公司会议室设备管理制度

公司会议室设备管理制度第一章总则

为确保公司会议室设备管理的高效、规范，提高会议效率，保障会议的顺利进行，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有会议室及相关设备的管理与使用。

一、目的

1.明确会议室设备管理职责，规范会议室设备使用流程。

2.提高会议室设备利用率，降低会议成本。

3.保障会议的顺利进行，提高公司决策效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室及其设备的采购、使用、维护和管理。

2.本制度适用于公司全体员工及会议室相关人员。

三、会议室设备管理原则

1.统一管理：会议室设备由行政部门统一负责管理，确保设备安全、完好、整洁。

2.定期检查：定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.节约使用：合理利用会议室设备，降低会议成本，提高设备使用效率。

4.保密安全：加强会议室设备的安全管理，确保会议内容保密。

四、会议室设备管理职责

1.行政部门负责会议室设备的采购、维护、管理及调配。

2.会议组织者负责会议设备的预约、使用及会后归还。

3.会议室管理员负责会议室设备的日常检查、保养及故障报修。

五、违规处理

1.未经批准，私自使用、损坏或盗窃会议室设备者，将按照公司规定给予相应处罚。

2.未按照规定使用会议室设备，导致设备损坏或影响会议进行者，将视情节给予通报批评、罚款等处罚。

六、本制度的解释权归公司行政部门所有。

第二章会议流程

1.会议预约

2.会议通知

3.会议签到

4.会议议程

5.会议记录

6.会议总结

第三章会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要的整理与分发

2.跟踪落实责任人

3.落实情况反馈

4.落实情况汇总

第四章会议室管理规定

1.会议室使用规范

2.会议室设备使用规范

3.会议室环境卫生要求

4.会议室安全管理

第五章附则

1.本制度的修订与废止

2.本制度的实施日期

3.本制度与其他相关制度的衔接

4.本制度的监督与执行

第二章会议流程

一、会议预约

1.会议组织者需提前至少一个工作日向行政部门提交会议预约申请，填写《会议预约申请表》，明确会议主题、参会人员、会议时间、所需设备等。

2.行政部门收到会议预约申请后，根据会议室使用情况，合理安排会议室，并在会议前一天通知会议组织者。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议开始前至少一个工作日，向参会人员发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应采用书面形式（电子邮件、短信等），确保参会人员及时了解会议相关信息。

三、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前10分钟到达会议室，准备会议签到表，并负责签到工作。

2.参会人员应在会议开始前5分钟完成签到，会议组织者应统计参会人员名单，确保会议正常进行。

四、会议议程

1.会议组织者应按照预定议程主持会议，确保会议内容充实、高效。

2.参会人员应积极参与讨论，发言时注意言简意赅，尊重他人意见。

五、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于会后形成会议纪要。

六、会议纪要的整理与分发

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，经会议组织者审核后，发送给参会人员。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等，要求条理清晰、重点突出。

七、会议总结

1.会议组织者应在会议纪要分发后，组织参会人员对会议效果进行评价，总结会议的优点与不足。

2.根据会议总结，会议组织者应提出改进措施，为下一次会议提供参考。

八、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议相关资料（会议通知、签到表、会议纪要等）整理归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理规定进行保存，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪落实责任人

1.会议纪要中明确的各项决策和任务，应明确具体的责任人，确保每一项工作都有人负责。

2.会议组织者应确保责任人明确了解自己的职责和任务要求，以及完成任务的期限。

二、落实情况反馈

1.责任人应在任务执行过程中，定期向会议组织者汇报工作进展情况。

2.会议组织者应建立反馈机制，确保各责任人的工作进展能够及时、准确地反馈给相关人员。

三、落实情况汇总

1.行政部门应定期（如每周或每月）对会议纪要中确定的各项任务执行情况进行汇总。

2.汇总报告应包括任务完成情况、未完成的原因分析、预计完成时间等，并向公司高层报告。

四、督促与协调

1.会议组织者应密切关注任务执行情况，对进度滞后或遇到困难的项目及时进行督促和协调。

2.需要跨部门协作的任务，会议组织者应主动协调相关部门，确保任务顺利推进。

五、结果评价与奖惩

1.对按时按质完成任务的员工，公司应给予适当的表扬和奖励，以激励员工积极履行职责。

2.对未能按时完成任务的员工，会议组织者应与行政部门共同分析原因，视情况给予相应的处罚或培训。

六、会议纪要的更新与闭环

1.随着任务的执行，会议纪要中的内容可能需要更新或调整，会议记录人应及时对会议纪要进行更新。

2.当所有任务均已完成或达到预期目标时，会议组织者应对会议纪要进行闭环处理，并通知所有相关人员。

七、持续改进

1.通过对会议纪要落实情况的跟踪，会议组织者应总结经验，发现不足，不断优化会议流程和决策执行机制。

2.定期对会议纪要的落实情况进行回顾，提出改进措施，以提高公司决策执行效率和会议管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循提前预约原则，未经预约，不得随意占用会议室。

2.会议组织者应在会议结束后，及时归还会议室，确保会议室资源的合理利用。

3.会议室使用过程中，应保持安静、整洁，禁止吸烟、饮食等不文明行为。

二、会议室设备使用规范

1.会议组织者应提前熟悉会议室设备的使用方法，必要时可向会议室管理员咨询。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规范，确保设备安全、正常运行。

3.会议结束后，会议组织者应确保所有设备关闭，并归位至原处。

三、会议室环境卫生要求

1.会议室应保持干净、整洁，会议前后需检查卫生情况，确保卫生状况良好。

2.会议室管理员应定期对会议室进行清洁、消毒，为参会人员提供良好的会议环境。

3.参会人员应自觉保持会议室环境卫生，不乱丢垃圾，不损坏公共设施。

四、会议室安全管理

1.会议室管理员应定期检查会议室设施设备的安全性，发现问题及时报修，确保会议安全。

2.会议组织者应关注会议过程中的安全状况，如遇突发情况，及时采取措施，保障参会人员安全。

3.会议室应配备必要的消防设施，并定期进行消防安全检查，确保消防设施正常运行。

4.严禁在会议室存放易燃、易爆等危险物品，保障会议室安全。

五、会议室钥匙及门禁卡管理

1.会议室钥匙及门禁卡由会议室管理员负责保管，会议组织者需在会议前后向管理员领取、归还。

2.会议室管理员应建立钥匙及门禁卡使用记录，确保钥匙及门禁卡的合理使用和安全管理。

六、会议室资源优化配置

1.行政部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，根据实际需求调整会议室资源配置。

2.鼓励采用现代化手段，如预约系统、智能会议室等，提高会议室使用效率，降低会议成本。

第五章附则

一、本制度的修订与废止

本制度如有变更或废止，由公司行政部门负责通知相关部门和员工，并按照公司规定的程序进行修订