民航会议管理制度规范

民航会议管理制度规范第一章总则

一、为了加强民航会议管理的规范性和有效性，提高会议质量，确保会议决策的及时性和准确性，根据我国相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于民航各级单位、部门召开的工作会议、专题会议、例会等，包括线上和线下会议。

三、会议管理制度应遵循以下原则：

1.高效原则：确保会议内容充实，议程紧凑，时间合理，提高会议效率。

2.民主原则：充分发扬民主，广泛听取与会人员意见，保证决策的民主性和科学性。

3.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保会议内容和涉密资料的安全。

4.精简原则：简化会议程序，减少会议数量，严格控制参会人员，降低会议成本。

四、各单位、部门应按照本制度要求，建立健全会议管理制度，明确会议职责，规范会议程序，确保会议质量。

五、会议组织者、主持人、记录人、参会人员等，应严格遵守本制度，切实履行职责，共同维护会议秩序。

六、会议管理制度由各级单位、部门负责解释和监督实施。如有违反，应按照相关规定追究责任。同时，根据实际情况，本制度可适时进行调整和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议目的和主要议题。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议形式等。

3.报批程序：会议方案需报请相关负责人审批，重大会议需提交领导集体决策。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：整理与会议议题相关的资料，提前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程逐项进行讨论，各议题负责人对相关内容进行汇报和说明。

4.参会人员就会议议题充分发表意见，展开讨论，形成共识。

5.会议主持人对讨论情况进行总结，对决策事项进行表决。

三、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应客观、真实、全面，确保记录的准确性和完整性。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，经会议主持人审核后，发送给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.会议组织者对会议的召开情况进行总结，分析会议效果，查找不足，为下次会议提供借鉴。

2.参会人员对会议决策的落实情况进行监督，对存在的问题及时反馈，确保会议决策的执行。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议资料进行整理，归档保存。

2.保密资料应按照相关规定进行管理，确保资料安全。

六、会议评估与改进

1.定期对会议管理制度进行评估，了解会议组织、召开、执行等方面存在的问题。

2.针对存在的问题，制定改进措施，完善会议管理制度，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，准确反映会议内容、讨论情况和决策结果。

2.会议纪要应明确具体任务、责任人和完成时限，确保决策事项的落实。

3.会议纪要编制完成后，需经会议主持人审核批准，再分发给相关部门和参会人员。

二、会议纪要的执行与监督

1.各责任单位和个人应根据会议纪要的要求，按时完成工作任务。

2.会议组织者应对会议决策的执行情况进行定期检查，督促责任人按计划推进工作。

3.对于会议决策执行中存在的问题，应及时采取措施予以解决，确保会议决策的顺利实施。

三、会议纪要的跟踪反馈

1.责任人应定期向会议组织者汇报工作进展情况，反馈会议决策的落实结果。

2.会议组织者应对反馈情况进行汇总，及时向领导报告，以便领导了解决策实施情况。

3.对于重大会议决策，应建立专项跟踪反馈机制，确保决策落实到位。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应根据档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整和便于查阅。

2.会议纪要的查阅应遵循保密原则，严格按照相关规定办理。

3.会议纪要的归档和查阅工作，应由专人负责，确保会议纪要的规范管理。

五、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的编制、执行、反馈等环节进行评估，总结经验，查找不足。

2.针对评估结果，制定改进措施，优化会议纪要跟踪落实流程，提高会议决策执行效率。

3.建立长效机制，持续关注会议纪要的落实情况，不断提升会议管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各单位、部门需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数、会议类型等信息，以便会议室管理部门统筹安排。

3.会议室管理部门根据预订申请，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、话筒、白板等，以满足不同类型会议的需求。

2.定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、整理，保持环境整洁。

三、会议室使用规范

1.会议召开前，参会人员应提前进入会议室，做好会前准备工作。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不得随意离席。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，恢复会议室原状。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应加强会议室安全检查，确保消防设施、用电安全等方面符合规定。

2.会议期间，应指定专人负责会议室的安全管理，遇到紧急情况及时处理。

3.保密会议应采取相应措施，如设置密码、安装监控设备等，确保会议内容不被泄露。

五、会议室资源优化

1.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，优化会议室资源配置。

2.鼓励采用视频会议、线上会议等形式，提高会议室使用效率，降低会议成本。

3.积极探索新技术、新方法，不断提升会议室管理水平，满足单位、部门日益增长的会议需求。

六、会议室服务改进

1.会议室管理部门应主动了解用户需求，收集意见和建议，持续改进会议室服务。

2.加强与相关部门的沟通协作，共同提高会议质量。

3.定期组织培训，提升会议室管理人员的服务水平和业务能力。

第五章附则

一、本制度的解释权