公共会议室管理制度范文

公共会议室管理制度范文第一章总则

为确保公司会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议管理制度，特制定本公共会议室管理制度。本制度适用于公司内部所有使用公共会议室召开的各类会议。

一、目的

1.规范会议组织与召开流程，提高会议效率。

2.确保会议室资源合理分配，避免资源浪费。

3.强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的有效执行。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：工作例会、项目协调会、专题讨论会等。

2.本制度适用于公司全体员工及会议相关人员。

三、基本原则

1.会议召开应以解决实际问题、提高工作效率为目的，严禁召开无实际内容的会议。

2.会议应严格按照预定议程进行，控制会议时间，避免拖沓。

3.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确责任人和完成时限。

4.会议室资源应公平、合理分配，优先保障重要会议。

四、责任与权限

1.会议组织者负责会议的筹备、召开和总结，并对会议效果负责。

2.会议参与者应积极参与讨论，遵守会议纪律，按时完成会议任务。

3.会议室管理员负责会议室的日常管理、维护及预约安排。

五、制度修订

1.本制度根据公司发展需要和实际情况适时进行修订。

2.修订后的制度经公司领导审批通过后，自发布之日起生效。

六、附则

1.本制度的解释权归公司行政管理部门。

2.本制度的实施过程中，如有未尽事宜，可由公司行政管理部门协商解决。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议召开的各个环节，特制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目标，制定会议议程，包括会议议题、时间安排、参会人员等。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议内容，邀请相关部门和人员参会，确保会议决策的全面性和准确性。

4.通知参会人员：会议组织者应在会议召开前至少1个工作日，通过邮件、电话等方式通知参会人员，并附上会议议程。

5.预约会议室：会议组织者应根据会议时间、人数等因素，提前预约合适的会议室，并通知会议室管理员做好相关准备工作。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应在会议室门口签到，确保会议的出勤情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程，明确会议纪律和参会人员要求。

3.会议讨论：根据会议议程，依次讨论各个议题，参会人员应充分发表意见，确保会议决策的全面性。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，确保会议纪要真实、准确、完整。

三、会议总结与反馈

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果、不足之处进行总结，并对下次会议提出期望和要求。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应在1个工作日内整理出会议纪要，并发送给会议组织者审核。

3.会议纪要反馈：会议组织者应在收到会议纪要后的2个工作日内，将纪要反馈给参会人员，以便大家了解会议内容。

4.会议决策落实：会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，确保会议成果的落实。

四、会议评估与改进

1.会议评估：会议组织者应在每次会议结束后，收集参会人员的意见和建议，评估会议效果。

2.会议改进：根据会议评估结果，会议组织者应针对会议流程、议题设置等方面进行改进，不断提高会议质量。

3.定期回顾：公司行政管理部门应定期回顾会议管理制度，结合实际运行情况，提出修订建议。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，是会议决策的执行依据。为确保会议成果的有效落实，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时整理，确保内容真实、准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议组织者审核无误后，于会议结束后1个工作日内发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的反馈与确认

1.各参会人员应在收到会议纪要后的2个工作日内，对纪要内容进行阅读和确认，如有异议，应及时向会议组织者提出。

2.会议组织者应在收到反馈后的1个工作日内，对异议进行核实和处理，确保会议纪要的正确性和可执行性。

3.确认后的会议纪要应作为会议决策执行的正式依据。

三、会议决策的执行与跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者应建立会议决策跟踪表，对决策的执行情况进行定期跟踪和督促。

3.各责任部门应按时完成会议决策的执行，如遇困难和问题，应及时向会议组织者报告，寻求协调和支持。

四、会议成果的评估与反馈

1.会议组织者应在决策执行期限到期后，组织相关人员对会议成果进行评估，确保决策效果达到预期目标。

2.对于未按期完成或执行效果不佳的决策，会议组织者应分析原因，提出改进措施，并在后续会议中进行通报和讨论。

3.会议成果的评估结果应作为对相关部门和人员绩效考核的依据之一。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档应包括电子版和纸质版，由行政管理部门负责统一管理和保存。

3.会议纪要的查阅和借阅应遵循公司档案管理相关规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：需使用会议室的部门或个人，应提前向会议室管理员预约，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.会议室安排：会议室管理员根据预约情况进行合理安排，确保会议室资源得到公平、合理的使用。

3.临时使用：如遇紧急会议，会议室管理员可根据实际情况调整会议室安排，并及时通知相关部门。

二、会议室设备与设施

1.会议室设备：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并保持设备完好。

2.设备使用：会议组织者应在会议开始前检查设备运行情况，确保会议顺利进行。

3.设施维护：会议室管理员负责定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保设施正常使用。

三、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持安静、整洁、光线充足，室内温度适宜，为参会人员提供舒适的环境。

2.卫生管理：会议室管理员负责会议室的日常清洁工作，确保会议室内外环境整洁。

3.会后整理：会议结束后，会议组织者应督促参会人员共同整理会议室，将设备归位，清理垃圾。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室管理员应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全。

2.保密要求：涉及公司机密的会议，会议组织者应采取必要措施，如设置密码、限制参会人员等，确保会议内容保密。

3.会议资料：会议结束后，会议组织者应妥善保管会议资料，防止泄露公司机密。

五、会议室违规处理

1.违规行为：违反会议室管理规定的行为，如擅自占用会议室、损坏设备等，应予以制止并记录。

2.处理措施：对违反规定的部门或个人，视情节轻重，给予警告、罚款等处罚，并纳入个人或部门绩效考核。

3.改进与反馈：会议室管理员应收集违规情况，定期进行分析和改进，提高会议室管理水平。

第五章附则

为确保本公共会议室管理制度的实施效果，明确相关责