法院会议召集管理制度

法院会议召集管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强法院会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国人民法院组织法》及有关规定，结合本院实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本院召开的各种会议，包括审判委员会会议、院长办公会议、庭务会议等。

三、基本原则

1.议事公开原则：会议应遵循公开、透明的原则，确保会议内容的公开性，保障干警的知情权和参与权。

2.议事民主原则：会议应充分发扬民主，广泛听取与会人员的意见和建议，集中集体智慧，提高决策水平。

3.议事高效原则：会议应注重效率，会前充分准备，会中精简议程，会后及时落实。

4.议事规范原则：会议应严格按照程序进行，确保会议的严肃性和权威性。

四、会议召集

1.院长或院长指派的副院长负责召集会议。

2.各部门负责人根据工作需要，可向院长或副院长提出召开会议的建议。

3.会议召集人应明确会议主题、议程、参会人员、会议时间和地点等。

五、参会人员

1.会议参会人员由会议召集人根据会议主题和议程确定。

2.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

3.因特殊情况不能参加会议的，应提前向会议召集人请假，并说明原因。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持会场秩序，关闭通讯工具或将其调至静音状态。

2.参会人员应集中精力参加会议，不得随意离场或办理私事。

3.会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定。

4.会议讨论时，应尊重他人意见，文明发言，不得进行人身攻击。

七、其他

1.本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

2.本制度自发布之日起实施。

3.本制度的解释权归本院。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主题确定：根据法院工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.议程安排：会议召集人应根据会议主题制定会议议程，包括会议讨论的重点、发言顺序等，并将议程提前通知参会人员。

3.会议材料准备：会议召集人负责组织相关人员准备会议材料，包括会议议题的相关文件、数据、图表等，确保会议材料准确、完整。

4.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少3天向参会人员发出会议通知，通知内容包括会议主题、议程、参会人员、会议时间、地点等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责组织参会人员进行签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：会议主持人由会议召集人担任，负责组织会议讨论，维持会议秩序。

3.会议议程执行：会议按照既定议程进行，主持人应确保每个议题充分讨论，并做好时间控制。

4.发言与讨论：会议参会人员在讨论时，应围绕会议主题和议题进行发言，做到言之有物、简明扼要。

三、会议决策

1.意见征询：会议主持人应充分征询参会人员的意见和建议，确保决策的民主性和科学性。

2.表决：对于需要表决的议题，会议主持人应组织参会人员进行表决，表决方式可根据实际情况采取口头表决、举手表决或无记名投票等。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由会议主持人签字确认。

四、会议总结

1.会议总结：会议结束后，由会议主持人对会议讨论情况进行总结，梳理会议成果。

2.会议纪要：会议纪要应真实、准确、全面地记录会议内容，包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

3.会议纪要分发：会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，由会议召集人审核后分发给参会人员，以便落实会议决策。

五、会议反馈

1.参会人员对会议纪要内容如有异议，应在收到会议纪要后2个工作日内向会议召集人提出。

2.会议召集人应对参会人员的反馈意见进行核实，并根据实际情况予以处理。

3.会议纪要经确认无误后，由会议召集人签发，作为会议决策执行的依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议召集人进行审查，确保纪要内容准确无误。

2.审查通过的会议纪要，应由会议召集人签字确认，并注明发布日期。

3.会议纪要应通过正式渠道发布，确保参会人员及其他相关人员能够及时获取。

二、任务分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的执行项，明确每项任务的责任人。

2.责任人应明确任务的目标、完成标准和时限，确保任务的顺利执行。

3.对于涉及多个部门或人员的任务，应明确协作关系和沟通机制。

三、执行进度监控

1.责任人应定期报告任务执行进度，会议召集人负责监督整体执行情况。

2.建立会议纪要执行进度跟踪表，详细记录每项任务的执行状态、遇到的问题和解决方案。

3.对于执行中出现的问题，应及时协调资源，协助责任人解决。

四、执行结果评估

1.任务完成后，责任人应提交任务完成报告，包括实际执行情况、成果展示和经验总结。

2.会议召集人应组织相关人员对执行结果进行评估，确保决策目标的达成。

3.对于未按预期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在后续工作中予以落实。

五、反馈与改进

1.根据执行结果评估，收集各方反馈意见，总结会议决策执行过程中的经验和教训。

2.将反馈意见和改进措施纳入下次会议的议程，以便在后续工作中不断优化会议管理流程。

3.建立持续改进机制，定期回顾会议纪要的执行情况，不断提高会议决策的执行力和效率。

六、归档与查阅

1.完成的会议纪要及相关执行材料应进行归档，以便日后查阅。

2.归档材料应按照本院档案管理规定进行分类、编号和保存。

3.会议纪要及相关材料应提供查阅服务，确保干警能够及时了解会议决策内容和执行情况。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、参会人数、使用时间、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据预订申请的先后顺序和会议性质安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、话筒、白板等。

2.会议室管理部门负责定期检查和维护会议设备，确保设备正常运行。

3.根据会议需求，会议室可提供必要的会议用品，如笔记本、签字笔等。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.使用会议室时，应爱护公物，遵守设备操作规程，不得擅自拆卸或损坏设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，将设备归位，关闭电源，确保会议室整洁。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合安全规定。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室存放易燃易爆物品。

3.如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保参会人员的安全。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定会议室开放时间表，并在本院内公示。

2.在保证本院工作需要的前提下，会议室可适当对外开放，为外部单位提供会议服务。

3.开放时间应根据本院工作安排进行调整，确保会议室资源得到合理利用。

六、会议室预约管理与协调

1.会议室管理部门应建立预约管理台账，详细记录会议室使用情况。

2.遇到会议室使用冲突时，会议室管理部门应协调相关部门，合理调整会议时间或会议室安排。

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