政府 会议管理制度

政府会议管理制度第一章总则

为确保政府会议的效率、效果及规范性，提高决策品质，制定本会议管理制度。本制度适用于政府机关及相关部门的所有会议管理，旨在明确会议的组织、流程、纪要跟踪落实以及会议室管理等方面的规定。

一、会议目的

1.提高政府工作效率，促进部门间的沟通与协作。

2.集中讨论和解决重大事项、政策制定及执行中出现的问题。

3.加强决策的科学性、民主性和合法性。

二、会议类型

1.常规会议：定期召开，如周例会、月例会等。

2.专题会议：针对特定议题或项目召开的会议。

3.紧急会议：遇有重大突发事件或紧急事项时召开。

三、会议组织

1.会议的召集：由会议主持人或指定人员负责召集。

2.会议主持人：由政府部门负责人或指定人员担任。

3.会议参与人员：根据会议议题，邀请相关部门负责人及有关人员参加。

四、会议纪律

1.会议时间：严格按照预定时间开始和结束，参会人员应提前5分钟到场。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，不得随意离场。

3.会议内容保密，未经许可，不得泄露会议讨论内容。

五、会议决策

1.会议决策应充分发扬民主，尊重不同意见，实行集体决策。

2.会议决策结果应形成书面文件，由相关部门负责落实。

3.会议决策如有变更，需按照规定程序进行。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。

第二章会议流程

1.会议通知

2.会议议程安排

3.会议签到

4.会议发言与讨论

5.会议决策与总结

第三章会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要的编写与发放

2.会议纪要的审批与归档

3.落实会议决策的责任与期限

4.会议决策落实情况的反馈与监督

第四章会议室管理规定

1.会议室预订与安排

2.会议室设施与设备管理

3.会议室环境卫生与安全

4.会议室使用与维护

第五章附则

1.本制度的解释权归政府机关所有

2.各部门可根据本制度制定实施细则

3.本制度的修改与废止

4.生效时间及其他事项

第二章会议流程

一、会议通知

1.会议通知应明确会议目的、时间、地点、议程及参会人员等信息。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员。

3.会议通知应采用书面形式，通过电子邮件、短信或纸质通知等方式发送。

二、会议议程安排

1.会议议程应包括会议主题、讨论事项、预计时长等内容。

2.会议议程由会议主持人或指定人员负责制定，并在会议通知中一并发布。

3.会议议程可根据实际情况进行调整，但应尽量保持稳定。

三、会议签到

1.会议签到采用电子签到或纸质签到方式，确保参会人员到场情况。

2.签到表由会议组织者负责保存，以备后续查阅。

3.会议签到情况将作为考核参会人员出勤的依据。

四、会议发言与讨论

1.会议主持人按照议程顺序组织发言和讨论。

2.参会人员应围绕会议主题积极发言，发表自己的观点和建议。

3.会议主持人应确保讨论有序进行，避免跑题或偏题。

五、会议决策与总结

1.会议讨论结束后，会议主持人负责总结发言，梳理各方观点。

2.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议，交由参会人员进行表决。

3.表决通过后，形成会议决策，并由专人负责记录。

4.会议总结应包括主要讨论事项、决策结果、责任分配等内容。

六、会议记录与分发

1.会议记录应详细记录会议讨论过程、决策结果等内容。

2.会议记录由专人负责编写，并在会议结束后1个工作日内完成。

3.会议记录应分发给所有参会人员，以便了解会议内容和落实决策。

七、会议督办与反馈

1.会议决策的落实情况由专人负责督办。

2.督办人员应定期向会议主持人汇报决策落实进度。

3.会议主持人根据落实情况，对相关人员进行考核和奖惩。

八、会议流程优化与改进

1.定期收集参会人员对会议流程的意见和建议，不断优化会议流程。

2.根据会议召开情况，调整会议时间、议程安排等，以提高会议效率。

3.引入现代化会议管理系统，实现会议流程的智能化管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写与发放

1.会议纪要应由指定的记录人负责编写，确保内容详实、准确。

2.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配及落实期限等关键内容。

3.会议纪要编写完成后，应由会议主持人审核批准。

4.审核通过的会议纪要应在会议结束后2个工作日内发放给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的审批与归档

1.会议纪要需经过相关部门负责人审批，确保决策内容符合政策和法规要求。

2.审批后的会议纪要应进行编号，并按照规定程序进行归档。

3.归档的会议纪要应便于查询，确保资料的完整性和可追溯性。

三、落实会议决策的责任与期限

1.会议纪要中明确的决策事项应指定具体的责任人，并明确落实期限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，确保决策得到有效落实。

3.若因特殊情况导致决策落实延期，责任人应及时向会议主持人报告，并说明原因。

四、会议决策落实情况的反馈与监督

1.责任人应定期向会议主持人或指定监督人汇报决策落实的进度和结果。

2.监督人应对决策落实情况进行跟踪检查，确保决策执行到位。

3.对于落实不力的情况，应查明原因，及时采取措施，并视情况追究责任。

五、会议纪要的更新与修订

1.若会议决策在执行过程中发生变更，应及时更新会议纪要，并重新发放给相关人员。

2.更新的会议纪要应注明变更原因、时间和责任人，并按照原审批程序进行审批。

3.对于长期未完成的决策事项，应定期审查，必要时对会议纪要进行修订。

六、会议纪要的公开与透明

1.根据需要，会议纪要的部分内容可向公众公开，以提高政府工作的透明度。

2.公开的会议纪要应遵循保密原则，确保不泄露敏感信息。

3.公开渠道可以包括政府网站、公告栏等，确保公众能够便捷地获取信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与安排

1.会议室预订应由会议组织者提前进行，确保会议时间与地点的合理安排。

2.预订时应考虑会议规模、设备需求等因素，选择合适的会议室。

3.会议室预订系统应实现信息化管理，提高预订效率和准确性。

二、会议室设施与设备管理

1.会议室应配备必要的设施和设备，如投影仪、音响系统、白板等。

2.设备使用前应进行检查，确保其正常运行。

3.定期对会议室设施进行维护保养，及时更换损坏或老化的设备。

三、会议室环境卫生与安全

1.会议室应保持整洁卫生，定期进行清洁工作。

2.会议室内严禁吸烟，确保空气质量。

3.会议室应配置消防器材，定期进行安全检查，排除安全隐患。

四、会议室使用与维护

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，不得随意占用或更改。

2.会议结束后，应立即恢复会议室原状，确保场地整洁。

3.会议室内物品应妥善保管，禁止私自带出或损坏。

五、会议室预订优先级原则

1.会议室预订应遵循优先级原则，紧急或重要会议优先安排。

2.遇有冲突时，应由会议室管理部门进行协调，确保会议需求得到满足。

六、会议室使用费用管理

1.会议室使用可能涉及的费用，如耗材、设备租赁等，应由会议组织者承担。

2.费用报销应遵循相关规定，确保合理合规。

七、会议室管理制度的宣传与培训

1.应定期对相关部门人员进行会议室管理制度的宣传和培训，提高管理水平和使用效率。

2.培训内容包括会议室预订流程、设备使用方法、环境卫生要求等。

八、会议室管理制度的监督与改进

1.设立投诉和建议渠道，收集会议室使用过程中的问题和意见。

2.定期对会议室管理制度进行评估，根据实际情况进行调整和改进。

3.鼓励创新