学校会议室外借管理制度

学校会议室外借管理制度第一章总则

为确保学校会议室外借管理的规范性、高效性和安全性，提高会议质量，制定本管理制度。以下内容适用于学校内各部门、单位及外部组织借用会议室的相关事宜。

一、目的

1.规范会议室使用，保障学校教学、科研、管理等各项工作的顺利进行。

2.提高会议室使用效率，实现资源共享。

3.加强会议室设施设备管理，确保资产安全。

二、适用范围

1.本制度适用于学校内各部门、单位及外部组织借用学校会议室的相关活动。

2.本制度规定的会议室包括但不限于报告厅、会议室、接待室等。

三、借用原则

1.遵循“先申请、先审批、先使用”的原则。

2.优先满足学校教学、科研、管理等重要活动的需求。

3.公平、公正、公开，确保会议室资源合理分配。

四、管理部门

1.学校办公室负责会议室外借的统一管理和协调工作。

2.各会议室所属部门负责日常管理和维护工作。

五、借用流程

1.借用单位需提前向学校办公室提交书面申请，内容包括：借用日期、时间、地点、用途、参与人数等。

2.学校办公室审批通过后，通知借用单位，并在会议室内张贴借用通知。

六、违规处理

1.借用单位违反本管理制度，造成会议室设施设备损坏、遗失等，需承担相应责任。

2.借用单位未按约定时间归还会议室，或擅自转借他人使用，学校办公室有权终止借用，并视情节给予相应处罚。

七、其他

1.本管理制度解释权归学校办公室所有。

2.本管理制度自发布之日起实施，如有修订，以最新版本为准。

后续章节内容因篇幅限制，不再展开。如需了解更多，请参考学校会议室外借管理制度全文。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人需明确会议的主题、目标和预期成果，以便提前做好相关准备工作。

2.确定参会人员：会议发起人应根据会议主题和目标，邀请相关领导和部门负责人参加。

3.确定会议时间、地点：会议发起人需提前与学校办公室沟通，确定合适的会议时间和地点。

4.发布会议通知：会议发起人应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发布会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等。

5.准备会议材料：会议发起人需提前准备会议所需的各类材料，如报告、数据、图表等，并于会议前至少1个工作日送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责组织参会人员签到。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍会议主题、参会人员，明确会议议程和纪律。

3.各部门汇报工作：会议按照议程，由各部门负责人汇报相关工作。

4.讨论和决策：参会人员针对会议主题和各部门汇报内容进行讨论，形成决策。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

三、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，梳理讨论成果和决策事项。

2.会务组整理会议纪要，并于会议结束后3个工作日内将会议纪要发送至参会人员。

3.会议纪要需由参会人员签字确认，作为工作依据。

四、会议后续工作

1.跟踪落实会议决策：各部门应按照会议纪要，认真执行会议决策，确保工作落实。

2.反馈会议成果：各部门在执行会议决策过程中，如遇到问题或需要协调的事项，应及时向会议发起人反馈。

3.会议评估：会议结束后，由会务组组织参会人员对会议效果进行评估，总结经验教训，为今后会议提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会务组应立即整理会议纪要，内容包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策事项等。

2.会议纪要需在会议结束后3个工作日内完成，并由会议主持人审核。

3.审核通过后的会议纪要，会务组应以书面形式发送至各参会人员，并抄送相关部门。

二、会议纪要的签字确认

1.各参会人员收到会议纪要后，应在3个工作日内完成签字确认。

2.签字确认后的会议纪要作为各部门执行会议决策的依据。

三、会议决策的执行与监督

1.各部门应根据会议纪要，明确责任人，制定执行计划，确保会议决策的落实。

2.会议发起人应加强对会议决策执行情况的监督，对执行过程中遇到的问题及时协调解决。

四、会议决策的反馈与调整

1.各部门在执行会议决策过程中，如遇到困难或需调整决策，应及时向会议发起人反馈。

2.会议发起人根据反馈情况，组织相关部门讨论，必要时对会议决策进行调整。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会务组应将签字确认的会议纪要整理归档，保存期限至少为3年。

2.各部门如有需要查阅会议纪要，可向会务组提出申请，会务组应及时提供。

六、考核与评价

1.学校办公室定期对各部门会议纪要的跟踪落实情况进行检查，并将检查结果纳入部门绩效考核。

2.对会议纪要跟踪落实不力的部门和个人，视情节给予通报批评、绩效扣分等处罚。

第四章会议室管理规定

为保障会议室设施设备完好，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.借用单位需提前向学校办公室提交会议室借用申请，明确借用日期、时间、地点及参会人数。

2.学校办公室根据会议室使用情况，审批借用申请，并在审批通过后通知借用单位。

3.借用单位在收到审批通过通知后，需在规定时间内确认，并按照约定使用会议室。

二、会议室使用

1.借用单位应在会议开始前15分钟进入会议室，检查设施设备是否齐全、正常，如有问题应及时联系会务组解决。

2.会议期间，借用单位应遵守会议室使用规定，确保设施设备完好，保持环境整洁。

3.会议结束后，借用单位应及时整理会议室，将设施设备归位，关闭电源、门窗等。

三、会议室设施设备管理

1.会议室内的设施设备（如投影仪、音响、话筒等）由学校办公室统一管理。

2.借用单位在会议期间需爱护设施设备，如有损坏，应承担相应责任。

3.学校办公室定期对会议室设施设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

四、会议室卫生与安全

1.借用单位应保持会议室卫生，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.借用单位应遵守消防安全规定，确保消防通道畅通，不得在会议室存放易燃、易爆物品。

3.学校办公室定期对会议室进行卫生清扫和消防安全检查，确保会议室环境整洁、安全。

五、会议室保密工作

1.借用单位应遵守国家保密法律法规，确保会议内容保密。

2.会议室内严禁使用无线通信设备，避免信息泄露。

3.学校办公室加强对会议室的保密管理，确保会议安全顺利进行。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的借用单位，学校办公室有权终止会议室借用，并视情节给予相应处罚。

2.借用单位造成会议室设施设备损坏、遗失的，应按照学校相关规定承担赔偿责任。

第五章附则

为确保学校会议室外借管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理