培训笔记 -《如何开好会》

1糟糕的会议不好的会议表现在过程失控、结构无效上，具体有这些特点：1.组织会议时：大家不响应、不参会、不发言2.主持会议时：氛围差、纪律差、表现差。3.会议发言时：无内容、无结构、无效果、成负担。2中国式会议十大弊病3高效会议将不同的人，为了「共同利益或寻求共同利益为。投入少，产出多。短：开短会。小：开小会。结：有结果。实：有落实。04两种会议类型1.单向传递（同步信息型）：单向传递信息的会议，例2.共同讨论（寻求方案型）：上下级、同级之间多次互动，形成共识，例如研讨会、务虚会。罗伯特议事规则于1876年出版的手册，搜集并改编美国国会的议事程序，使之普及于美国民间组织，也是美1.动议中心原则：一切围绕主题展开，2.主持中立原则：主持人主要串流程，不站队。3.机会均等原则：主持人尽量让意见相反的人都发言。4.立场明确原则：发言人要明确表达自己的立场，不要似是而非。5.发言完整原则：不要打断别人的发言（超时除外）。6.面对主持原则：发言面对主持人，不要面向其他发言人直接去辩论。7.限时限次原则：每个人发言的时间有限，次数有限。8.一时一件原则：每次讨论就一个动议（主题）展开。9.遵守裁判原则：主持人要制止违反规则的行为。10.文明表达原则：不能人身攻击，不能质疑他人的动机。11.充分辩论原则：表决要再充分讨论后进行。12.多数裁决原则：赞成方要严格多与反对方的票数。03发起者：用5W2H框架和BP法则，设计好会议15W2H框架描述问题，制定会议方向，这可以帮助明确会议的目标。先通过5W2H框架，搞清楚问题的基本情况：howmuch：多少事物出了问题？问题出到再明确清楚三件事：1.明确会议目的：一事一议，尽量不开多2.明确会议难度：尽量缩短，控制在40分钟内。3.明确参会人员：越少越好，尽量控制在个位数。）：3会议通知接下来就可以编写会议通知，告知他人，以下是模板：会议标题：会议是关于什么问题的。会议时间地点：尽量不要提前通知，要留出适当的时间，让参会人准备。会议目标：会议发起人为什么要开会。会议议程：对整场会议的阶段性分解。背景材料：参会人应该掌握的基础信息。预计时长：让参会人了解会议何时结束，从而安排自己的工作，也可久的发言时间。以下是一个具体的案例：门的销售工作有较强相关性，需要你结合市场反馈，对X产品销售计划进行修正。04主持人：用COF主持模式和理解三步骤，主持1会议主持人的工作2COF主持模式Common（共有的）：有效的营造和谐的会议气氛。在会议开头，重申会议目标，以及与会议参与者的关系。实现利益的统一说：感谢各位按时参会，感谢某某领导的信任，委托我来主持此次会议。关景，在会议通知当中已经同步给大家了，我不再赘述。开始讨论前，我想强调两点：第一个是时间紧迫，我们必须在今天会议结束前拿出方案。第二个是这个方案关系到在座各位能否在Q4打一个漂亮的分身仗，一雪前耻。Overcome（克服坚信能够克服挑战。使用5W2H明确清楚会议的问题是什么。例如可以这么说：虽然这次任务艰巨，但绝非不可能。我们前三个季度之所以被A公司反超，并不题，而是什么犯了轻敌的打击。这次我们就要制定一个纠偏的方案出来。）：2.适时做小结、总结。3.适时并礼貌的提醒。4.适时用问题引发深度思考。3理解三步骤3.1识别：识别信息中的事实和观点事实：客观的，不以主观感受为转移。观点：主观的，受个人感受认知影响的。3.2判断：判断事实和观点的对应关系3.3概括：一句话概括所有内容例如：在近期猪肉涨价基础上，从我厂人均成本高于它厂5元饭菜质量与它厂接近三个方面，说明了我厂食堂采购成本太高、应该控制的观点。观点是：我厂食堂采购成本太高、应该控制。理由是：在近期猪肉涨价的基础上：3.饭菜质量与它厂接近。05参会者：用讲故事模式和说三点法则，参与1讲故事开场法Complication：冲突，颠覆现状、发现问题。Question：疑问，选出待完成的重要课题。举例：S：本公司在新三版上市以来，人员增长了5倍，营业额比去年增长了10倍。A：计划开展“核心人才”加速培养项目提高人才质量。2说三点原则顺着刚刚的Answer给出具体的解释。A：计划开展“核心人才”加速培养项目提高人才质量。说三点：第一，可以通过这个项目找到100个关键后备人才，并且完善现有梯队体系。第二，可以通过这个项目积累一套课程体系，为未来人才培养打下基础。第三，可以通过这个项目萃取一线经验，实现优秀人才传帮带。1例会常见问题领导输出很多，底下一片沉默。2例会的目的例会[regularmeeting]指依据约定的惯例，每隔一定期限举行一次的会议，最常见是办公会。例会的目的是实现有效管理，促进公司上下的沟通与合法、工作进度、人员及设备的调配。2.回顾上一季度工作任务目标。3.审核工作进度。4.确定下一季度重要任务目标。5.解决主要问题。识别并描述问题、拆解问题、制定方案、选择决策、制定计划。7.总结。2.数据通报。3.季度任务复核。4.问题列举。6.下一步具体工作。7.总结。1研讨会流程1.识别并描述问题。用5W2H来描述问题。2.拆解问题。不断追问，找到问题背后的问题。3.制定方案。4.选择方案。5.制定计划。促进改变的发生。2识别并描述问题例如：研发部现在骨干人员流失率高，已经影响研发任务完成。通过5W2H的方法进行分解，可以明确问题的边界：6.HowMuch：流失率达到10%，远高于同行业5%的骨干流失率。3拆解问题分析问题找原因。可以使用「鱼骨图」。4制定方案2.创新法：使用头脑风暴的方法。2.准备记录和展⽰的工具：笔、纸、白板。3.规则：鼓励多想、不做评论、不做一对一讨论、立即记录。4.讨论和发展：对有价值的想法进行延展和讨论。5.形成结果：可以是完整的方案，也可以是下一次讨论的基础。5选择决策利用优选矩阵。时间：要多长时间才能完成。有效性：能不能达成目的。可行性：能不能落地。成本：执行方案要花多少成本。风险：风险越大，得分越低。6制定计划WBS(WorkBreakdownStructure)工作任务分解法。得到的结果是一个个动作。点上有什么结果。比如生产10块钢板，完成1份计划。OBS(OrganizationBreakdownStructure)组织结构分解法。对部门和个人进行组织安排。最后完成甘特图。1线上会议优点：可随时参会，可录制反复参会。哪些会议适合线上会议：单向传递的会（例如通报新员工培训）。缺点：容易被滥用，丧失连接感，精力不集中。2高效开好线上会2.善用视频。大家都要出镜。3.善用平台。例如用好平台的投票功能。在会议过程中，快速记录。空：记录事实。例如「销售下滑10%」。雨：对事实的解释、推理和判断。例如「主要原因是疫情」。伞：记录解决方