建设工程信息管理概述

建设工程信息管理概述

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第二篇建设工程信息管理

第一章建设工程信息管理概述

一、数据、信息的基本概念（☆）

（一）数据

数据--是客观实体属性的反映，是一组表示数量、行为和目标，可以

记录下来加以鉴别的符号。

数据，首先是客观实体属性的反映，客观实体通过各个角度的属

性的描述，反映其与其他实体的区别。例如，在反映某个建造工程质

量时，我们通过对设计、施工单位资质、人员、施工设备、使用的材

料、构配件、施工方法、工程地质、天气、水文等各个角度的数据搜

集汇总起来，就很好地反映了该工程的总体质量。这里，各个角度的

数据，即是建造工程这个实体的各种属性的反映。

数据有多种形态，我们这里所提到的娟是广义的数据概念，包

括文字、数值、语言、图表、图形、颜色等多种形态。今天我们的计

算机对此类数据都可以加以处理，例如：施工图纸、管理人员发出的

指令、施工进度的网络图、管理的直方图、月报表等都是数据。

（二）信息

信息和数据是不可分割的。信息来源于数据，又高于数据，信息

是数据的灵魂：数据是信息的载体。对信息有不同的定义，从辩证唯

物主义的角度出发，我们可以给信息如下的定义：

信息--是对数据的解释，反映了事物（事件的）客观规律，为使用者提

供决策和管理所需要的依据。

我们使用信息的目的是为决策和管理服务。信息是决策和管理的

基础，决策和管理依赖信息，正确的信息才干保证决策的正确，不正

确的信息则会造成决策的失误，管理则更离不开信息。传统的管理是

定性分析，现代的管理则是定量管理，定量管理离不开系统信息的支

持。

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（三）信息的时态

信息有三个时态：信息的过去时是知识，现代时是数据,将来时是情

报。

Q）知识是前人经验的总结，是人类对自然界规律的认识和掌握，

是一种系统化的信息。

（2）后息的“前是数据。数据是人类生产实践中不断产生信息的

载体，我们要用动态的眼光来看待数据，把握住数据的动态节奏，就

掌握了信息的变化。

（3幅息的将笑时是情报。情报代表信息的趋势和前沿，情报往往

要用特定的手段获取，有特定的使用围、特定的目的、特定的时间、

特定的传递方式，带有特定的性。

（四）信息的特点

信息具有的特点：真实性、系统性、时效性、不彻底性、层次性。

二、建设工程项目管理中的信息（☆）

（-）建设工程项目信息的构成

由于建设工程信息管理工作涉与多部门、多环节、多专业、多渠

道，工程信息量大，来源广泛，形式多样，

主要信息形态有下列形式：文字图形信息、语言信息、新技术信息。

（二）建设工程项目信息的分类原则和方法

信息分类是指：在一个信息管理系统中，将各种信息按一定的原则和

方法进行区分和归类，并建立起一定的分类系统和排

列顺序，以便管理和使用信息。

1.信息分类的原则

对建设项目的信息进行分类必须遵循以下基本原则：稳定性、兼容

性、可扩展性、逻逻辑性原则、综合实用性。

2.项目信息分类基本方法

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根据国际上的发展和研究，建设工程项目信息分类有两种基本方法：

(1)线分类法又名层级分类法或者树状结构分类法。它是将分缴朦

按所选定的若干属性或者特征(作为分类的划分基础)逐次地分成相应

的若干个层级目录，并罗列成一个有层次的、逐级展开的树状信息分

类体系。

(2嬴分类法是将所选定的分类对象的若干个属性或者特征视为若

干个"面"，每一个"面"中又可以分成许多彼此独立的若干个类目。

(三)建设工程项目信息的分类

建设工程项目监理过程中，涉与大量的信息，这些信息依据不同

标准可划分如下：

1.按照建设工程的目标划分

Q)投资控制信息是指与投资控制直接有关的信息；

(2)质量控制信息指建设工程项目质量有关的信息；

(3)进度控制信息指与进度相关的信息；

(4)合同管理信息指建设工程相关的各种合同信息。

2.按照建设工程项目信息的来源划分

(1)项目部信息:指建设工程项目各个阶段、各个环节、各有关单

位发生的信息总体；

(2)项目外部信息：来自项目外部环境的信息称为外部信息。

3按照信息的稳定出划分

(1固)定信息指在一定时间相对稳定不变的信息；

(2)流动信息是指在不断变化的动态信息。

4.按照信息的层次划分

Q战)略性信息指该项目建设过程中的战略决策所需的信息、投资

总额、建设总工期、承包商的选定，合同价的确定等信息；

(2)管理型信息指项目年度进度计划、财务计划等；

(3)业务性信息指的是各业务部门的日常信息，较具体，精度较

高0

5裴照信息的性质划分

㈱设项目信息按项目管理功能划分为：组织类信息、管理类信

息、经济类信息和技术类信息四大类。

6.按其他标准划分

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Q)按照信息围的不同，可以把建设工程项目信息分为精细的信息

和摘要的信息两类。

(2)按照信息时间的不同，可以把建设工程项目信息分为历史性信

息、即时信息和测性信息三大类。

(3)按照监理阶段的不同，可以把建设工程项目信息分为计划的、

作业的、核算的、报告的信息。

(4)按照对信息的期待性不同，可以把建设工程项目信息分为预知

的和突发的信息两类。

第二章建设工程信息管理流程

建设工程参建各方对数据和信息的采集是不同的，有不同的来

源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方一样的数据和信息应

该规。

建设工程参建各方在不同的时期对数据和信息采集也是不同的，

侧重点有不同，但也要规信息行为。

从监理的角度，建设工程的信息采集由介入阶段不同，决定采集

不同的容。监理单位介入的阶段有：项目决策阶段、项目设计阶段、

项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不同阶段，与建

设单位签订的监理合同容也不尽一样，因此采集信息要根据具体情况

决定。

一、项目决策阶段的信息采集(☆☆☆)

在项目决策阶段，信息采集从以下几方面进行：

(1)项目相关市场方面的信息。如产品估计进入市场后的市场占有串、

社会需求量、估计产品价格变化趋势、影响市场渗透的因素、产品的

生命周期等

(2)项目资:相关方面的信息。如资金筹措渠道、方式，原辅料，矿藏

来源，劳动力，水、电、气供应等。

(3)自然环境相关方面的信息。如城市交通、运输、气象、地质、水

文、地形地貌、废料处理可能性等。

(4)新技术、新设备、新工艺、新材料，专业配套能力方面的信息。

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(5)政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育的信息。

二、设计阶段的信息采集(☆☆☆)

监理单位在设计阶段的信息采集要从以下几处进行：

Q)可行性研究报告，前期相关文件资料，存在的疑点和建设单位

的意图，建设单位前期准备和项目审批完成的情况。

(2)同类工程相关信息：建造规模，结构形式，造价构成、工艺、

设备的选型，地质处理方式与实际效果，建设工期，采用新材料、新

工艺、新设备、新技术的实际效果与存在问题，技术经济指标。

(3)拟建工程所在地相关信息：地质、水文情况，地形地貌、地下

埋设和人防设施情况，城市拆迁政策和拆迁户数，青苗补偿，周围环

境(水电气、道路等的接入点，周围建设、交通、学校、医院、商业、

绿化、消防、排污).

(4)勘察、测量、设计单位相关信息：同类工程完成情况，实际效

果.完成该工程的能力，人员构成，设备投入，质量管理体系完善情

况，创新能力，收费情况，施工期技术服务主动性和处理发生问题的

能力，设计深度和技术文件质量，专业配套能力，设计概算和施工图

预算编制能力，合同履约情况，采用设计新技术、新设备能力等。

(5)工程所在地政府相关信息：国家和地方政策、法律、法规、规

规程、环保政策、政府服务情况和限制等。

(6)设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情

况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规、规

程、技术标准，特殊是强制性规执行的情况，设计概算和施工图预算

结果，了解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。

三、施工招投标阶段的信息采集(☆☆☆)

施工招投标阶段信息采集从以下几方面进行：

Q)工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计与施工图预算、设计概

算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特殊是该建设

工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量翠求

有关信息。

(2)建设单位建设前期报审文件：立项文件，建设用地、征地，拆

迁文件。

(3)工程造价的市场变化规律与所在地区的材料、构件，设备、劳

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动力差异。

(4)当地施工单位管理水平，质量保证体系、施工质量、设备、机

具能力。

(5)本工程合用的规、规程、标准，特殊是强制性规。

(6所)在地关于招投标有关法规、规定，国际招标、国际贷款指定

合用的本，本工程合用的建造施工合同本与特殊条款精髓所在。

(7所)在地招投标代理机构能力、特点，所在地招投标管理机构与

管理程序。

(8)该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单

位对"四新”的处理能力和了解程度、经验、措施。

四、施工阶段的信息采集(☆☆☆)

施工阶段的信息采集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个

于阶段分别进行。

1.施工准备期

施工准备期指从建设工程合同签订到项目开工这个阶段，在施工招投

标阶段监理未介入时，本阶段是施工阶段监理信息采集的关键阶段，

监理工程师应该从如下几点人手采集信息：

Q)监理大纲；施工图设计与施工图预算，特殊要掌握结构特点，

掌握工程难点、要点、特点，掌握工业工程的工艺流程特点、设备特

点，了解工程预算体系(按单位工程、分部工程、分项工程分解)；了

解施工合同。

(2)施工单位项目经理部组成，进场人员资质；进场设备的规格型

号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系与施工

单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图

表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制

度；检测和检验、试验程序和设备；承包单位和分包单位的资质等施

工单位信息。

(3)壹至工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管

线，地下洞室，地上原有建造物与周围建造物、树木、道路；建造红

线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形

测量图与标桩等环境信息。

(4)施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单

位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单

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位提交的开工报告与实际准备情况。

(5)本工程需遵循的相关建造法律、法规和规、规程，有关质量检

验，控制的技术法规和质量验收标准。

2.施工实施期

施工实施期，信息来源相对照较稳定，主要是施工过程中随时产生的

数据，由施工单位层层采集上来，比较单纯，容易实现规化。

施工实施期采集的信息应该分类并由专门的部门或者专人分级

管理，项目监理部可从下列方面采集信息：

Q)施工单位人员、设备、水、电、气等能源的动态信息。

(2)施工期气象的中长期趋势与同期历史数据，每天不同时段动态

信息，特殊在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强采集气象

数据。

(3)建造原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加

工、保管、使用息。

、(4)向目经理部叠质程序;质量、进度、投资的事前、事中、事后

控制措施；数据采集来源与采集、处理、存储、传递方式；工序间交

接制度；事故处理制度；施工组织设计与技术方案执行的情况；工地

文明施工与安全措施等。

(5)施工中需要执行的国家和地方规、规程、标准；施工合同执行

情况。

(6)施工中发生的工程数据，如地基验槽与处理记录，工序间交接

记录，隐蔽工程检有记录等。

(7)建造材料必试项目有关信息：如水泥、砖、砂石、钢筋、外加

齐！I、混凝土、防水材料、回填土、饰面板、玻璃幕墙等。

(8)设备安装的试运行和测试项目有关信息：如电气接地电阻、绝

缘电阻测试，管道通水通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、

自动喷淋系统联动试验等。

(9)施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理

意见等。

3.竣工保修期

该阶段要采集的信息有：

(1)工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文

件，开工审批文件等

(2)监理文件，如：监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质

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量事故的相关记录、监理工作总结以与监理过程中各种控制和审批文

件等；

6)施工资料：分为建造安装工程和市政基础设施工程两大类分别

采集；

4)竣工图：分建造安装工程和市政基础设施工程两大类分别收

集；

’(5)竣工验收资料：如工程竣工总结、竣工验收备案表。电子档案

等。

°在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规》

(GB/T50328—2001)采饰协助建设单位单

全部资料的采集、汇总和归类整理。

第三章建设工程文件档案资料管理

一、建设工程文件档案资料概念与特征(☆☆)

(一)建设工程文件概念

建设工程文件指：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记

录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验

收文件，也可简称为工程文件。

Q)工程准备阶段文件，工程开工以前，在立项、审批、征地、勘

察、设计、招投标等程准备阶段形成的文件。

(2)监理文件，监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成

的文件。

(3)施工文件，施工单位在工程施工过程中形成的文件。

(4)竣工图，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的

图样。

(5)竣工验收文件，建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

(二)建设工程档案概念

建设工程档案指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值

的文字、图表、声像等各种形式的历史记灵，也可简称工程档案。

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(三)建设工程文件档案资料

建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。

(四)建设工程文件档案资料载体

(1)纸质载体：以纸为基础的载体形式。

(2)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保

存的载体形式。

⑶光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存

储的形式。

(4磁)性载体：以磁性记录材料磁(带、磁盘等)为基础，对工程资料

的电子文件、声音、图象进行存储的方式。

(五)建设工程文件档案资料特征

建设工程文件和档案资料有以下方面的特征：分散性和复杂性、

继承性和时效性、全面性和真实性、随机性、多专业性和综合性。

(六江程文件归档

(1)对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现

状、具有保存价值的各种载体的文件，均应采集齐全，整理立卷后归

档。

°(2)工程文件的具体归档围按照现行《建设工程文件归档整理规》

(GB/T50328—2001)中"建设工程文件归档围和保管期限表"共5大

类执行。

二、建设工程文件档案资料管理职责

建设工程档案资料的管理涉与到建设单位、监理单位、施工单位等以

与地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档(putting

intorecord)有三方面含义：

Q)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过

程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；

(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形

成的文件向建设单位档案管理机构移交；

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(3)建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规》(GB/T

50328—2001)要求将汇总的该建设工程文件档案向地方城S档案管理

部门移交。

(-)通用职责

Q)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工与验收规、工程合

同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。

(2)工程档案资料应随工程进度与时采集、整理，并应按专业归

类，认真书写，字迹清晰，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表

格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人

负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位

档案管理员负责工程档案资料的采集、整理工作。

(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或者损毁、丢失等,

应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

(二)建设单位职责

Q)在工程招标与与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合

同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要

求,

’(2)采集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进

行立卷归档；

(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程

文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工

程文件的形成、积累和立卷归档工作；

(4)采集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档

案；

'(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程

档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工

验收；

(6)对列入当地城建档案管理部门接收围的工程，工程竣工验收3

个月，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；

(7)必须向参预工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建

设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；

(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织

竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，

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收费标准按照所在地相关文件执行。

(三)监理单位职责

(1)应设专人负责监理资料的采集、整理和归档工作，在项目监理

部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，

监理资料应在各阶段监理工作结束后与时整理归档。

(2)监理资料必须与时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，

对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监

督、检杳；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷

归档进行监督、检查。

(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、

检查工程文件的形成积累和立卷归档工作；

(4)编制的监理文件的套数、提交容，提交时间，应按照现行《建

设工程文件归档犍规》(GB/T50328—200])和各地瞬档案管理部

门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，与时移交建设单位，

由建设单位采集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照

《建设工程监理规》(GB50319--2000)的要求，与时由项目监理醐I

供。

(四)施工单位职责

Q)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任

制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施

工文件应设专门的部门传人)负责采集和整理。

(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责采集、汇总各分包单

位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立

卷后与时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包

单位负责采集、控理、立卷其承包项目的工程文件，并应与时向建设

单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全

面反映工程建设活动的全过程。

(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案

的组织、编制工作。

(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进

行工程竣工验收。

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(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要

求，但应有完整施工文件移交建设单位与自行保存，保存期可根据工

程性质以与地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工

文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

(五)地方城建档案管理部门职责

(1)负责接收和保管所辖围应当永久和长期保存的工程档案和有关

资料。

(2：负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法

规的实施。

(3)列入向本部门报送工程档案围的工程项目，其竣工验收应有本部

门参加并负责对移交的工程档案进行验收。

三、建设工程档案编制质量要求与组卷方法(☆☆)

对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国

家质量检验检疫总局于2002年1月10日联合发布，2002年5月1日

■件归(GB/T50328—20010,

此外，尚酶行《科糊术档案案卷构成的普通要求》(GB/T11822-

2000)、《技术制图复制图的折叠方法》(GBI0609.3—89)、《城市建

设档案案卷质量规定》(建办(1995]697号)等规或者文件的规定与各省、

市地方相应的地方规执行。

(一)归档文件的质量要求，

(1)归档的工程文件普通应为原件。

(2)工程文件的容与其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施

工、监理等方面的技术规、标准和规程。

(3)工程文件的容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨

水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠

笔、复写纸、铅笔等。

'(5)工瘴文件应有迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完

备。

°(6)工程文件中文字材料幅画尺寸规格宜为A4幅面(297mmx

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210mm）。道采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸。

图纸普通采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不

得使用计算机所出图纸的复印件。

(8所)有竣工图均应加盖竣工图章。

(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结

构、工艺、平面布置等有重大改变，或者变更部份超过图面1/3的，

应当重新绘制竣工图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB

10609.3—89)统f®成A4幅画,图标栏露在外面。

Q1)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，

主要技术指标解(像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证

质量，以适应长期安全保管。

(12)工程档案资料的照片(含底片)与声像档案，要求图象清晰，

声音清晰，文字说明或者容准确。

(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签

字，在不能够使用原件时，应在复印件或者抄件上加盖公章并注明原

件保存处。

(二)归档工程文件的组卷要求

1.立卷的原则和方法

Q)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷文件的有机联系，便

于档案的保管和利用；

(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程

组卷；

(3)安卷采用如下方法：

1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施

工文件、竣工图、竣工验收文件5部份；

2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单

位等组卷；

3)《理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

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（4）立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，普通不超过40MM;

2）案卷不应有重份文件，不同载体的文件普通应分别组卷。

2.卷文件的罗列

（1）文字材料按事项、专业顺序罗列。同一事项的请示与批复、同

一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在

后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序罗列。

（2图）纸按专业罗列，同专业图纸按图号顺序罗列。

（3既）有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3.案卷的编目

Q）编制卷文件页号应符合下列规定：

1）卷文件均按有书写容的页面编号。每卷单独编号，页号从"1"

开始。

2）页号编写位置:单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，

正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3）成套图纸或者印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录

可代替卷目录，不必重新编写页码。

4）案卷封面、卷目录、卷备考表不编写页号。

（2）卷目录的编制应符合下列规定：

1）卷目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规》中附录B

的要求。

2）,号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1挨次标注。

3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，

选择两个主要责任者，其余用"等"代替。

4）文件编号：填写工程文件原有的文号或者图号。

5）文件题名：填写文件标题的全称。

6）日期：填写文件形成的日期。

7）页次：填写文件在卷所罗列的起始页号。最后一份文件填写起

止页号。

8）卷目录罗列在卷文件之前。

（3）卷备考表的编制应符合下列规定：

1）卷备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规》中附

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录C的要求。

2）卷备考表主要标明卷文件的总页数、各类文件数照（片数），以

与立卷单位对案卷情况的说明。

3）卷备考表罗列在卷文件的尾页之后。

（4）案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面形式。案

卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规》中附录D的要

求。

2）案卷封面的容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单

位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位

填写。

4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由

档案馆填写。

5）案卷觥名应简明、准确地揭示卷文件的容。案卷题名应包括工

程名称、专业名称、卷文件的容。

6）编制单位应填写案卷文件的形成单位或者主要责任者。

7）起止日期应填写案卷全部文件形成的起止日期。

8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期

限见现行《建设工程文件归档整理规》中附录A的要求。永久是指工

程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿

命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷有不同保管期限的文

件，该案卷保管期限应从长。

9）工程档案套数普通不少于两套，一套由建设单位保管，另一套

原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受围规规定可以各城市

根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管

理部门问询。

10）密级分为绝密、、秘密三种。同一案卷有不同密级的文件，应

以高密级为本卷密级。

（5）卷目录、卷备考建卷封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅画

统一采用A4幅画。

四、建设工程档案验收与移交（☆☆）

（一验）收

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(1)列入城建档案管理部门档案接收围的工程，建设单位在组织工

程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建

设单位未取得城硅档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工

验收。

(2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下

容：

1)工程档案分类齐全、系统完整；

2)工程档案的容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状

况；

’3)工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理

规》的规定；

4)竣工卤绘制方法、图式与规格等符合专业技术要求，图面整

洁，盖有竣工图章；

‘n’3文件的形成、’来源符合实际，要求单位或者个人签章的文件，

其签章手续完备；

6)文件材质、‘幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

工程档案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工

程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收。

(3国)家、省市重点工程项目或者一些特大型、大型的工程项目的预验

收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。

(4)为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部

门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检直、验收。编制单

位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或者盖章。对不符合

技

术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重

做。不符合要求者，不能交工验收。

(5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设

单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人

员应对接收的档案负责。

(6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收。并对编制报送工

程档案进行业务指导、催促和检查。

(二)移交

Q)列入城建档案管理部门接收围的工程，建设单位在工程竣工验

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收后3个月向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。

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（2）停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。

（3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理

单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应

当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月向城建档案管理部

门移交。

（4）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手

续，填写移交目录双方签字、盖章后交接。

（5）施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档

案按合同或者协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。

五、建设工程监理文件档案资料管理（☆☆☆）

建设工程监理文件档案资料管理主要容是：监理文件档案资料

收、发文与登记；监理文件档案资料传阅；监理文件档案资料分类存

放；监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。

（一）监理文件和档案收文与登记

所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登

记）.应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位部（门）、文件

编号以与收文日期，必要时应注明接收件的具体时间，最后由项目监

理部负责收文人员签字。

监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部份容是否

可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以

与该材料质保证明的原件保存处等。

如不同类型的监理信息之间存在相互对照或者追溯关系时（如：监

理工程师通知单和监理工程师通知回复单），在分类存放的情况下，

应在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处。

资料管理人员应检有文件档案资料的各项容填写和记录真实完

整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和

打印代替手写签认。文件档案资料以与存储介质质量应符合要求，所

有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或者打印生成，

以适应长期保存的要求。

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有关工程建设照片与声像资料等应注明拍摄日期与所反映工程建

设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或者由其授权的监理

I

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程师进行处理，重要文件容应在监理日记中记录。

部份收文如涉与到建设单位的工程建设指令或者设计单位的技术核定单

以与其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏予以发布。

（二）监理文件档案资料传阅与登记

由建设工程项目监理部总监理工程师或者其授权的监理工程师确

定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员和围，并注明

在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。也可按文件传阅纸样

式刻制方形图章，盖在文件空白处，代替文件传阅纸。每位传阅人

员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限

不应超过该

文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还信息管理人员归档。

（三）监理文件资料发文与登记

发文由总监理工程师或者其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理

部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在

文件首页标注"急件"字样。

所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发

文登记表上登记。登记容包括：文件资料的分类编码、发文文件名

称、摘要信息、接收文件的单位部（门）名称、发文日期强（调时效性的

文件应注明发文的具体时间）。收件人收到文件后应签名。

发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件

签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位

传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期

限。重要文件的发文容应在监理日记中予以记录。

项目监理部的信息管理人员应与时将发文原件归入相应的资料柜

（夹中），并在目录清单中予以记录。

（四）监理文件档案资料分类存放

监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科

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学的分朝法进存放，这样既可满足项目实施过ew阅、求证的需

要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有

存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料

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夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。

信息管理人员则应根据项目规模规划各资料柜和资料夹容。

文件和档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应

保持记录介质的清洁和不破损。

项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制

定，监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框

架性原则，以便统一管理并体现出企业特色。

（五）监理文件档案资料归档

监理文件档案资料归档容、组卷方法以与监理档案的验收、移交

和管理工作，应根据现行《建设工程监理规》与《建设工程文件归档

整理规》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理

行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。

对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程

中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核杳和统计，并与

时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。

监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印

件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在监理实践中浮现作废和遗失

等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。

如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录

经相关责任人员签领定、正式例并已存入项目部相关资料夹中

时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文

件属性为"只读"，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查

阅。在项目文件档案资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记

录删除。

按照现行《建设工程文件归档朝规》（GB/T50328-2001）,监

理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：

1）监理规划（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档

案管理部门保存）；

2）监理实施细则（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建

档案管理部门保存；

3）监理部总控制计划等（建设单位长期保存，监理单位短期保

存）•

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（2）监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单位长期

保存，送城建档案管理部门保存）.

（3）监理会议记要中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单

位长期保存，送城建档案管理部门保存）O

（4）进度控制：

1）工程开工/复工审批表（建设单位长期保存，监理单位长期保

存，送城建档案管理部门保存）；

2）工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存，监理单位长期保

存，送城建档案管理部门保存）。

（5）质量控制：

1）不合格项目通知（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城

建档案管理部门保存）；

2）质量事故报告与处理意见（建设单位长期保存，监理单位长期保

存，送城建档案管理部门保存）O

（6）造价控制：

1）预付款报审与支付（建设单位短期保存）；

2）月付款报审与支付（建设单位短期保存）；

3）设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位长期保存）；

4）工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理

部门保存）.

（7）分包资质：

1）分包单位资质材料（建设单位长期保存）；

2）供货单位资质材料（建设单位长期保存）；

3）试验等单位资质材料（建设单位长期保存）。

（8）监理通知：

1）有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）；

2）有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）；

3）有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）.

（9）合同与其他事项管理：

1）工程延期报告与审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存，

送城建档案管理部门保存）；

2）费用索赔报告与审批（建设单位、监理单位长期保存）；

3）合同争议、违约报告与处理意见（建设单位永久保存，监理单位

长期保存，送城建档案管理部门保存）；

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4）合同变更材料（建设单位、监理单位长期保存,送城建档案管理

部门保存）。

（10）监理工作总结：

1）专题总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）；

2）月报总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）；

3江题工总结健设单位、监理单位长期所，送城建档案管理

部门保存）；

4）质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理

部门保存）。

（六）监理文件档案资料借阅、更改与作废

项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建

设单位或者施工单位确有需要，应经过总监理工程师或者其授权的监

理工程师允许，并在信息管理部门办理借阅手续。监理人员在项目

实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归

还时间。信息管理人员办理有关借阅手续后，应在文件夹的附目录

上作特殊标

记,避免

其猛监理人员直阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱。

监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉与审批

程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批

时，新责任人必须获得所依据的背景资料，监理文件档案更改后，由

信息管理部门填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文

件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文

件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版

本收回作废。考虑到日后有可能浮现追溯需求，信息管理部门可以保

存作废文件的样本以备查阅。

六、监理工作的基本表式（☆☆☆）

建设工程监理在施工阶段的基本表式按照《建设工程监理规》

（GB50319—2000）附录执行，该类表式可以T多用，由于各行业各

部门各地区已经各自形成一套表式，使得建设工程参建各方的信息行

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为不规、不协调，因此，建立一套通用的，适合建设、监理、施工、

供货各方，适合各个行业、各个专业的统一表式已显示充分的必要

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性，可以

大大提高我国建设工程信息的标准化、规化。根据《建设工程监理

规》（GB50319—2000）,规中:

A类表共10个表（Al—A10）,为承包单位用表，是承包单位与监理单位

之间的联系表，由承包单位填写，向监理单蹒交申请或者回复。

B类表共6个表（Bl—B6）,为监理单位用表，是监理单位与承包单位之

间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出的指令或者批复。

C类表共2个表（Cl、C2）,为各方通用表，是工程项目监理单位、承包

单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。

（一）承包单位用表（A类表）

本婢共10个，A1-A10,主要用于施工阶段。使用时应注意以下

容•

1.工程开工/复工报审表（A1）

施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时

填写，如整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉与多个单

位工程且开工时间不同，则每一个单位工程开工都应填报一次。申请

开工时，承包单位认为已具备开工条件时向项目监理部申报”工程开

工

报审表"，监理工程师应从下列几个方面审核，认为具备开工条件

时，由总监理工程师签署意见，报建设单位。

由于建设单位或者其他非承包单位的原因导致工程暂停，在施工暂

停原因消失、具备复工条件时，项目监理部应与时催促施工单位尽

快报

请复工；由于施工单位原因导致工程暂停，在具备恢复施工条件时，

承包单位报请复工报审表并提交有关材料，总监理工程师应与时签署

复工报审表，施工单位恢复正常施工。

2.施工组织设计（方案）报审表（A2）

施工单位在开工前向项目监理部报送施工组织设计（施工方案的）同

时，填写施工组织设计（方案）报审表，施工过程中，如经批准的施工

组织设计（方案）发生改变，工程项目监理部要求将变更的方案报送

时，也采用此表。施工方案应包括工程项目监理都要求报送的分部（分

项）工程施工方案，季节性施工方案，重点部位与关键工序的施工工艺

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方案，采用新材料、新设备、新技术、新工艺的方案等。总监理工程

师应组织审查并在约定的时间核准，同时报送建设单位，需要修改

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时，应由总监理工程师签发书面意见退回承包单位修改后再报，重新

审核。

3.分包单位资格报审表(A3)

由承包单位报送监理单位，专业监理工程师和总监理工程师分别

签署意见，审查批准后，分包单位完成相应的施工任务。

4.报验申请表(A4)

本表主要用于承包单位向监理单位的工程质量检查验收申报。用

于隐蔽工程的检查和验收时，承包单位必须完成自检并附有相应工

序、部位的工程质量检直记录；用于施工放样报检时应附有承包单位

的施工放样成果；用于分项、分部、单位工程质量验收时应附有相关

符合质量验收标准的资料与规规定的表格。

5.工程款支付申请表(A5)

在分项、分部工程或者按照施工合同付款的条款完成相应工程的质量

已通过监理工程师认可后，承包单位要求建设单位支付合同项目与

合同外项目的工程款时，填写本表向工程项目监理部申报。•

工程项目监理部的专业工程监理工程师对本表与其附件进行审批，提

出审核记录与批复建议。允许付款时，应注明对付的款额与其计算方

法，报总监理工程师审批，并将审批结果以"工程款支付证书"(B3)

批复给施工单位并通知建设单位。不允许付款时应说明理由。

6.监理工程师通知回复单(A6)、

本表用于承包单位接到项目监理部的"监理工程师通知单"(B1),

并已完成为了监理工程师通知单上的工作后，报请项目监理部进行核

查。表中应对监理工程师通知单中所提问题产生的原因、整改经过和

今后预防同类问题准备采取的措施进行详细的说明，且要求承包单位

对每一份监理工程师通知都要予以答复。监理工程师应对本表所述完

成的工作进行核查，签署意见，批复给承包单位。本表普通可由专业

工程监理工程师签认，重大问题由总监理工程师签认。

7.工程暂时延期申请表(A7)

当发生工程延期事件，并有持续性影响时，承包单位填报本表，

向工程项目监理部申请工程暂时延期；工程延期事件结束，承包单位

向工程项目监理部最终申请确定工程延期的日历天数与延迟后的竣工

日期。此时应将本表表头的“暂时"两宇改为"最终"。申报时应在

本表中详细说明工程延期的依据、工期计算、申请延长竣工日期，并

附有证明材料。工程项目监理部对本表所述情况进行审核评估，分别

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用”工程暂时延期审批表"（B4）与"工程最终延期审批表"（B5）批复

承包单位项目经理部。

8费.用索赔申请表（A8）

本表用于套用索赔事件结束后，承包单位向项目监理部提出费用

索赔时填报。在本表中详细说明索赔事件的经过、索赔理由、索赔金

额的计算等，并附有必要的证明材料，经过承包单位项目经理签字。

总监理工程师应组织监理工程师对本表所述情况与所提的要求进行审

查与评估，井与建设单位商议后，在施工合同规定的期限签署"费用

索赔审批表"（B6）或者要求承包单位进一步提交详细资料后重报申请,

批复承包单位。

9.工程材料/构配件/设备报审表（A9）

本表用于承包单位将进入施工现场的工程材料/构配件经自检合

格后，由承包单位项目经理签章，向工程项目监理部申请验收；对运

到施工现场的设备，经检查包装无破损后，向项目监理部申请验收，

并移交给设备安装单位。工程材料/构配件还应注明使用部位。随本

表应同时报送材料/构配件/设备数量清单、质量证明文件（产品出厂

合格证、材质化验单、厂家质量检验报告、厂家质量保证书、进口商

品海关报检证书、商检证等）、自检结果文件（如复检、复试合格报告

等）。项目监理部应对进入施工现场的工程材料/构配件进行检验包（

括抽验、平行检验、见证取样送检等）；对进厂的大中型设备要会同设

备安装单位共同开箱验收。检验合格，监理工程师在本表上签认，注

明质量控制资料和材料试验合格的相关说明；检验不合格时，在本表

上签批不允许验收，工程材料/构配件/设备应清退出场，也可据情

况批示允许进场但不得使用于原拟定部位。

10.工程竣工报验单（A10）

在单位工程竣工，承包单位自捡合格，各项竣工资料齐备后，承

包单位填报本表向工程项目监理部申请竣工验收。表中附件是指可用

于证明工程已按合同约定完成并符合竣工验收要求的资料。总监理工

程师收到本表与附件后，应组织各专业工程监理工程师对竣工资料与

各专业工程的质量进行全面检查，对检查出的问题，应催促承包单位

与时整改，合格后，总监理工程师签署本表，并向建设单位提出质量

评估报告，完成竣工预验收。

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(二)监理单位用表(B类表)

本物共6个，B1-B6,主要用于施工阶段。使用时应注意以下

容•

1烝理工程师通知单(B1)

本表为重要的监理用表。是工程项目监理部按照委托监理合同所

授予的权限，针对承包单位浮现的各种问题而发出的要求承包单位进

行整改的指令性文件，工程项目监理部使用时要注意尺度，既不能不

发通知，也不能滥发，以维护监理通知的权威性。监理工程师现场发

出的口头指令与要求，也应采用此表，事后予以确认。承包单位应使

用“监理工程

知回复单"(A6回)复。本表普通可由专业工程监理工程师签发，但发

出前必须经过总监理工程师允许，重大问题应由总监理工程师签发。

填写时，"事由"应填写通知容的主题辞，相当于标题，"容"应写

明发生问题的具体部位、具体容，写明监理工程师的要求、依据。

2.工程暂停令(B2)

在建设单位要求且工程需要暂停施工；浮现工程质量问题，必须

停工处理；浮现质量或者安全隐患，为避免造成工程质量损失或者危

与人

身安全而需要暂停施工；承包单位未经许可擅自施工或者拒绝项目监

理部管理；发生了必须暂停施工的紧急事件时；发生上述五种情况

中任

何一种，总监理工程师应根据停工原因、影响围，确定工程停工围，

签发工程暂停令，向承包单位下达工程暂停的指令。表必须注明工程

暂停的原因、围、停工期间应进行的工作与责任人、复工条件等。签

发本表要谨慎，要考虑工程暂停后可能产生的各种后果，并应事前与

建设单位商议，宜取得一致意见。

3.工程款支付证书(B3)

本表为项目监理部收到承包单位报送的"工程款支付申请表"(A5)

后用于批复用表，由各专业工程监理工程师按照施工合同进行审核，

与时抵扣工程预付款后，确认应该支付工程款的项目与款额，提出意

见，经过总监理工程师审核签认后，报送建设单位，作为支付的证

明，同时批复给承包单位，随本表应附承包单位报送的"工程款支付

申请表"(A5)与其附件。

4.工程暂时延期审批表(B4)

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本表用于工程项目监理部接到承包单位报送的"工程暂时延期申

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请表”（A7）后，对申报情况进行调直、审核与评估后，初步做出是否

允许延期申请的批复。表中"说明"是指总监理工程师允许或者不允

许

工程暂时延期的理由和依据。如允许，应注明暂时允许工期延长的日

数，延长后的竣工日期。同时应指令承包单位在工程延长期间，陵延

期时间的推移应陆续补充的信息与资料。本表由总监理工程师签发，

签发前应征得建设单位允许。

5.工程最终延期审批表（B5）

本表用于工程延期事件结束后，工程项目监理部根据承包单位报送的

"工程暂时延期申请表"（A7）与延期事件发展期间陆续报送的有关资

料，对申报情况进行调查、审核与评估后，向承包单位下达的最终是

否允许工程延期日数的批复。表中"说明”是指总监理工程师允许或

者

不允许工程最终延期的理由和依据，同时应注明最终允许工期延长的

日数与

竣工日期。本表由总监理工程师签发，签发前应征得建设单位允许。