综合办公室会议管理制度

综合办公室会议管理制度第一章总则

一、为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据公司相关规定，特制定本制度。

二、本制度适用于公司综合办公室召开的各类会议，包括但不限于：总经理办公会议、部门例会、专题协调会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，注重实效，提高工作效率；

2.精简会议，控制规模，缩短时间；

3.明确议程，充分准备，保证质量；

4.遵守纪律，保守秘密，确保安全；

5.及时反馈，跟踪落实，强化执行力。

四、会议组织者应认真履行职责，确保会议的顺利进行；与会人员应积极参与，认真讨论，为会议决策提供有力支持。

五、会议记录应真实、准确、完整，会议纪要应及时发放，确保相关人员了解会议内容。

六、违反会议管理制度的相关责任人，将按照公司规定给予相应处罚。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议议题、时间安排、与会人员等。

3.发放会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向与会人员发放会议通知，确保相关人员提前做好准备。

4.准备会议材料：会议组织者应收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并在会议召开前至少1个工作日发放给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，会议组织者应确保与会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和与会人员。

3.会议议题讨论：按照议程安排，逐项讨论会议议题。与会人员应充分发表意见，会议主持人应确保讨论有序进行。

4.会议决策：针对讨论的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，确保会议纪要的准确性。

3.会议记录应在会议结束后1个工作日内完成，并提交给会议组织者审核。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.会议组织者应收集会议材料，整理会议纪要，并在会议结束后3个工作日内发放给与会人员。

3.与会人员应按照会议决议，及时开展工作，确保会议决策的贯彻落实。

五、会议反馈

1.会议组织者应在会议结束后，对会议效果进行评估，收集与会人员的意见和建议，以提高会议质量。

2.会议组织者应针对会议反馈，及时调整会议管理制度，不断完善会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人根据会议内容编制，确保记录准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、与会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要经会议组织者审核后，应在会议结束后3个工作日内发放给与会人员及相关部门。

4.会议纪要的发放应采取适当方式，确保相关人员及时收到并阅读。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各部门负责人应按照会议决议，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.会议组织者应对会议决议的执行情况进行定期跟踪，了解进度，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中遇到的问题，会议组织者应及时协调解决，确保会议决议的顺利实施。

三、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档应包括电子版和纸质版，确保资料完整、安全。

3.公司员工可根据工作需要，申请查阅会议纪要，会议组织者应提供便利。

四、会议决议的评估与反馈

1.会议组织者应定期对会议决议的执行情况进行评估，总结经验教训，提高决策质量。

2.各部门负责人应积极反馈会议决议的执行情况，为改进会议管理制度提供依据。

3.会议组织者应根据评估结果，对会议纪要的跟踪落实情况进行改进，完善会议管理制度。

五、会议纪要的更新与修订

1.如会议决议在执行过程中发生变化，会议组织者应及时更新会议纪要，并通知相关人员。

2.会议纪要的修订应遵循公司规定，确保修订过程的规范性和合法性。

3.修订后的会议纪要应重新发布，确保相关人员了解最新的会议内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.行政管理部门负责统筹安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

3.会议组织者应在会议召开前至少3个工作日提交会议室申请，并注明会议时间、地点、人数等信息。

二、会议室布置与设施

1.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设备齐全、功能正常。

2.会议组织者应根据会议需求，提前布置会议室，包括座位安排、投影设备、音响系统等。

3.会议室应保持整洁，严禁在会议室内吸烟、进食，确保会议环境舒适。

三、会议室使用规范

1.会议召开期间，与会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得随意离席。

2.会议室内不得大声喧哗，手机应调至静音或振动状态，以免影响会议进行。

3.会议组织者应确保会议内容保密，严禁泄露公司内部信息。

四、会议室设备管理

1.会议室设备使用前，行政管理部门应对设备进行调试，确保设备正常运行。

2.会议组织者应在会议结束后，及时归还借用设备，如有损坏，应承担相应责任。

3.行政管理部门应定期对会议室设备进行维护保养，确保设备使用寿命。

五、会议室安全与卫生

1.会议室应定期进行消防安全检查，确保消防设施完好。

2.会议组织者应负责会议期间的卫生清洁工作，确保会议室卫生状况良好。

3.行政管理部门应加强对会议室的安全管理，确保会议召开期间的安全。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用按照公司规定执行，各部门需合理使用，避免浪费。

2.行政管理部门应定期公布会议室使用费用，接受公司监督。

3.对于违反会议室管理规定的行为，将按照公司规定予以处罚。

第五章附则

一、本制度的解释