应整齐摆放，过道保持畅通，避免影响会议进行。

四、会议室安全管理

1.安全检查：会务组应定期进行会议室安全检查，包括消防设备、电路安全等。

2.保密要求：会议室内禁止泄露公司机密信息，参会人员应遵守保密规定。

3.紧急疏散：会务组应制定会议室紧急疏散预案，并在会议开始前向参会人员进行简要介绍。

五、会议室资源优化

1.资源共享：会务组应合理调配会议室资源，提高使用效率，避免资源浪费。

2.会议合并：对于主题相近的会议，会务组可建议合并召开，节省会议室资源。

3.会议室外协调：会务组应与其他部门协调，合理安排会议室使用，确保公司各类活动顺利进行。

六、会议室管理规定宣传与培训

1.宣传：会务组应通过各种渠道宣传会议室管理规定，提高员工的遵守意识。

2.培训：定期对会务组成员进行培训，提高其业务能力和服务水平，确保会议室管理工作的顺利开展。