秘书管理与实务项目十

组织活动项目十目录任务一组织新产品发布会任务二组织参展活动任务三组织员工休闲活动组织活动项目十知识目标了解组织新产品发布会的准备工作和基本程序。掌握出参展活动的组织和实施过程的工作和要求。了解员工休闲活动的不同类型和注意事项。组织活动项目十能力目标能组织并安排新产品发布会。能组织并安排参展活动。

能组织并安排员工休闲活动。组织新产品发布会任务一一、理论知识(一)会前的准备工作1确定发布会的主题2选择发布会举行的时机5确定地点，布置会场6预算会议所需费用3安排人员4确定邀请对象7准备相关的材料组织新产品发布会任务一一、理论知识(二)发布会的基本程序1签到2分发会议资料3宣布会议开始4发言人讲话5回答记者提问6宣布会议结束组织新产品发布会任务一一、理论知识(三)发布会的善后事宜1整理保存会议资料2收集各方反映组织新产品发布会任务一二、任务描述小曾大学学的是文秘专业，毕业后回到了家乡福建晋江，被安踏体育用品有限公司聘为仓管信息员。由于他工作踏实，责任心强，有较强的沟通协调能力，一年后转为行政文员，三年后升职为市场部经理助理。正好公司经过专门研发设计，拟推出以“绽放心节拍”为主题的安踏女子运动系列产品。为了保证新产品顺利上市，公司决定于2011年3月15日上午10点在北京一家文化艺术中心召开新产品发布会。并邀请了跳水皇后郭晶晶、著名歌手张靓颖作为代言人出席发布活动。公司领导把组织新产品发布会的任务交给了小曾。小曾带着一个团队提前一个多月到北京，为新产品发布会的策划、会场布置、邀请媒体、新产品展示等工作忙碌了起来。组织新产品发布会任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务一:设计新产品发布会现场布置方案并完成现场布置。组织新产品发布会任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务二:根据背景材料，模拟召开新产品发布会。组织新产品发布会任务一四、相关链接奥迪A8新产品上市罗德有限公司是全球性公关公司，在为大众集团奥迪公司宣传奥迪A8在中国上市时，除了聘请奥迪的技术人员和专业试车员讲授A8轿车的各项技术和行驶特征，还通过高雅的艺术表演烘托出奥迪A8豪华至尊的地位。罗德公关公司特意邀请到中央音乐学院著名古琴演奏大师李祥霆教授，为媒体记者们上了一堂别开生面的“宁静”课。在古色古香的庭院中，微风轻送，古音铮铮，一首清雅的古风《高山流水》，窗外蝉声稀疏，再浮躁的人也能立刻心灵澄净下来。而李大师身后设计独特的奥迪A8画板，则又突现出一个鲜明的形象。记者们就是这样体验到了奥迪A8的宁静。组织参展活动任务二一、理论知识(一)确定参展的目标制定正确的参展目标，是做好参展工作、保证参展成功的前提。参展目标应当根据组织的发展战略和市场条件来确定。对于企业来讲，参展的目的有多种多样，包括宣传企业文化和经营理念、推广新产品和拓展新市场、寻求行业之间的交流与合作等。组织参展活动任务二一、理论知识(二)选择合适的展会

1.参展单位首先要调查了解展览会主办单位和展览会的基本情况。比如主办单位的办展资格、信誉、品牌、知名度。

2.与主办方联系确定展览面积、展位类型（标准或特殊展位）以及具体展位，签订有关合同。很多贸易展览会的展位很快就被预定一空，越早将参展申请表格递给大会主办者，越容易得到好的位置。组织参展活动任务二一、理论知识(三)做好参展的准备工作

1.成立参展筹备组，合理调配人员，明确工作分工，进行展前人员培训。确定参展后，要尽快成立参展筹备组，负责参展的各项工作。

2．制定参展工作方案、工作日程安排，明确时间进度要求。具体包括工作内容、人员安排、完成时间等。

3．预算展览费用。参展费用包括展位费、展位施工费、展品运输费、道具费、水电费、电话费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。组织参展活动任务二一、理论知识(三)做好参展的准备工作

4．展台设计和布置。为了取得好的展示效果，重点突出企业形象，这就不仅要求展位布置要新颖别致、富有创意，还要注重展位的装修特点及应用材料方面的考究。

5．设计与包装展品。向参观商、目标客户展示展品是参展活动中的一项重要环节。

6．宣传资料的编写制作。宣传资料要紧扣参展主题、参展目的编写要求做到文字简练、图案新颖、设计精美、印制严谨。

7．纪念品的制作。对于参观商、广大观众而言，一份设计精美、寓意深刻的纪念品，更能起到加深印象，保持更长时间的宣传效果。

8．预订举办地的宾馆房间，以便参展工作人员住宿。组织参展活动任务二一、理论知识(四)做好参展期间的工作

1．了解行业的发展趋势，充分掌握同行企业的展览信息，收集各种有价值的客户信息，做到知己知彼。

2．热情接待每位客商和参观者，做到有问必答，认真讲解，详细记录每位客户的情况和要求，及时把握市场反映。

3．努力寻求合作伙伴。重点选择拜访一些目标参展商和潜在客户，相互交换资料，进一步与之建立合作伙伴关系，推广合作项目。

4．积极参与展览会安排的各项行业交流活动，通过演讲、办专题讲座等形式，大力宣传企业文化、树立企业（产品）品牌形象。

5．积极开展宣传工作。在展览现场举行展品的演示说明会，派发企业（产品）宣传资料。组织参展活动任务二一、理论知识(五)做好展后工作

1．在规定的时间内完成撤展工作。

2．及时总结参展的经验教训。

3．落实签订的各项协议。

4．合理利用信息，跟踪客户，对重点客户、潜在客户，应及时进行会后跟踪联络。

5．调整企业发展战略、目标、任务。根据参展所掌握的行业发展趋势和业内动态，寻找自身存在的差距和不足，尽快重新调整企业发展战略、目标、任务。组织参展活动任务二二、任务描述新王朝科技有限公司新研发了一款企业管理软件，计划推向市场。正好赶上其所在的城市召开每年一度的“618科技产品博览会”。公司决定参加此次展览会。公司领导把组织参展的任务交给办公室主任高明。高明接到任务后从公司抽选人员组成了参展工作筹备组，然后联系展览会的组织方，签订参展合同，设计和搭建展台，筹备组成员分工合作，做好参展前的各项准备工作。并邀请了礼仪公关专家培训参展人员。展览期间，该公司的展位独特醒目，吸引了众多的参观者前来参观。参展人员热情接待，认真讲解。还安排了专场演讲，展示和推介新产品。一些企业对该新产品兴趣很大，达成了合作的意向。公司领导对高明组织的这次参展工作很满意。组织参展活动任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务一:做好参展的准备工作。组织参展活动任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务二:做好参展期间的接待工作、专题演讲。组织参展活动任务二四、相关链接(一)展台设计与搭建

1．独特醒目，富有吸引力展台的设计要强调独特、醒目。展台要根据展位的面积、所处位置、周边通道、相邻展位等情况，进行相应的设计。要充分利用材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，能给人耳目一新的感觉，激发参观者的好奇心，使他们产生兴趣，进而驻足参观，产生与展览者谈话的愿望。

2．节约展台在保证效果的同时，还要做到节约，少花钱办好展览。展台设计和搭建人员要发挥想象力、创造性和灵活性，尽可能使用新型的、可重复利用的展台材料，减少不必要的开支。组织参展活动任务二四、相关链接(二)案例展会宣传品一年一度的高招见面咨询会上，参展的某职业技术学院一改往年只派发招生手册和传单的做法，给参观者发放一把精心设计的扇子，每个扇折的颜色都不一样，缤纷的色彩很吸引人。扇子正反两面都印上了招生的专业名称和简介。时值盛夏，来参观咨询的毕业生和家长很多。展厅里虽然有空调，仍让人感到闷热，空气不流通。该学院发放的扇子大受欢迎。参观者当场使用起扇子，也认真地看了扇面上的内容。对该院的用心留下了良好的印象，该院的招生宣传取得了预期的好效果。组织员工休闲活动任务三一、理论知识(一)员工休闲活动的类型和形式1公益类活动2旅游参观类活动3体育运动类活动4文化艺术类活动5游戏类活动6生活类活动组织员工休闲活动任务三一、理论知识(二)员工休闲活动设计的要素1主题鲜明2特色突出3全员参与4丰富多彩组织员工休闲活动任务三一、理论知识(三)组织员工休闲活动流程1设立筹备组，明确人员分2设计活动主题与内容3规划预算4活动宣传5活动准备6活动实施组织员工休闲活动任务三一、理论知识(四)员工休闲活动方案1活动目的2活动主题3活动时间4活动地点5活动内容及流程6人员安排7费用预算8道具物品9注意事项组织员工休闲活动任务三二、任务描述华信达集团是一家集生产、商贸为一体的大型企业，公司总部在福建省泉州市。高平是该集团办公室的秘书。该集团为了促进部门、员工间沟通交流，增进部门、员工间感情,提高部门及员工合作精神及团队协作意识，培养员工对企业归属感,十分注重组织员工休闲活动。每年均组织内容丰富多彩、形式多样化的休闲活动。其中既有固定活动项目如职工羽毛球活动，也有临时活动如参观活动。考虑到公司中年人较多，身体健康状态堪忧，于是公司要求办公室利用元旦假期搞一次有益身体健康的活动。组织员工休闲活动任务三三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务:制定一次休闲活动方案。组织员工休闲活动任务三四、相关链接一次让人后悔的旅游某职业技术学院为了迎接教育部的教学评估验收，从上到下忙碌了一整年。顺利通过验收后，学院决定利用暑假时间组织教职工外出旅游，以放松教职工的身心。旅游的目的地是南方的一座名山。院办的年轻秘书小王负责组织这次旅游活动。小王接到任务后，立刻联系了几家旅行社，选择了报价最低的一家。在三天的游程中，参观了一座寺庙，导游说香火很旺，