工程现场会议管理制度

工程现场会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强工程现场会议管理，提高会议效率，明确会议决策跟踪责任，根据公司相关管理制度及实际工作需要，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有涉及工程现场的会议管理，包括但不限于项目协调会、进度汇报会、质量分析会等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）会议应注重决策的可行性与执行力的结合，确保会议决策能够得到有效落实。

（三）会议组织应提前规划，避免临时动议，减少无准备之会议。

第四条会议分类

根据会议的性质和内容，将工程现场会议分为以下几类：

（一）定期会议：按照规定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

（二）临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

（三）专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

第五条会议权限

（一）定期会议的召开由各项目负责人或其授权人决定。

（二）临时会议及专题会议的召集，需由项目负责人或公司管理层批准。

（三）所有会议的召集均需明确会议目的、议程和预期成果。

第六条参会人员

（一）会议组织者应根据会议内容确定参会人员名单，严格控制会议规模，确保与会议议题直接相关的人员参加。

（二）参会人员应准时出席，因故不能参加者，需提前向会议组织者请假。

第七条会议纪律

（一）会议期间，参会人员应关闭移动通讯设备或调至静音状态，保持会场安静。

（二）会议内容属于公司内部信息，参会人员应保守秘密，不得擅自泄露。

（三）会议中应保持尊重，积极发言，禁止任何形式的人身攻击。

本制度的后续章节将对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等分别进行详细规定。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）会议组织者应根据会议目的制定详细的会议议程，明确会议议题、时间安排及预期目标。

（二）会议议程应提前至少一个工作日发送给参会人员，以便参会人员提前准备发言材料。

（三）会议组织者负责预定会议室、布置会场，并确保会议所需设备（如投影仪、音响、白板等）正常运行。

第二条会议通知

（一）会议组织者需向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程及参会人员名单。

（二）会议通知应明确指出会议的重要性，对于需要决策的议题，应提醒参会人员做好决策准备。

第三条会议签到

（一）会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

（二）会议组织者应对迟到、早退及无故缺席的参会人员进行记录，并在会议结束后进行通报。

第四条会议议程执行

（一）会议主持人应严格按照议程进行，确保每个议题都有充分的讨论时间。

（二）会议主持人要引导参会人员围绕议题展开讨论，避免跑题，确保会议效率。

（三）会议期间，如需调整议题顺序或增加临时议题，需经会议主持人及参会人员一致同意。

第五条会议记录

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议过程中的主要讨论内容、决策结果及待办事项。

（二）会议记录应客观、准确、详细，便于会后形成会议纪要。

第六条会议决策

（一）会议决策应充分讨论，确保决策的科学性和可行性。

（二）会议决策需明确责任人和完成时限，确保决策能够得到有效执行。

第七条会议总结

（一）会议主持人应在会议结束时对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作安排。

（二）会议组织者应在会议结束后一个工作日内，将会议纪要发送给参会人员，以便大家对会议内容进行回顾和执行。

第八条会议反馈

（一）参会人员对会议内容、流程及效果等方面如有意见和建议，可向会议组织者反馈。

（二）会议组织者应认真对待反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

（一）会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿编制，确保纪要内容准确、完整。

（二）会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、责任人及完成时限等关键信息。

（三）会议纪要初稿需经会议主持人审核批准后，由会议组织者在两个工作日内发送给所有参会人员。

第二条会议纪要的审批流程

（一）会议纪要发布前，应提交给相关负责人进行审批，确保纪要内容符合会议实际决策。

（二）审批通过后，会议纪要应以正式文件形式发布，同时抄送相关部门和人员。

第三条决策事项的跟踪

（一）会议纪要中明确的决策事项，责任部门或责任人应按照完成时限制定具体实施计划。

（二）会议组织者应建立跟踪机制，定期检查决策事项的执行进度，并及时向公司管理层报告。

第四条执行进度的汇报

（一）责任人应在规定时间内向会议组织者汇报决策事项的执行进度。

（二）会议组织者应将执行进度汇总，定期在会议上进行通报，确保决策事项的透明度和公开性。

第五条问题反馈与协调

（一）在决策事项执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，寻求协调与支持。

（二）会议组织者应协助解决执行过程中出现的问题，确保决策事项能够顺利推进。

第六条会议纪要的归档与查阅

（一）会议纪要发布后，应按照公司档案管理规定进行归档，以便日后查阅。

（二）会议纪要的电子版和纸质版应分别存档，确保资料的安全与完整。

第七条跟踪结果的评估与应用

（一）会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

（二）评估结果应用于优化会议管理流程，提高会议决策的执行力和工作效率。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

（一）会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

（二）会议组织者需在会议前至少两个工作日提交会议室预订申请，并提供会议时间、参会人数等信息。

（三）行政部门或管理人员应合理安排会议室使用，避免冲突，确保会议顺利进行。

第二条会议室布置与设备

（一）会议室应根据会议类型和参会人数进行合理布置，确保座位充足，通道畅通。

（二）会议所需设备（如投影仪、音响、白板等）应提前进行检查和调试，确保会议期间正常运行。

第三条会议室使用规范

（一）会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持室内整洁，禁止吸烟和乱丢垃圾。

（二）会议结束后，会议组织者应负责组织清理会议室，恢复原状，关闭电源和设备。

第四条会议室设备维护

（一）会议室设备应由专人负责维护和管理，定期检查设备状态，及时维修故障设备。

（二）会议组织者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现异常情况应及时报告。

第五条会议室钥匙管理

（一）会议室钥匙由行政部门或指定管理人员负责保管，会议组织者在使用期间需签字领取。

（二）会议结束后，会议组织者应及时归还钥匙，如有遗失，需立即报告并按照公司规定处理。

第六条紧急情况处理

（一）如遇紧急情况，如设备故障、突发停电等，会议组织者应立即联系行政部门或管理人员处理。

（二）行政部门或管理人员应制定应急预案，确保会议室使用不受影响。

第七条会议室使用记录

（一）行政部门或管理人员应建立会议室使用记录，记录每次会议的召开时间、参会人数、使用设备等信息。

（二）会议室使用记录应定期进行统计和分析，以便于优化会议室资源分配，提高使用效率。

第八条违规处理

（一）对于违反会议室管理规定的个人或部门，将按照公司相关规定给予警告或处罚。

（二）情节严重者，将追究相关人员责任，确保会议室管理规定的严肃性和