办公用品采购管理规定及办法

XXXX有限公司

办公用品选购与管理方法

（试行）

第一章总则

第一条目的

为完善xxxx有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品选购

制度管理，满足办公须要，限制办公成本，促进选购工作的正常

化、规范化，特制定本选购管理方法。

其次条适用对象

本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考

本方法制订事宜的管理方法。

第三条选购原则

办公用品选购坚持保证品质优良，合理限制成本的原则；综合考

量供应商，同质量价更低为优选的原则；选购物资及需求物资一样性

的原则;廉洁自律，不贪便宜，不受贿的原则。

二.选购范围、方式、途径及管理职责

四.集中选购范围

集团公司选购办公用品可分为：

（一）文具事务用品

1.文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档

案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。

2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系

列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。

3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、

水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、

复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用

印章、印台（印油）等。

4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬

盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。

（二）办公耗材

硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网

线、水晶头、网线转换接头等。

（三）日杂百货

日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工

具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

（四）办公设备

票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、

塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印

机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水

壶、空调、饮水机、电风扇等。

（五）办公家具

文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案

柜、

铁皮柜等。

五.选购方式

（一）集中选购：将集团公司各部门办公所需物品选购管理集中

化，对同一类材料进行集中化选购。集团公司日常办公、运用频率

较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）接受集中

购买方式。

（二）分散选购：不在集中选购范围内，请购部门需填写《办公

用品请购审批单》并经审批后方可选购，招标选购除外。

（三）应急选购：在集中选购范围内，且急需运用。请购部门需

填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先选购。请购金额少于

2000元的申请，行政部可视状况启动选购备用金先行购买。

第六条选购途径

（一）集中选购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的

淘宝店家为主，正规实体店为辅。

（二）分散选购途径：依据申请部门的需求及便利度来推断是接受

电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000元时接受网购的途径，

单笔金额大5000元时的选购以集团审批看法操作。

（三）应急选购途径：参照集中选购途径。

第七条职责权限

（-）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行

政部；

2、负责填写《选购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务

部、

集团领导逐层审批；

3.负责全集团办公用品分散选购或应急选购与行政部共同验收。

4.负责所需办公用品的领用。

（二）行政部职责

L负责全集团办公用品选购需求的汇总、询价、选购、验收入

库（分散选购或应急选购时与申请部门共同验收）、保管、发放和

盘点；

2、负责编制办公用品询价对比表；

3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记

表；

4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；

5、行政部选购员依据申请人填写好的《选购审批申请单》检查该

项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和

数量并签字确认；

6、负责选购程序的审批；

7、负责谈判和确定最终供应商、签订选购合同；

8、负责供应商评估和变更；

9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。

一.财务部负责

1、负责依据审批的办公用品付款申请和选购合同要求刚好支

付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3.负责办理退货款项的收回；

4.负责办公用品选购及盘点盈亏的账务处理；

5.参与盘点工作的监督；

6.负责选购程序的审批。

第三章选购流程

第八条集中选购流程

（一）集中选购周期

行政部依据全集团办公用品运用状况，每月5号前集中选购

次。

（二）选购申请汇总及审核

1、行政部汇总每月各部门办公用品选购需求（申购汇总表详见

附件1）和库存状况分类（盘存表详见附件2）于每月25日前上报集

团财务部审批。

三.进行选购

办公用品选购最少有3家以上供应商供应报价，在权衡质量、价

格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同

质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订选

购合同。

第九条分散及应急选购流程

（一）选购申请

1.分散选购

申购部门所需办公物品不在集中选购名目内的（如不常备的五

金、电动工具、装饰用品、款待用品、汽车保养、修理及保险等）申

请部门向行政部领取并填写《选购审批申请单》（见附件3）经审

批后进行单独购买。

2.应急选购

申购部门所需办公物品在集中选购名目内且急需运用的，申请部门

向行政部领取并填写《选购审批申请单》经审批后优先购买。金额少

于2000元的申请，行政部可视状况启用预备金现行购买。

（二）审批单的填写

行政部选购员依据选购预算及库存状况帮助申请人填写《选购

审批申请单》，申请人完整填写选购物品特征和其他信息，如购物

资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。

（三）选购审核

请购部门携填写完整的《选购审批申请单》进行报审流程。由

行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人

将采《选购审批申请单》交予选购人员复印存档。

（四）进行选购

行政部选购员依据审批通过后的《选购审批申请单》报财务

部门请款，同时按《选购审批申请单》要求进行选购。

第十条进度跟催

（一）为确保准时交货，选购人员应提前接受电话、传真或亲自到

供应商处跟催，以确保物资能适时供应。

（二）若选购物资无法在预定时间内交货的，选购人员须提前通

知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供应商确定新的交货期，并

知会申请部门。

第四章验收与结算领用

第十一条验收入库

（一）行政部负责集中选购办公用品的验收及入库工作。分散选购

或应急选购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负

责。

（二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入

库登记表（见附件4）。

（三）如验收不合格的，由选购人员依据申请部门要求进行退换

货。

（四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应刚好查

明缘由，落实责任。

第十二条价款结算

财务部应依据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单

和选购合同刚好履行付款手续。假如发票内容与选购内容不符或

者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。

第六章领用

选购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的选购清单发

放，经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由行

政部通知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。行政部还要做

好办公用品领用记记录及台账登记。

第七章盘点

第十三条盘点

行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对

库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表（见附件2）,统计剩余

库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本

依据之一。

第十四条盘点结果处理

办公用品盘点如发觉盈亏，行政部应刚好查明缘由，并拟写盘存

结

果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。

财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领

导审批后进行账务处理。

第八章其他

第十五条惩处

凡违反本方法的人员，依照公司相关管理制度进行惩处。

第十六条生效日期

本方法自发布之日起生效。

第十七条附件

1、《办公用品每月申报汇总表》

2、《办公用品每月盘存表》

3、《办公用品请购审批单》

4、《办公用品入库表》

5、《办公用品季度盘存表》

XXXX有限公司

2016年01月08日

附件1:

XXXX有限公司

办公用品种类：□文具事务用品□办公耗材□日杂百货□办公设备□办公家具

编制时间：

单

序申请

位

号名称品牌型号规格数量单价单位

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

单价汇总：共计人民币元

行政部审批：财务部审批：

集团领导审批：

办公用品每月申购汇总表

XXXX有限公司

办公用品每月盘存表

编制时间：编制人:

办公用品种类：（一类）文具事务用品（二类）办公耗材（三类）日杂百货（四类）办公设备（五类）办公翁

规格型库存数规格型库存数

序号分类物品名称单位序号分类物品名称单位序号

号量：号

附件3：

XXXX有限公司

办公用品请购审批单

申请人分管领导希望供货日期年月日

物品描

述

年月日

预算金额

序号名称规格、型号数量备注

（元）

1

2

3

4

5

6

7

购买网购及地址：

合计

方式门店及地址：

行政部看法

签字年月日

财务部看法

签字年月日

集团领导看法

签字年月日

附件4：

XXXX有限公司

办公用品入库表

登记人：日期：

序号名称单位品牌