企业档案管理的要点

摘要：企业档案管理是企业行政管理工作的一部分，它能为企业的各项规章制度的制定提供参考依据，它又详细真实地记录着企业的各种业务往来，这种业务记录能为企业的决策提供各种支持数据，它还真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动，它能保护企业与员工的利益不受到损害，也使得各方面的责任更加明确，减少不必要的纠纷，因此，规范企业档案管理具有极其重要的意义。本文以本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司档案管理为例，根据该公司的档案管理实践，总结了企业档案管理的要点，主要包括升华企业档案管理工作意识并实行档案管理人才专业化、实行统一领导并与企业档案管理标准化相融合、建立健全企业档案管理规章制度并重抓落实、结合企业特点重点突出规范科技档案管理，期望能为其他企业的档案管理提供一定的借鉴意义。关键词：本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司；企业档案管理；档案管理规章制度在国务院、辽宁省委省政府的指示和关怀下，在全面振兴东北老工业基地攻坚克難的关键时期，鞍钢集团与本钢集团合并重组，在深度上和广度上进行融合，实现了产能的提升、产品结构的调整、企业发展能力的增强、企业核心竞争力与企业经济效益的提高。全面加强企业管理，吸取鞍钢集团先进的企业管理经验，特别是企业档案管理的先进经验，从而提高本钢集团的档案管理水平，迫在眉睫地摆在本钢集团全面加强和改进档案管理工作的面前。笔者通过对鞍钢集团档案管理的研究，结合本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司的档案管理实践，提炼出了升华企业档案管理工作意识并实行档案管理人才专业化、实行统一领导并与企业档案管理标准化相融合、建立健全企业档案管理规章制度并重抓落实、结合企业特点重点突出规范科技档案管理四大要点。一、升华企业档案管理工作意识并实行档案管理人才专业化（一）全力升华企业档案管理意识笔者在长期的企业档案管理工作中深刻地体会到，抓好企业档案管理的一个重要因素是看企业重视不重视档案管理。这是企业能否抓好档案管理的基本要求。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司多年来极为重视企业档案管理，并从提高档案管理意识入手，咬住不放。一是在企业党政工联席会议上、在企业的职代会报告中及在企业职工会议上，企业高管都强调企业档案管理的必要性、重要性，提高企业全体职工对档案管理的意识，明确企业档案管理是企业管理的重要组成部分；二是利用墙报、板报、简报等多种形式宣传、解答企业在档案管理中出现的新情况、新问题，统一档案管理思想，从职工思想意识上凝心聚力。（二）档案管理人才专业化本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司在企业档案管理工作过程中，在档案管理人员配置上，优选档案管理专业毕业、热爱企业档案管理工作、具有较高的政治素质（是党员或是入党积极分子）者，经过本人申请、群众评议、企业组织部门考核批准，选聘到企业档案管理工作岗位上来。并且实行动态管理，优胜劣汰。二、实行统一领导并与企业档案管理标准化相融合（一）企业档案管理要实行统一领导，专管成线，群管成网企业档案管理要实行统一领导，分级管理，专管成线，群管成网。统一领导即企业建立档案管理委员会，明确企业经理是企业档案管理领导小组的组长，也是企业档案管理的第一责任人，企业各有关职能部门的科长与各基层单位的负责人是企业档案管理委员会的成员，企业档案管理委员会的办公室设在企业的档案管理部门，办公室主任由企业档案管理部门的负责人兼任。档案管理委员会应依据企业档案管理的工作实际情况，定期或不定期地组织召开会议，研究、分析、规范企业档案管理工作中出现的问题，集思广益，制定部署对策措施加以改进。专管成线即由企业经理——企业档案管理部门负责人——企业档案管理人员——各职能部门的科长——企业各基层单位的负责人——企业档案管理委员会成员组成一条企业档案管理线。群管成网即企业档案管理必须涉及全体职工、产品档案、科研档案、基建档案、施工档案、设备档案、会计档案、人事档案、照片档案、声像档案、电子档案等，从而构成一张横纵交错、全员参与的档案管理网，消除企业档案管理的盲点。（二）档案管理标准化档案标准化包括四个方面的内容：一是专业名词术语与代号代码标准化。档案名词术语标准化不仅有利于档案学科的发展，而且有利于档案工作的顺利开展，提高档案管理效率。如果档案专业术语的名称和含义众说纷纭，概念范畴模糊不清，会给档案管理理论研究和学科发展造成混乱，并给档案工作和档案事业的发展带来负面影响。因此，档案名词术语标准是档案管理的最基础标准。档案代号代码标准化主要包括档案馆代码、档案工作名词术语代码、档案类型与档案载体代码、档案信息处理代码等的标准化。二是档案实体管理标准化。档案实体管理标准化包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计等档案实体管理各个环节的业务工作标准化。档案实体管理标准包括归档文件整理标准、案卷质量标准、档案接收标准、档案分类标准、全宗划分标准、档案鉴定标准、档案销毁标准、档案统计标准、档案规格和尺寸及表册标准等。三是档案信息处理标准化。档案信息标准包括档案著录标准、标引标准、检索语言标准、目录组织标准、档案编纂标准等。四是档案管理技术与设备标准化。主要包括计算机档案管理技术、缩微技术、复制技术、视听技术、保护技术及有关设备的一系列标准。三、建立健全企业档案管理规章制度并重抓落实没有规矩不成方圆，建立企业档案管理规章制度是企业档案管理的必然要求。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司在全面加强规范企业档案管理的实践中，极为重视企业档案管理规章制度的建立，先后制定和发布了《档案工作规范》《电子档案管理办法》《档案归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案统计制度》《档案鉴定制度》《档案交接制度》《档案保密制度》等一整套档案管理规章制度。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司在制定企业檔案管理规章制度工作中，首先，整理了多年来本企业已有的档案管理规章制度，举办由企业领导、企业档案管理人员、各有关部门的负责人参加的研讨会，分析、评价、讨论确定对企业档案管理能起到控制管理作用的档案管理规章制度，并集思广益，各抒己见。在此基础上，进行整理，再将整理后的企业档案管理规章制度上会讨论，经过反反复复的讨论、修订，形成最终的档案管理规章制度。其次，企业档案管理规章制度是在鞍钢集团与本钢集团规范档案管理文件要求的基础上形成的。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司的档案管理规章制度是按照鞍钢与本钢档案管理部门的档案管理要求起草制定的，在此过程中又注意借鉴了同行业企业的档案管理规章制度，制度草案形成后又经过反复论证，结合企业实际取舍、删减和添加，经过若干次论证、修改才定稿下发。规章制度一经确定，就要重抓落实，因为再好的档案管理规章制度挂在墙上，放在办公桌抽屉里或放在卷柜里，也是没有用的，制度一经确定，就要把功夫下在档案管理规章制度的贯彻落实上。需要指出的是，随着企业外部环境和企业内部条件的变化，规范企业档案管理规章制度要适时修订，进行删减和填充。马克思主义哲学告诉我们，运动是绝对的，静止是相对的，任何事物都是发展变化的。企业档案管理规章制度也同事物发展的普遍规律一样，也需要及时调整、及时修订，其目的是使企业的档案管理规章制度更加符合企业管理的需要，促进企业档案管理严细化、标准化、科学化。四、结合企业特点重点突出科技档案管理科技档案是指在科学研究、生产运行、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作形成的具有保存价值的，应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，包括产品档案、科研档案、建设项目（工程）档案、设备仪器档案[1]。科技档案管理是指对建设项目（工程）档案等科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。其中的重点是建设项目（工程）档案，建设项目（工程）档案是指本钢集团新建、扩建、改建、技术改造等集中管理的固定资产投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的应归档的文字、图表、声像、实物、电子等形式的文件材料，包括项目前期文件、施工文件、竣工文件、竣工验收文件、项目电子文件、项目档案管理卷等。其中，项目前期文件是指项目在筹备、立项、审批、勘察设计、招投标、合同协议中形成的文件，主要包括项目申报文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等；项目施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件；项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、竣工图和监理文件组成；项目竣工验收文件是指项目试运行中以及项目竣工验收时形成的文件，主要包括生产技术准备试运行文件、财务管理文件、竣工验收文件等；项目电子文件是指以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件，包括文本、图像、视频、音频电子文件等；项目档案管理卷是指档案管理部门在项目中形成的包括项目概况、单位工程划分、施工单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷；设备档案是指设备仪器订购、验收、安装调试、维修改造等设备管理过程中形成的具有归档保存价值的各种形式的文件材料，以及具有特殊保存价值的设备实物。按照国家档案局、中华人民共和国科学技术部《科学技术研究档案管理规定》，结合本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司的企业特点，应重点突出科技档案管理。为规范本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司科学技术档案（以下简称科技档案）管理工作，保证科技文件材料及时、完整、准确归档，为生产经营服务，依据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《科学技术研究档案管理规定》，企业加强了科技档案管理，将科技档案工作纳入企业领导工作议事日程、纳入企业规章制度及工作流程、纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司档案管理部门组织科技档案验收，负责科技档案的归档、整理、保管、提供利用、鉴定、销毁等工作；工程管理部门负责组织、协调项目档案的收集、整理及归档工作，对本部门形成的项目前期文件、竣工验收文件进行初步整理，并向档案管理部门归档，同时负责竣工图、竣工验收文件的竣工验收审核，负责在招标文件和签订项目设计、施工、监理、采购等合同时，设立专门条款，明确相关基层单位的项目档案管理职责及项目文件材料形成、归档职责、归档内容、套数、版本、整理质量要求、归档时间等。对于项目档案的管理，必须做好以下几项工作：一是实行项目经理负责制。项目经理对建设项目档案的管理负总责，档案人员应纳入项目经理部，业务上接受档案部门的监督和指导。二是必须专人负责。参建单位及生产使用单位指定专人负责管理项目文件及归档工作。三是坚持同步原则。项目档案工作与项目建设同步，纳入