ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理体系之13：“7支持-7.4沟通”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制-2024)

“7支持-7.4沟通”解读、实施流程和风险描述ISO∕IEC42001-2023《信息技术-人工智能管理体系》之13：“7支持-7.4沟通”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制，2024年9月)第1部分：“7.4沟通”解读“7.4沟通”条文“7.4沟通”标准条文解读7.4沟通组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：——沟通什么；——何时沟通；——与谁沟通；——如何沟通。沟通的目的；组织应建立并实施与其人工智能管理体系相关的全面沟通策略，旨在促进信息在组织内部各部门、员工以及外部相关方之间的有效传递。这一策略旨在确保人工智能管理体系的目标、要求、进展及成果得到广泛认知和支持，从而推动人工智能管理体系的持续改进和高效运行。内部沟通的重要性；内部沟通的核心作用；共识建立：通过定期的内部沟通会议、培训和工作坊，确保所有员工对人工智能管理体系的目标、方针和流程有共同的理解和认同。协调合作：促进跨部门间的信息共享和协作，确保各部门在人工智能管理体系实施过程中保持步调一致，减少冲突和误解。问题反馈：建立有效的内部反馈机制，鼓励员工报告人工智能管理体系实施中遇到的问题、风险和改进建议，确保问题得到及时解决。外部沟通的作用。透明度提升：通过公开报告、新闻稿、社交媒体等渠道，向公众、投资者、客户和合作伙伴展示组织在人工智能管理体系方面的努力和成果，增强信任。相关方参与：邀请关键相关方（如监管机构、行业协会、消费者组织）参与人工智能管理体系的审议和评估过程，确保人工智能管理体系的外部合规性和社会认可度。资源获取与合作：通过外部沟通，识别并吸引潜在的合作伙伴、投资者和专家，为人工智能管理体系的持续优化和创新提供资源和支持。组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：沟通什么（沟通内容的界定）；人工智能方针：组织应确保所有内部员工了解并遵守人工智能管理体系的方针，以确保人工智能管理体系的一致性和有效性；目标、计划和进展结果：组织应向员工明确人工智能管理体系的目标、计划以及实施的进展情况，以便员工能够了解自己在人工智能管理体系中的角色和贡献；相关的风险和机遇：组织应就人工智能管理体系所面临的风险和机遇与员工进行沟通，以便员工能够认识到潜在的问题和挑战，并准备好应对措施；解决方案：当遇到问题时，组织应及时与员工沟通解决方案，确保问题能够得到及时解决；人工智能管理体系的有效性：组织应向员工展示人工智能管理体系的有效性，增强员工对人工智能管理体系的信心和支持；绩效的益处：组织应让员工了解人工智能管理体系带来的绩效益处，以激励员工积极参与人工智能管理体系的实施和改进；不符合人工智能管理体系要求的后果：组织应明确告知员工不符合人工智能管理体系要求的后果，以确保员工能够遵守人工智能管理体系的各项规定；改进需求：组织应定期评估人工智能管理体系的有效性，并与员工沟通改进需求，以推动人工智能管理体系的持续改进；任何其他与人工智能管理体系相关的重要信息：除了上述内容外，组织还应根据实际情况，及时与员工沟通其他与人工智能管理体系相关的重要信息。何时沟通（确定人工智能管理体系沟通的最佳时机）；项目启动阶段：在项目或人工智能管理体系启动之初，组织应立即开展内部沟通，确保所有相关成员对项目的目标、范围、预期成果有清晰的认识。同时，也应适时与外部相关方进行沟通，如供方、客户等，以建立初步的合作关系和预期；关键里程碑达成时：每当项目达到重要的里程碑，如需求确认、设计完成、测试通过等，组织应及时进行内部沟通，总结成果，规划下一步工作。对于外部相关方，可通过简报会、报告等形式分享进展，增强信任与合作；风险和问题发生时：面对人工智能管理体系中的风险和问题，组织应迅速启动内部沟通机制，组织相关人员讨论解决方案，确保问题得到及时处理。对于可能影响外部相关方的风险和问题，也应及时沟通，共同寻找应对策略；体系审核与评审时：在人工智能管理体系的审核、评审等关键环节，组织应组织全面的内外部沟通，收集反馈意见，评估人工智能管理体系的有效性，为持续改进提供依据；持续改进时：在人工智能管理体系的持续优化和改进过程中，组织应定期与内外部相关方进行沟通，分享改进成果，讨论新的改进方向，形成持续改进的良性循环；紧急情况下：在出现紧急情况时，如安全事故、数据泄露等，组织应立即启动应急沟通机制，确保信息的快速传递和危机的有效应对。与谁沟通（明确人工智能管理体系的沟通对象）；识别内部沟通对象。内部沟通对象主要包括组织内部涉及人工智能管理体系的各级员工、管理层以及各部门。具体包括但不限于：各级员工：包括直接参与人工智能项目开发、测试、部署、运维等不同环节的工作人员。他们需要了解各自在人工智能管理体系中的角色、职责以及项目进展等相关信息；管理层：包括高层管理人员和部门经理等，他们需要全面掌握人工智能管理体系的运行状况、成效以及未来规划，以便做出决策和提供支持；其他部门：如人力资源、法务、财务等部门，他们虽然不直接参与技术工作，但在人员培训、合规审查、预算控制等方面对人工智能管理体系有重要影响，因此也是重要的内部沟通对象。界定外部沟通对象。外部沟通对象则主要包括客户、供方、合作伙伴、监管机构以及公众等。具体包括：客户：他们是人工智能系统的直接使用者，需要了解系统的功能、性能、安全性以及如何使用和维护系统；供方和合作伙伴：他们为组织提供技术、数据等资源，需要了解人工智能管理体系对他们提出的合作要求和期望；监管机构：负责监督和管理人工智能技术的合规使用，组织需要与他们保持沟通以确保符合法律法规要求；公众：虽然不直接参与人工智能管理体系的运行，但他们对人工智能技术的认知和评价会影响组织的声誉和形象，因此也是重要的外部沟通对象。谁来沟通（明确人工智能管理体系的沟通责任人）；内部沟通责任人的确定：内部沟通责任人通常是组织内部负责管理人工智能项目或体系的相关人员，他们负责确保信息的顺畅传递和理解。这些责任人可能包括：项目经理：作为项目的核心管理人员，项目经理需要负责整个项目的沟通和协调工作，确保各部门之间信息的畅通；部门主管：各部门的主管人员负责将相关信息传递给本部门员工，并确保员工理解其角色和职责；专职沟通人员：在一些大型组织中，可能设有专职的沟通人员或团队，他们负责跨部门的沟通和协调，确保信息的准确性和一致性。外部沟通责任人的确定：外部沟通责任人则是负责与外部相关方进行沟通和协调的人员。这些人员通常包括：客户关系经理：负责与客户进行日常沟通和关系维护，确保客户对人工智能系统有充分的理解和使用能力；供方管理团队：负责与供方进行沟通和协调，确保技术、数据和服务的及时交付和质量控制；法务和合规团队：负责与监管机构进行沟通和汇报，确保组织的合规性，并及时了解最新的法律法规要求；公关部门：在必要时与公众进行沟通，维护组织的形象和声誉，回应社会关切。如何沟通（明确人工智能管理体系的沟通方式与方法）。选择合适的内部沟通方式。内部沟通方式的选择应根据信息的紧急程度、重要性和受众特点来确定；常见的内部沟通方式包括：会议与研讨会：定期或不定期召开项目会议、部门会议或专题研讨会，以促进团队成员之间的信息共享和讨论；内部报告与简报：通过编制定期报告或简报，向不同层级的员工传达项目进展、成果和问题；内部通讯系统：利用电子邮件、企业社交软件等内部通讯工具，实现信息的即时传递和反馈；内部论坛与博客：设立内部论坛或博客平台，鼓励员工发表观点、分享经验和知识，促进内部交流与合作。采用有效的外部沟通策略；外部沟通策略的制定应考虑沟通对象的需求、期望和关注点；有效的外部沟通方式包括：公开声明与报告：发布组织在人工智能领域的成就、战略和未来规划，增强透明度和公信力；行业活动与会议：参加或举办行业会议、展览和技术研讨会，与业界同行交流经验，展示组织的技术实力和管理水平；客户关系管理：通过客户拜访、电话沟通、在线支持等方式，及时了解客户需求和反馈，提供个性化的解决方案和服务；合作伙伴与供方协作：建立紧密的合作关系，定期与合作伙伴和供方进行沟通，确保技术、数据和服务的高效协同；社交媒体与公众互动：利用社交媒体平台发布信息、回应关切，增加公众对组织及其人工智能管理体系的认知和认同。确保沟通内容的准确性和及时性。无论内部还是外部沟通，都应确保信息的准确性和及时性。在准备沟通材料时，应仔细核对数据的真实性和完整性，避免误导或错误信息的传播。同时，应根据事态的发展和受众的需求，及时调整沟通内容，确保信息的时效性和针对性。第2部分：“7.4沟通”流程控制表一级流程二级流程流程节点控制要点所期望的输出沟通策划确定沟通内容明确需要沟通的信息，如人工智能管理体系方针、目标、绩效、变更、问题和风险，以及内外部的要求、期望和反馈。沟通内容清单确定沟通对象和时机识别内外部沟通对象（员工、管理层、客户、供方、合作伙伴、监管机构等），确定沟通的合适时机（项目启动、里程碑节点、定期评审等）。沟通对象及时机表制定沟通策略设计沟通方式（口头、书面、会议等）、沟通频率、信息发布渠道和形式等。沟通策略文档沟通实施执行沟通计划按照沟通计划，及时、准确地与内外部沟通对象分享相关信息。信息分享记录监控沟通效果跟踪沟通的执行情况，确保信息被正确传递和理解。沟通执行报告沟通检查收集反馈主动收集沟通对象的反馈，了解他们对信息的接收和理解情况。反馈收集汇总表评估沟通效果根据反馈和实际情况，评估沟通是否达到预期目标。沟通效果评估报告沟通改进改进沟通计划根据评估结果，对沟通计划进行调整和改进。沟通计划修订版标准化与持续改进将经过验证的沟通方法和最佳实践标准化，并纳入人工智能管理体系的持续改进流程中。标准化的沟通流程和最佳实践文档第3部分：“7.4沟通”过程风险清单一级流程二级流程风险描述（风险源、过程运行可能发生什么并产生什么后果及其对实现业务流程目标产生的影响）沟通策划确定沟通内容风险源:对沟通需求的识别不充分可能发生的情况:未能全面识别内外部相关方的沟通需求，导致关键信息未能及时传达后果:相关方对组织的人工智能管理体系理解不足，影响合作与信任对实现目标的影响:可能导致人工智能管理体系实施受阻，影响目标的达成沟通策划确定沟通对象和时机风险源:对沟通对象的识别不准确或沟通时机选择不当可能发生的情况:与不相关或优先级低的对象频繁沟通，关键时机错过有效沟通后果:沟通效率低下，资源浪费，关键信息延误对实现目标的影响:延误决策，降低人工智能管理体系运行效率沟通策划制定沟通策略风险源:沟通策略制定不合理或缺乏针对性可能发生的情况:沟通方式、渠道选择不当，信息传达不清晰、不准确后果:接收方误解信息，导致行动偏差对实现目标的影响:影响人工智能管理体系的顺利实施和监控沟通实施执行沟通计划风险源:执行不力或监控不到位可能发生的情况:沟通计划执行不严格，监控措施缺失，无法确保沟通效果后果:沟通目标未达成，信息失真对实现目标的影响:影响相关方的支持和配合，降低人工智能管理体系有效性沟通检查收集反馈风险源:反馈机制不健全或收集不及时可能发生的情况:反馈渠道不畅，相关方意见无法及时收集后果:决策依据不足，问题难以及时发现并解决对实现目标的影响:人工智能管理体系优化滞后，影响持续改进沟通检查评估沟通效果风险源:评估标准不明确或主观性过强可能发生的情况:沟通效果评估缺乏客观标准，评估结果主观性强后果:无法准确判断沟通是否达到预期效果，无法为改进提供依据对实现目标的影响:人工智能管理体系改进方向不明确，影响效率提升沟通