全国档案事业统计年报培训课件

全国档案事业统计年报

信息管理系统使用培训

主讲：省档案局办公室王英

目录一、《全国档案事业统计年报制度》中有关指标的变更二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”介绍三、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用《全国档案事业统计年报制度》中有关指标的变更一、合并类别统一“科技事业单位”和“文化事业单位”两个统计类别为“事业单位”。原《制度》对“科技事业单位”和“文化事业单位”给出的是两个代码。二、增加内容。增加“档案馆基本情况年报”（档基2表）的附表“档案馆数字档案基本情况年报”；和“档案室基本情况年报”（档基3表）的附表“档案室数字档案基本情况年报”三、完善统计项目增设“实物档案”、“政府信息公开查阅场所”、“爱国主义教育基地”、“对外服务用房”、“本年经费投入”、“陈列室”、“网上培训”等统计指标。四、对原有统计指标的修改：（一）档案行政管理部门基本情况年报（档基1表）1、取消“事业费”统计指标。2、“在职培训教育”修改为“接受在职培训教育”。（档基2表、档基3表同档基1表）（二）档案馆基本情况年报（档基2表）1、取消“电子档案”统计项目。（档基3表同档基2表）2、取消“本年移出档案”统计项目。3、取消“本年复制档案、资料”统计项目（档基3表同档基2表）4、“卷片”统计指标的单位“幅”、“开放档案目录”统计指标的单位“条”、“机读目录”统计指标的单位“条”，分别修改为“万幅”、“万条”和“万条”。（档基3表同档基2表）5、增加“征集档案”和“本年销毁档案”统计项目内容。6、在“本年利用档案”统计项目中取消“利用档案的目的”项，设置“利用者类别”项。7、恢复“档案馆总建设面积”统计项目中“档案后库建筑面积”统计指标。8、“馆内设备”统计项目中的“集中式空调机”指标修改为“集中式”和“分散式”。（档基3表同档基2表）。9、整合“消毒设备”统计指标中的“物理方法”和“化学方法”为“消毒设备”。（档基3表同档基2表）（三）、档案室基本情况年报（档基3表）1、改“室存永久、长期档案”为“室存永久、长期、定期30年档案”。2、增加“本年销毁档案”统计项目的统计内容。3、合并“利用档案的目的”统计项目中的“编史修志”和“学术研究”统一为“学术研究”。（四）“档案专业教育基本情况年报”（档基4表）1、取消“在校生人数”统计指标。2、细分“在职培训教育”统计项目为“面授培训”和“网上培训”。（五）“档案科技基本情况年报”（档基5表）取消“经费”，直接明确为“科研经费”。（六）国家综合档案馆基本建设情况年报（档基6表）合并“工程种类”统计项目中的“改建”、“扩建”统计指标为“改、扩建”。二、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍

（一）运行环境

（二）使用须知

（三）安装步骤

（四）系统菜单

1、建议硬件环境：IBM/PC兼容机，586以上CPU，16M以上内存（建议32M以上），500M硬盘空间，VGA彩色显示器，鼠标。

2、软件环境：支持中文Window98、Windows2000、WindowsNT、WindowsXP、Vista、Windows7操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。

◆建议使用Windows2000、WindowsXP操作系统。（一）运行环境

1、按照统计工作的要求，软件需要填报单位的“组织机构代码”。

2、需要正确填报“单位类别代码”。

3、在统计数据填写结束后，需要执行“全运算”操作后，才能形成上报数据。

4、在“全运算”通过后，需要执行“全审”操作，对报表进行审查。

5、在“汇总”数据后，须执行“审核”功能，传出数据时才不会出错。（二）使用须知

1、系统安装

2、参数安装

3、任务选择

（三）安装步骤当安装盘放入光驱后，系统将自动运行安装程序（如果不能运行，双击安装盘内“setup.exe”文件直接进入安装界面），出现安装对话框后，点击“系统安装”。1、系统安装安装界面出现后（双击安装盘内的“setup.exe”文件可直接到这个界面），点击“下一步”。在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。在“选择附加任务”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。在“准备安装”对话框中，点击“安装”。系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。在“任务参数安装”对话框中，建议默认系统选择的工作任务，但需要改变参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它硬盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。2、参数安装需改盘符，如D:\系统正在安装。参数安装完成，点击“确定”。点击“关闭窗口”，关闭安装对话框。。这时，桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标，到此软件安装完毕。双击桌面上的系统图标进入系统，出现“任务选择”对话框。选择当年工作任务，点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时，点击菜单栏上的“任务”按钮，然后选择。3、任务选择菜单分为两层，上层（小字）是系统菜单，下层（图标）是快捷菜单。系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助（具体内容看软件讲解）。（四）系统菜单二、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用

（一）基层单位操作流程

（二）主管单位操作流程

（三）具体操作

（四）统计数据的上报

（五）软件的下载

（一）基层单位操作流程新增单位报表打印领导签字、单位盖章上报上级主管单位数据传出档基表录入全运算审核全审修改错误修改错误修改错误

（二）主管单位操作流程接收综合报表打印领导签字、单位盖章上报上级主管单位数据传出审核汇总审核修改错误修改错误

1、基层单位操作步骤

2、主管单位操作步骤（三）具体操作

（1）填写封面代码

（2）基层表录入

（3）全运算

（4）全审

（5）审核

（6）数据传出

（7）报表打印1、基层单位操作步骤在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。（1）填写封面代码

封面代码的作用：一是通过单位的基本信息，确定统计数据的来源。二是通过单位“组织机构代码”与“单位类别代码”的组合，形成填报单位的唯一代码。

说明：因“组织机构代码”具有全国唯一性，而在系统中，一个单位是不能重复填报的。但在现实中，有些单位需要填报多张基层表，虽然“组织机构代码”只有一个，但“单位类别代码”是不同的。三是数据查询分析的依据。特别注意：各单位的“组织机构代码”是10位，而系统只有9位，在录入时不录入“组织机构代码”中的“－”。点击菜单栏上的“保存”，相对应的基层表解锁，可以进行数据录入了。保存前保存后点击“基层表”，选择相应的基层表，便可以开始录入了。（2）基层表录入基层表录入完毕后，点击“保存”。此时系统将对录入数据进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表。点击“确定”完成“全运算”操作。备注：不执行“全运算”将不能传出数据包。（3）全运算点击“全审”，此时系统将对所有报表进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”和“全审”，如果没有问题，点击“确定”完成。（4）全审“审核”与“全审”的区别：前者是对报出数据前的最后审查，后者是对编辑报表进行审核。“审核”是必须要执行的操作。点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出正在编辑的界面。（5）审核点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。如果有问题，按提示修改，审核通过，点击“确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出审核界面。点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。（6）数据传出系统默认传出全部报表数据。点击“下一步”。出现对话框时，请注意系统默认数据包的传出位置。也可以在这里改变数据包的传出位置，然后点击“完成”，再点击“确定”。打开资源管理器，在指定的路径下，可以看到一个后缀名是“*.jio”的数据包文件。这个文件名的结构是“年度+单位名称+传出日期”。

①当前报表打印

②多表打印

③选定区域打印（7）报表打印在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，点击“打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前报表打印出来。①当前表打印在编辑状态下，点击“打印”下拉菜单，选择“多表打印”，出现“多表打印”对话框。②多表打印系统默认：一是打印全部报表，二是没有数据的报表不打印。用户可根据需要自行选择，然后点击“确定”，即可将所需报表按要求打印出来。在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，用鼠标选定需要打印的区域，然后点击“打印”下拉菜单，选择“打印选定区域”。③选定区域打印出现“打印预览”对话框后，确认所需要打印的报表，然后点击“打印”，即可将所需报表打印出来。

（1）接收上报数据

（2）审核

（3）汇总（4）审核

（5）数据传出（参见基层单位操作步骤）

（6）报表打印（参见基层单位操作步骤）2、主管单位操作步骤点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。（1）接收上报数据点击“路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“*.jio”的数据包文件。然后点击“打开”。这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息，点击“下一步”。点击“下一步”。点击“开始”。这时，如果有重复的“组织机构代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。当选择“装入”时，该单位原数据将被覆盖。点击“否”，返回“重码单位数据列表”对话框。点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。（2）审核如果有问题，按提示修改，审核通过，点击“确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“×”，退出审核界面。点击快捷菜单栏上的“汇总”，出现“完全汇总”对话框，点击对话框上的“新建汇总封面”按钮。（3）汇总在对话框中，可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面，点击“粘贴代码”，将信息录入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。系统汇总完成，点击“确定”，返回主界面。

参见主管单位操作步骤（2）（4）审核

参见基层单位操作步骤（6）（5）数据传出

参见基层单位操作步骤（7）（6）报表打印通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”完成了数据包传出和报表打印后，请各单位将经过领导签字、单位盖章的“纸质报表”和“加密数据包”，一并寄送给上一级主管单位。

特别指出：存在垂直管理的单位，也必须同时报送同级档案行政管