ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理体系之7：“5领导作用-5.3 岗位、职责和权限”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制-2024)

“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”解读、实施流程和风险描述ISO∕IEC42001-2023《信息技术-人工智能管理体系》之7：“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制，2024年9月)第1部分：“5.3岗位、职责和权限”解读“5.3岗位、职责和权限”条文“5.3岗位、职责和权限”标准条文解读5.3岗位、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关岗位的职责和权限。最高管理者在组织内部对岗位、职责和权限进行明确分配的重要性。此要求旨在确保人工智能管理体系的顺利运行，每个岗位都清晰了解其应承担的职责和拥有的权限。通过明确的分配，可以减少职责不清、权限不明的情况，从而提高整个组织的管理效率和运作效果。岗位、职责与权限的分配和沟通；明确岗位职责：针对组织内部涉及人工智能的各个岗位，制定清晰的职责描述，明确每个岗位的具体工作任务、责任范围和目标；分配相应权限：基于岗位职责，为每个岗位分配必要的权限，确保岗位人员能够顺利开展工作，并在其权限范围内做出决策；形成正式文件：将岗位职责和权限分配以正式文件形式记录，如岗位说明书、权限清单等，以便员工查阅和遵循。沟通职责与权限：通过下列有效的沟通机制，将岗位职责和权限信息传达给每个岗位的人员，确保他们对自己的职责和权限有充分的认识和理解。内部会议：组织定期的内部会议，向全体员工或相关部门明确传达岗位职责和权限分配情况，确保信息的全面覆盖；培训与教育：通过培训和教育活动，让员工深入理解自己岗位的具体职责和权限，以及与其他岗位之间的协作关系；信息平台：利用组织内部信息平台或公告栏，发布岗位职责和权限的详细信息，便于员工随时查阅；反馈机制：建立有效的反馈机制，鼓励员工就岗位职责和权限分配提出建议和意见，促进持续改进和优化；示例与案例分享：通过具体示例或案例分享，帮助员工更好地理解职责和权限的实际应用，提升执行效率。最高管理者应分配职责和权限，以：a）确保人工智能管理体系符合本文件的要求；最高管理者应分配职责和权限确保符合人工智能管理体系标准要求：根据ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能管理体系》的要求，最高管理者在构建和运行人工智能管理体系时，需明确并分配各岗位的职责和权限。这一关键步骤是确保整个管理体系能够有效运行，并严格符合标准文件规定的关键前提。确保管理体系符合ISO∕IEC42001-2023标准要求；在分配职责时，最高管理者应确保所有相关人员都清楚理解自己在AI管理体系中的角色和职责，特别是那些直接关系到体系合规性的职责。例如，需要有专人负责监视和评价人工智能管理体系的运行情况，确保其始终符合ISO/IEC42001-2023标准的各项要求。同时，还需要建立相应的反馈机制，以便及时发现和纠正任何不符合标准的行为或活动。确保人工智能管理体系符合ISO/IEC42001-2023标准要求的关键岗位示例：AI治理官：负责整体监督AI管理体系的运行情况，确保其符合标准要求，并协调各部门间的合作与沟通；数据安全官：专注于数据安全策略的制定与实施，确保AI应用中涉及的数据得到有效保护，避免数据泄露或滥用；AI项目负责人：负责具体AI项目的规划、执行与监控，确保项目在遵循标准的前提下高效推进；合规专员：持续跟踪最新的法规与标准动态，确保组织的AI管理体系始终保持合规状态。分配适当的权限以支持职责履行。为了确保职责的有效履行，最高管理者还需要分配适当的权限给相关人员。这些权限应当与他们的职责相匹配，以便他们能够在各自的领域内做出必要的决策和行动。权限的分配必须经过严格的审批和监控，以防止滥用或误用。人工智能管理体系中的关键岗位与职责分配示例岗位名称岗位职责概述岗位权限概述风险管理岗负责识别、评估、监控和应对人工智能系统可能带来的风险，包括技术风险、数据风险、合规风险等有权制定风险管理策略、进行风险评估、协调资源以应对风险，并向最高管理者报告风险状况人工智能系统影响评估岗评估人工智能系统对组织、社会、环境等方面的影响，包括正面影响和潜在负面影响有权进行影响评估研究、提出改进建议，并参与制定人工智能系统的应用策略资产和资源管理岗管理人工智能系统所需的资产（如硬件、软件、数据）和资源（如人力资源、财务资源），确保其有效配置和利用有权制定资产和资源管理计划、进行资源调配、监督资源使用情况，并报告资源利用效率信息安全岗负责保护人工智能系统及其数据免受未经授权的访问、使用、泄露、破坏等威胁有权制定信息安全策略、实施安全控制措施、监控安全事件，并报告安全状况物理安全岗确保人工智能系统相关物理设施（如服务器机房、数据中心）的安全，防止物理入侵和破坏有权制定物理安全规范、进行安全检查、管理物理访问权限，并报告物理安全状况隐私保护岗保护个人信息和敏感数据的隐私，确保人工智能系统的使用符合隐私保护法律法规有权制定隐私保护政策、实施隐私控制措施、处理隐私投诉，并报告隐私保护状况开发岗负责人工智能系统的需求分析、设计、开发、测试和维护等工作有权参与系统架构设计、编写代码、进行系统测试、修复漏洞，并持续优化系统性能绩效管理岗评估人工智能系统的性能、效率和效果，制定绩效指标，并监控绩效达成情况有权制定绩效评估标准、收集和分析绩效数据、提出改进建议，并向管理层报告绩效状况人员监督岗监督人工智能系统相关人员的工作表现、遵守规章制度和职业道德情况有权进行人员考核、培训、奖惩，并处理违规行为供方关系管理岗管理人工智能系统相关的供应商和合作伙伴关系，确保供应链的稳定和可靠有权选择供应商、签订合作协议、监督合同履行情况，并处理供应商纠纷法律合规岗确保人工智能系统的开发、部署和使用符合相关法律法规和政策要求有权进行法律风险评估、制定合规策略、处理合规问题，并向管理层报告合规状况数据质量管理岗负责人工智能系统所需数据的收集、清洗、转换、存储、使用等全生命周期的质量管理有权制定数据质量标准、监控数据质量、处理数据质量问题，并优化数据质量管理流程b）向最高管理者报告人工智能管理体系的绩效；分配人工智能管理体系绩效报告的职责与权限：最高管理者需分配明确的职责和权限，以确保有一个机制能够向最高管理者直接报告人工智能管理体系的绩效。人工智能管理体系绩效的定期报告：应建立一个报告机制，该机制应能够定期向最高管理者提供关于人工智能管理体系绩效的详细信息。这些绩效信息可能包括但不限于：人工智能管理体系的运行效率、AI项目的进展情况、目标达成情况、技术创新、存在的问题与风险、客户满意度、改进措施及效果等。通过这些信息，最高管理者能够全面了解管理体系的运行状态，并据此作出相应的决策；全面绩效报告内容报告AI管理体系绩效的关键岗位与职责：向最高管理者报告体系绩效的角色通常由高级管理层中的关键岗位人员担任，如首席技术官(CTO)、首席信息官(CIO)或专门负责AI项目管理的执行副总裁等。这些岗位人员不仅需了解AI技术的最新进展，还需掌握管理体系的运行状况，以确保能够全面、准确地向最高管理者报告绩效；报告AI管理体系绩效的途径（方式）：可包括定期会议、书面报告、电子邮件、绩效看板等多种形式。定期会议允许面对面交流，增强沟通效果；书面报告和电子邮件便于记录和存档，确保信息可追溯；绩效看板则能实时展示关键绩效指标(KPIs)，让最高管理者一目了然。此外，还可利用数字化工具，如管理信息系统(MIS)或企业资源规划(ERP)系统，自动收集、整合和呈现绩效数据；最高管理者的监督与指导：向最高管理者报告绩效的目的在于为其提供一个监督和指导管理体系运行的平台。最高管理者可以根据报告内容，对管理体系的不足之处进行干预和指导，提出改进措施或调整方向，以确保管理体系始终符合组织的战略目标和业务需求。附件A（A.3.2）提供了规定和分配岗位与职责的控制。B.3.2提供了该控制的实施指南。目标：建立人工智能系统的责任制；ISO/IEC42001-2023标准要求组织在内部确立明确的责任制，确保人工智能系统的实施、运行和管理均以负责任的方式进行。这一目标的设立旨在通过明确的责任分工，促进组织的透明度、可问责性和合规性。通过实施责任制，组织能够更有效地管理和控制人工智能系统的风险，确保其行为符合伦理和法律要求，同时保障人工智能系统的稳定性和安全性。确定和分配人工智能的岗位和职责。根据组织需要确定和分配AI岗位和职责：组织应根据自身的实际需求和战略目标，确定和分配与人工智能系统相关的岗位和职责。这包括识别哪些部门和员工将负责人工智能系统的规划、设计、开发、测试、部署、运维等各个环节，并明确各岗位的具体职责和任务；规定岗位和职责的重要性：规定岗位和职责对于确保整个组织在人工智能系统全生命周期中的岗位责任制至关重要。通过明确的岗位和职责划分，可以确保每个环节都有专人负责，避免职责不清、推诿扯皮的情况发生。同时，这也有助于提高员工的工作积极性和责任感，促进组织的整体效率和效果；分配角色和职责时的考虑因素：在分配人工智能相关的角色和职责时，组织应充分考虑人工智能方针、目标和已识别的风险。这包括评估不同岗位对人工智能系统的影响程度、所需的专业技能和资源投入等因素，以确保分配的合理性和科学性。此外，组织还应优先考虑如何分配岗位和职责，以确保关键领域和重要环节得到充分的关注和支持；岗位职责的明确性：岗位职责应界定到适合个人履行其职责的程度。这意味着每个岗位的职责都应具体、清晰、可操作，避免模糊不清或过于宽泛的表述。通过明确的岗位职责，员工可以清楚地了解自己的工作任务和要求，从而更好地履行自己的职责和义务。同时，这也有助于组织对员工的工作绩效进行客观、公正的评价和考核。具体见《附件A：A.3内部组织——规定和分配岗位与职责的控制实施指南》。附件A：规定和分配岗位与职责的控制实施指南工作第2部分：“5.3岗位、职责和权限”流程控制表一级流程二级流程三级流程流程节点控制要点所期望输出岗位规划与设置岗位需求分析分析组织需求，明确AI管理岗位类型明确AI相关业务需求和目标确定关键AI管理流程与活动识别所需的岗位种类与数量AI管理岗位需求分析报告岗位设计编制岗位说明书，明确职责、权限、任职要求根据业务需求，细化岗位描述明确岗位间协作关系制定任职能力标准和培训需求AI管理岗位说明书岗位评估与调整评估岗位设置的合理性和有效性，定期调整收集员工和相关部门反馈分析岗位效率与业绩必要时调整岗位设置和职责岗位评估报告及调整建议职责分配与沟通职责分配根据岗位说明书，分配具体职责给岗位人员确保职责与岗位需求一致明确责任人记录职责分配情况职责分配表职责沟通通过多种方式沟通职责分配情况内部会议、培训与教育信息平台公告反馈机制收集员工意见员工对职责清晰理解和认同权限分配与管理权限评估根据职责需要，评估并分配相应权限权限与职责相匹配确保权限有效且可控记录权限分配情况权限分配清单权限监督监控权限使用情况，防止滥用权限变更审批流程定期审查权限使用情况处理违规行为权限使用情况监控报告绩效报告与监督绩效数据采集收集AI管理体系的绩效数据数据采集范围包括效率、进展、满意度等使用信息系统辅助收集数据准确性校验AI管理体系绩效数据集绩效报告编制编制AI管理体系绩效报告汇总并分析绩效数据评估绩效达标情况提出改进建议AI管理体系绩效报告绩效报告提交与监督提交绩效报告给最高管理者，并进行反馈循环定期提交报告面对面或书面形式沟通跟进改进措施的执行效果管理者对绩效的全面了解与决策指导第3部分：“5.3岗位、职责和权限”过程风险清单过程名称过程风险描述（风险源、过程运行可能发生什么并产生什么后果及其对实现业务流程目标带来什么影响）岗位规划与设置风险源：岗位设置不合理或缺乏前瞻性风险描述：如果岗位设置未能充分考虑人工智能技术的发展趋势和组织的战略目标，可能导致岗位与业务需求不匹配，进而影响AI项目的实施效率和效果此外，缺乏前瞻性的岗位规划可能使得组织在未来发展中面临人力资源短缺或技能错配的风险后果：项目延误、成本超支、技术竞争力下降，无法实现预期的业务价值对实现AI管理体系目标的影响：降低整体管理体系的有效性和可持续性职责分配与沟通风险源：职责分配不明确或沟通不畅风险描述：若职责分配不够明确，各岗位间可能产生责任重叠或责任真空，导致工作推诿或效率低下同时，如果沟通机制不健全，员工对自身的职责和权限认知不清，也会影响工作的顺利进行后果：工作效率降低、协作困难、内部冲突增多对实现AI管理体系目标的影响：削弱团队凝聚力，阻碍管理体系的有效运行权限分配与管理风险源：权限分配不当或管理不善风险描述：权限分配过多或过少都可能导致问题权限过多可能引发权力滥用或误用，损害组织利益；权