会议外事管理制度

会议外事管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议外事管理，提高会议效率与质量，确保会议结果的落实，依据《中华人民共和国行政事务管理条例》及相关法律法规，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于会议外事相关的各项活动，包括但不限于：会议的筹备、召开、记录、落实及会议室管理。

第三条会议分类

会议外事分为以下几类：

1.定期会议：如周会、月会、季会等；

2.专题会议：针对特定主题召开的会议；

3.紧急会议：针对突发事件或紧急情况召开的会议；

4.其他会议：根据实际工作需要召开的其他类型会议。

第四条会议原则

1.实事求是：会议内容要真实、客观、全面；

2.高效务实：会议时间、地点、议程要合理安排，确保会议效果；

3.公开透明：会议结果要及时公布，接受监督；

4.分类管理：根据会议类型，实施分类管理。

第五条责任分工

1.会议的组织者负责会议的筹备、召开、记录、落实等工作；

2.会议室管理部门负责会议室的预订、布置、设备维护等工作；

3.与会人员应按时参加，积极参与讨论，并遵守会议纪律；

4.各相关部门应协助做好会议外事工作。

第六条会议纪律

1.与会人员应提前5分钟到场，会议开始后不得随意离场；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，如有紧急情况，需离开会场，应向会议组织者说明；

3.会议内容保密，未经允许，不得擅自泄露；

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作。

第七条制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度报请公司领导审批后实施。原有规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的讨论时间。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关领导和部门负责人参加。

4.会议通知：提前至少3天向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

5.会议资料准备：收集与会议主题相关的资料，整理成会议手册，提前分发给与会人员。

6.会议室预订：根据与会人数、设备需求等因素，预订合适的会议室。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员到达会场后，进行签到，确保会议人数准确。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和与会人员。

3.讨论议题：按照议程，逐个讨论议题，与会人员充分发表意见。

4.归纳总结：主持人对讨论结果进行归纳总结，形成共识。

5.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、结论和行动计划。

三、会议纪要

1.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人根据会议内容，整理会议纪要。

2.会议纪要审批：将整理好的会议纪要提交给会议主持人审批。

3.发布会议纪要：审批通过后，将会议纪要发送给与会人员，以便于跟踪落实。

四、会议跟踪与落实

1.分工负责：根据会议纪要，明确各部门和人员的责任，确保任务分解到人。

2.进度反馈：各部门负责人定期汇报工作进度，及时解决问题。

3.跟踪检查：会议组织者对会议纪要的落实情况进行跟踪检查，确保工作顺利进行。

4.评估总结：会议结束后，对会议效果和纪要落实情况进行评估总结，为下一次会议提供借鉴。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.与会人员离开会场，会议记录人整理会场，确保会议室整洁。

3.会议资料归档：将会议纪要、签到表等相关资料进行归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

会议纪要经过审批后，应及时通过公司内部通讯系统、电子邮件或纸质文件等形式，发布给所有与会人员及相关执行部门。同时，会议组织者应确保所有相关人员都收到会议纪要，并对纪要内容有清晰的理解。

二、任务分工与责任明确

1.根据会议纪要内容，明确每项任务的责任人，确保每个行动项都有人负责。

2.对于涉及多部门的任务，指定牵头负责人，协调各部门之间的工作，确保协同高效。

3.设立明确的完成时限，要求责任人按照既定时间表推进工作。

三、进度监控与反馈机制

1.建立进度监控机制，要求责任人在规定时间内反馈工作进展情况。

2.定期召开跟进会议，检查任务完成情况，及时解决执行过程中遇到的问题。

3.通过建立在线协作平台或进度报告系统，实现实时更新和共享工作进度。

四、问题处理与调整

1.对于在执行过程中出现的问题，责任人应立即上报，会议组织者或相关部门应及时协调资源，协助解决问题。

2.根据工作实际情况，必要时对会议纪要中的任务进行调整，包括调整完成时限、责任人或任务内容。

3.任何调整都应以书面形式通知所有相关人员，并重新确认调整后的任务分配和完成时间。

五、成果评估与总结

1.任务完成后，责任人需提交成果报告，会议组织者应组织对成果进行评估。

2.对任务完成情况进行总结，分析成功经验和存在的不足，为后续工作提供改进建议。

3.将评估结果和总结报告归入公司知识管理体系，供未来参考。

六、激励机制

1.对按期完成且质量较高的工作成果，给予责任人相应的表彰和奖励。

2.建立完善的绩效考核体系，将会议纪要的执行情况纳入考核指标，激励员工积极参与和高效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或会议室管理部门根据预订申请情况，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

4.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如需取消或变更，需提前通知会议室管理部门。

二、会议室布置

1.会议室管理部门应根据会议类型和需求，提前布置会议室，包括座位安排、投影设备、白板等。

2.会议室布置应考虑舒适性和实用性，确保与会人员有良好的会议体验。

3.会议室内应保持整洁，禁止堆放杂物，以免影响会议进行。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.定期检查设备，及时更新耗材，如投影仪灯泡、白板笔等。

3.会议组织者在会议开始前，应检查设备是否正常，如发现问题，及时联系会议室管理部门解决。

四、会议室使用规范

1.与会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不大声喧哗。

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，确保会议室整洁并节约能源。

4.会议组织者应督促与会人员遵守会议室规范，共同维护良好的会议环境。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责会议室的安全与保密工作，确保会议内容不被泄露。

2.会议室内应配备必要的消防设施，定期进行安全检查。

3.会议涉及敏感信息时，会议组织者应提醒与会人员注意保密，并在会议室外设置提醒标志。

4.未经允许，禁止无关人员进入会议室，以保障会议的顺利进行。

第五章附则

1.本制度自发布之日