水利工程档案管理实施细则

第一章总则第一条为切实加强×××公司工程建设项目档案管理工作，有效地保护和利用档案，确保工程建设项目档案的准确、系统和安发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2008]366术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）及国家档案局、计委颁发的《基本建设项目档案资料管理规定》及有关规定，结合×××公司工程项目建设的实际，制定本实施细则。第二条×××公司工程建设项目档案是指在工程建设管理工作（包括从项目筹划到工程竣工验收各环节）中直接形成的、对集团公司有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对×××公司工程项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。第三条工程建设项目档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分，各参建单位必须将其纳入工程建设与管理的全过程，按照“统一领导，分级管理”的原则，切实加强领导，强化措施，明确职责，确保档案规范化管理。第四条本实施细则适用于×××公司工程建设项目档案管第二章档案管理第五条×××公司工程建设管理部（以下简称工程部）负责制定工程总体档案分类办法，指导项目组及各参建单位进行工程建设档案的编制、整理、归档工作，负责总体工程建设项目档案专项验收工作。各项目组是工程建设管理的责任主体，对档案管理工作负责。其他有关单位也要各负其责，要按照“一级对一级负责”的要求，明确分管负责人，落实责任部门。第六条工程建设项目档案工作要按照在工程建设中的项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制，确保档案工作与工程建设同步实施：即从工程建设前期就应进行文件材料收集和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议（合同、责任状等）时，应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量。对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工验收。第七条各承建单位要建立健全档案管理工作制度，切实解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题，保证档案管理工作的顺利进行。照片（含底片）、磁盘、光盘等，是工程建设最直观、生动、形象的历史记录，是工程档案的重要组成部分，工程建设初期应明确专必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。第九条各有关单位要强化档案部门参加设备开箱工作，凡有科学论证、引进技术或引进设备的项目，要注意做好引进技术、设备资料和图纸的收集整理工作。无论通过何种渠道获得的与引进技术、设备有关的档案材料，均应及时交档案管理部门或档案管理人员统一管理。第十条工程技术人员应按要求及时收集材料，定期整理。档案管理人员按要求做好立卷、归档、排架等档案管理工作，和工程技术人员一起承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案，做好调借档案等服务工作。要严格执行党和国家的保密政策和保密制度，维护技术档案的安全和国家的机密，在工程竣工验收时提交完整的档案资料。任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为己有或拒绝归档。工作调动前必须交清有关档案资料，否则不能办理调动手续。第三章质量要求第十一条工程档案整理质量必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的质量要求，照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求。具体应做到：（一）字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。（二）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（三）复印打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰牢固程度应符合设备规定质量。（四）录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。（五）电子文件应以光盘为长期介质。第十二条工程档案质量是工程建设质量体系的重要组成部分，是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容，必须将其纳入工程质量管理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。第十三条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件（单独立卷按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图上加盖竣工图章（竣工图章的内容与规格详见附件1并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。施工单位需提交竣工图四份。竣工图的编制形式和深度按以下情形区别对待：一、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；二、凡在施工过程中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。三、凡结构、工艺、平面布置、项目以及有其它改变或重大变更的，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。第十四条竣工图章的使用。（一）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。（二）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。（三）竣工图章使用不褪色红印泥。第十五条项目文件的组卷要求。（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。第四章项目文件的收集第十六条工程项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体开工存在的全部文件，都应按要求进行归档。第十七条收集范围。凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项一、竣工资料编制内容（归档范围）1.前期工作资料：项目建议书、评审记录及批文；可行性研究报告、评审及批文（可研委托安全预评价、环评报告、评审及批复文件（安评、环评委托有关前期工作文件、纪要等（如原件需归入文书档案，将复印件归入基建档案管理，加盖“原件已存”勘察、设计单位选定（资质审查、队伍确定，如定向议标选定，经上报审批后，组织勘察、设计取费及相关事宜谈判，形成纪要，与水文、气象等）资料、设计文件资料（总体规划设计、初步设计、施工图设计、设计计算书、关键技术试验、技术秘密/专利、设计评价/鉴定/审批等）、初步设计及概算审批文件。3.工程管理资料：项目部成立及职责分工文件；项目投资计划文件、工程建设招、投、中标文件、承发包合同、协议（超过30招议标文件及经济技术审查意见、发标、评委名单及签到表、投标书、开标统计、评委评分及统计、中标通知书、议标多次报价、承诺及会议纪要、定向议标会议纪要及与会人员签字施工单位执照、资质证明；征用土地等有关资料（征地批准文件和红线图、征地和拆迁协议书等安全卫生“三同时”及消防审批文件；建设项目开工报告（投资2千万以上必须办理工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程建设有关的文件、纪要等。4.设备/物资购置资料：国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、合同、协议和往来函件等；国产或引进维修保养说明书、备件目录、随机的全套图纸、磁盘、光盘等各种载体的文件材料引进材料、设备商检资料；材料、设备验收资以上资料由集团公司发展规划部、工程建设管理部、工程建设项目部、施工单位共同收集。第十八条收集时间。各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术，设备文件必须首先由建设管理单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。第五章项目文件的整理与移交第十九条工程建设项目档案整理要求。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。第二十条工程建设项目档案的整理。集团公司综合部负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。一、编制实体分类方案（一）根据国家和水利部、水利厅关于工程建设项目档案管理的有关规定，制定工程实体分类方案。（二）按照实体分类方案对全部档案进行统一的分类和编号。（三）对全部项目档案进行清点，编目，编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。二、案卷内文件材料的排列（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（三）设备档案按照依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是同各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，单独归档。三、案卷编目。案卷编目的内容包括：编写案卷页号、案卷封面的编制、案卷背脊的编制、卷内目录的编制和备考表的编制。（一）编页号：页号是案卷内文件材料排列的顺序号。编写案卷页号就是将案卷内每一页文件材料排列顺序，保证卷内完整、系统与安全，便于利用，便于管理，便于确切统计卷内文件材料的数量。页号的编写均以有书写内容的页面编写页号，建议使用铅笔。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号。但是图样材料由于折叠和复制图标题栏在右下角，所以页号编写位置可以在紧靠标题栏的外左下角。案卷（二）卷内目录的填写：卷内目录是登记文件及其排列次序的目录，实际上是揭示卷内文件的内容与数量的清单。卷内目录起到便于查阅，便于统计单份文件，利于保护卷内文件的作用（见下表）。档号:X-1-11书21、序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。2、文件编号：填写文件的文号或图样的图号。3、责任者：填写文件形成部门或主要责任者。4、文件材料题名：填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可自拟文件题名，自拟的文件题名应加“[]”。5、日期：填写编制文件材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”表示，如文件形成时间是2011年1月，则表示为。6、页号：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写起止页号。（三）卷内备考表的编制卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数、文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。（四）案卷封面的编制1、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。如2、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。3、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。4、保管期限：分为永久、长期、短期三种。保管期限表见附件8。5、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。其结构一般由三个部分构成：一是工程项目名称，由三部分构成：1、项目名称，2、单项工程名称，3、单位工程名称（名称太长时可根据情况略写）。二是工程阶段或部位名称特征，如工程设计阶段的材料（阶段特征某专业的文件材料（专业特征）等等。三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。6、档号：由档案分类号和案卷顺序号联合组成，中间用“—”隔开，如分类号1.2.1，案卷号为1，档案号则为1.2.1-1。案卷封皮及侧面档案号暂用铅笔填写，待档案移交后由接收单位按统一编号进行填写。（五）案卷脊背的编制。案卷脊背应填写档号和案卷题名。贴标签的方式予以解决。全宗号和目录暂不填写，分类号是根据档案分类方案所给定的类别号。用阿拉伯数字标识，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。四、案卷的装订案卷可采用装订和不装订两种形式，但无论采用哪种形式，卷内文件材料都要折叠成A4幅面，都要将卷内文件金属钉除去。装订采用软卷皮装订，案卷装订的要求是：结实、整齐、美观，装订做到下齐、左齐，三点成一线。案卷装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页，各种表格材料装订时应将表头向里或向上。当案卷采用不装订形式时，每份文件的首页要加盖档号章（式样见下图档号章包括档号和序号，档号章应用不褪色红印泥加盖于每份文件首页上方。其纸张质量至少达到70g/m2；图纸要折叠成手风琴式，标题栏外便于组卷、装订，达到整齐美观。材质证及材质单要粘贴在A4幅面（297x210毫米）的合格证粘贴单上。五、排架即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上，以便检寻、管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。第二十一条工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式，档案盒应采用无酸纸制作。卷盒的表面尺寸为300mm×220mm，厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。档案盒应根据实际情况和规范要求在自治区档案局购买。第二十二条卷内目录、卷内备考表的规格详见《科学技术档第二十三条档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：一、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和归档工作。施工、监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到集团公司综合部档案室，由综合部档案室统一汇总，按有关规定二、单项工程档案验收合格后，在工程正式通过竣工验收或主体工程全部竣工验收后一个月内，将档案移交至有关部门和单位。三、在办理项目档案移交手续时，填写工程档案交接单。交接双方应认真核对目录与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。第六章档案的验收第二十四条项目档案验收申请报告的主要内容包括：（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。第二十五条项目档案验收应在项目竣工验收2个月之前完第二十六条项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。第二十七条项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。第二十八条项目档案验收会议的主要议程包括：（一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。第二十九条检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8%，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数第三十条项目档案验收应根据《中华人民共和国档案法》、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）及《水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2008]366号)要求，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行第三十一条项目档案验收意见的主要内容包括：（一）项目建设概况；（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；（三）存在问题、整改要求与建议。第三十二条项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。第三十三条项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。第三十四条项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，