员工内部会议管理制度

员工内部会议管理制度第一章总则

一、为了加强公司内部沟通与协调，提高工作效率，确保会议的严肃性、规范性和有效性，根据公司实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于公司内部各类会议的管理，包括但不限于定期会议、临时会议、专题会议等。

三、会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、次数和时间，确保会议质量。

四、公司各部门应按照本制度规定，认真组织、筹备和参加各类会议，确保会议目标的实现。

五、会议管理制度主要包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

六、公司设立专门的会议管理部门，负责会议的组织、协调、监督和评估工作。

七、会议参与者应严格遵守会议纪律，尊重他人意见，积极参与讨论，提高会议效果。

八、公司鼓励采用现代化信息技术手段，如视频会议、电话会议等，以提高会议效率，降低会议成本。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改和完善。

十、本制度的最终解释权归公司所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人应明确会议的主题、目的和预期成果，报请上级批准后，由会议管理部门负责组织。

2.制定会议方案：会议管理部门根据会议主题和目标，制定会议议程、参会人员、时间地点等方案，并通知相关部门和人员。

3.会议通知：会议管理部门应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

4.会议材料准备：会议发起人负责准备会议所需的相关材料，并在会议前将材料发送至会议管理部门，由会议管理部门统一发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议管理部门负责组织参会人员进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按照既定议程进行。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，组织参会人员发言，鼓励积极讨论，确保会议氛围活跃。

4.会议决策：针对会议议题，主持人组织参会人员进行表决或讨论，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录人：会议管理部门指定专人对会议进行记录，确保记录准确、完整。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，包括会议议题、讨论情况、决策结果等，并经会议主持人审核后发送给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.会议评估：会议管理部门组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，以提高会议质量。

2.会议决策落实：会议管理部门跟踪会议决策的落实情况，确保会议成果得以实现。

3.会议总结报告：会议管理部门定期向公司领导汇报会议管理情况，包括会议召开、会议决策落实等方面的工作。

五、会议资料的归档与保管

1.会议管理部门负责将会议纪要、会议评估报告等资料进行归档，并按照公司规定进行保管。

2.会议资料归档后，应便于查阅，确保公司内部信息共享。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议管理部门在24小时内发布给所有参会人员及相关部门。

2.会议纪要应明确列出会议决策事项、责任人、完成时限等关键信息，确保相关人员清晰了解各自的任务和目标。

3.会议管理部门应确保会议纪要传达给所有相关人员，对于未能参会的相关人员，应采取电话、邮件等方式及时通知。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中明确的任务和期限，制定详细的执行计划，并立即着手实施。

2.会议管理部门应建立会议决策跟踪机制，对决策执行情况进行定期检查和监督。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任部门应及时向会议管理部门反馈，寻求支持和协助，确保会议决策的顺利实施。

三、会议纪要执行情况的汇报与评估

1.责任部门应在会议决策规定的时限内向会议管理部门汇报执行情况。

2.会议管理部门应定期组织对会议决策执行情况的评估，包括进度、质量、效果等方面，并将评估结果报告给公司领导层。

3.对于执行不力或未按期完成的任务，会议管理部门应查明原因，提出改进措施，并督促责任部门进行整改。

四、会议纪要的闭环管理

1.会议管理部门应对会议纪要中的每一项决策进行闭环管理，确保每一项任务都有明确的开始和结束。

2.对于已完成的任务，会议管理部门应收集相关证明材料，进行归档，以备后续查询和审计。

3.对于因特殊情况无法按期完成的任务，会议管理部门应组织相关人员进行协商，必要时调整完成时限，并重新发布会议纪要。

五、会议纪要的持续改进

1.会议管理部门应定期收集会议纪要执行过程中的反馈意见，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.通过持续改进，不断提升会议纪要的准确性和可执行性，提高会议管理工作的整体效率和质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向会议管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室合理分配，避免冲突。

3.预订会议室时，应考虑会议的紧急程度和重要程度，优先保障公司级重要会议的召开。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾，不得在会议室内用餐。

2.会议室内设备使用前，应确保设备正常运行，如有问题，及时联系会议管理部门进行维修或更换。

3.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，以免影响会议进行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由会议管理部门负责维护和管理，定期检查设备运行状况，确保设备正常使用。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸、损坏设备。

3.会议结束后，使用部门应确保设备关闭，并归位放置，如有损坏，需及时报告会议管理部门。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保会议安全。

2.会议室内涉及公司机密内容的讨论，参会人员需签订保密协议，严守会议内容，不得泄露。

3.会议管理部门应加强对会议室的钥匙、门禁卡等的管理，防止未经授权的人员进入。

五、会议室环境卫生

1.会议管理部门负责会议室的日常清洁和卫生工作，确保会议环境整洁、舒适。

2.会议室内应配备必要的卫生用品，如纸巾、垃圾桶等，方便参会人员使用。

3.遇有特殊情况，如传染病疫情，会议管理部门应加强对会议室的消毒工作，保障参会人员健康。

六、会议室资源优化配置

1.会议管理部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，合理调整会议室布局和设备配置，提高使用效率。

2.鼓励采用共享模式，将闲置会议室对外开放，提高会议室资源利用率。

3.通过优化配置，降低会议成本，提升公司整体运营效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充、修改和完善。

二、本制度自发布之日起实施，公司各部