会议会展日常管理制度

会议会展日常管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，特制定本制度。本制度适用于会议会展的日常管理，包括但不限于公司内部会议、外部会议及会展活动。

一、目的与原则

1.提高会议效率，确保会议目标的实现。

2.保障会议的严肃性、规范性和保密性。

3.促进各部门之间的沟通与协作，提高公司整体执行力。

4.合理利用会议室资源，降低会议成本。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议。

2.本制度适用于公司举办的各类会展活动。

3.本制度适用于公司内部培训、讲座等活动。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.内部会议：仅限公司内部人员参加的会议。

4.外部会议：与外部单位共同举办的会议。

5.会展活动：公司举办的各类展览、展示活动。

四、会议组织与管理

1.会议的召开应当符合公司发展需要，注重实际效果，减少形式主义。

2.会议的组织者负责会议的筹备、召开、记录和总结工作。

3.各部门应当积极配合会议组织者，确保会议的顺利进行。

4.会议组织者应当提前通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等内容。

五、参会人员职责

1.参会人员应当按时参加会议，不得迟到、早退。

2.参会人员应当积极参与会议讨论，为公司发展提出建设性意见和建议。

3.参会人员应当遵守会议纪律，保守会议秘密，不得泄露会议内容。

4.参会人员应当认真履行职责，确保会议决策的贯彻落实。

六、本制度的解释权归公司管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据公司发展需要，明确会议的主题和目标，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目标，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、演讲人等。

3.通知参会人员：会议组织者应至少提前一周向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的各类材料，包括会议议程、背景资料、发言稿等，并在会前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责组织参会人员签到，确保会议的出勤情况。

2.会议开幕：会议组织者或主持人宣布会议开始，并对会议主题和目标进行简要介绍。

3.会议议程执行：按照会议议程，逐一进行议题讨论。每个议题的讨论时间应控制在规定范围内。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果以及需跟进的事项。

三、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和重要事项。

2.会议组织者收集会议记录和反馈意见，整理形成会议纪要。

四、会议后续工作

1.发布会议纪要：会议纪要应在会议结束后的一周内完成，并由会议组织者发送给参会人员。

2.跟进事项落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，确保各项工作按时完成。

3.反馈与评估：会议组织者应收集参会人员对会议效果的评价和建议，不断优化会议流程。

五、特殊会议流程

1.对于紧急召开的临时会议，会议组织者应尽量简化会议筹备流程，确保会议的时效性。

2.对于大型会展活动，会议组织者应制定详细的活动方案，包括场地布置、参会人员接待、活动流程等，并做好活动现场的管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确记录会议讨论的主要议题、决策结果、责任分配及后续行动计划。

2.会议纪要应由会议记录人整理，经会议组织者审核后，及时发布给所有参会人员。

3.会议纪要的发布应确保时效性，原则上应在会议结束后的一周内完成。

二、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划和责任分配，各责任部门和人员应严格按照要求执行。

2.会议组织者应设立跟踪机制，定期检查会议决策的执行进度，确保各项任务按时完成。

3.对于执行过程中出现的问题，会议组织者应及时协调相关部门解决，确保会议决策的落地。

三、跟踪反馈机制

1.建立会议决策跟踪表，明确每项决策的执行状态、责任人、完成时限等信息。

2.责任部门定期向会议组织者汇报决策执行情况，会议组织者对反馈信息进行整理和分析。

3.对于未能按时完成的任务，会议组织者应查明原因，督促责任部门采取补救措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以备日后查询。

2.会议组织者应建立会议纪要数据库，方便对会议决策的长期跟踪和评估。

3.保密要求：涉及公司机密的会议纪要，应严格按照公司的保密规定进行管理。

五、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析会议决策的实际效果。

2.根据评估结果，对会议流程、决策执行等方面进行优化和改进。

3.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，不断提升会议纪要的编制质量和执行效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室使用申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便行政管理部门合理安排会议室资源。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室资源的合理利用。

二、会议室使用

1.会议室使用时应保持室内整洁，禁止吸烟、进食等行为。

2.会议室内设备使用完毕后，需归还至原位并确保设备完好。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得大声喧哗，确保会议正常进行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责维护和管理，各部门不得擅自携带设备离开会议室。

2.如发现设备故障，应及时向行政管理部门报修，确保设备正常运行。

3.行政管理部门定期对会议室设备进行检查和保养，确保设备性能良好。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的安全环境，消防设施、疏散通道等应符合国家相关规定。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

3.涉及公司机密的会议，应采取必要的安全保密措施，防止信息泄露。

五、会议室环境卫生

1.行政管理部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议室环境卫生。

2.各部门在使用会议室后，应自行清理垃圾，保持会议室整洁。

3.定期对会议室进行消毒、通风，为参会人员提供舒适健康的会议环境。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政管理部门有权进行制止并给予相应处罚。

2.造成的损失或损害，应承担相应责任。

3.行政管理部门定期对会议室管理规定进行宣传和培