公文格式写作

税务公文处理讲座河南省国家税务局办公室2024/9/91税务公文处理讲座一、什么是公文——公文的概念——公文的基本特征——公文的主要作用二、公文处理应当把握的几个重要环节

----把握公文处理的基本原则——公文文种——遵守行文规则——承办公文应当注意的几个问题三、公文的格式——公文的眉首部分——公文的主体部分——公文的版记部分四、公文运转的基本程序——收文流程——发文流程2024/9/92一、什么是公文公文的概念

公文是党政机关、社会团体、企事业单位等有关组织和单位，在公务活动中形成的具有一定格式和现行效用的信息纪录材料。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。税务机关的公文，是税务机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治税、施行税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。2024/9/93一、什么是公文公文的基本特征——鲜明的政策性。——法定的权威性。——严格的规范性。——较强的时效性2024/9/94一、什么是公文公文的主要作用——规范和准绳的作用。——领导和指导的作用。——宣传和教育的作用。——沟通和信息的作用。——公务依据和凭证的作用。

2024/9/95二、公文处理应当把握的几个重要环节把握公文处理的基本原则公文的种类行文规则承办公文应当注意的几个问题

2024/9/96二、公文处理应当把握的几个重要环节

把握公文处理的基本原则

公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。基本原则是：实事求是、精简、高效、及时、准确、安全。

2024/9/97二、公文处理应当把握的几个重要环节

公文的种类（一）《全国税务机关公文处理实施办法》规定税务机关使用的行政公文应在规定的范围内选用文种。税务公文的文种有12个，即：令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要12种，我们常用的有：通知、通报、报告、决定、请示、批复、意见、会议纪要、公告。

2024/9/98二、公文处理应当把握的几个重要环节公文的种类（二）按行文方向选用文种。

——上行文：请示、报告、意见。

——下行文：令、决定、批复、通报、通知、会议纪要、意见。

——平行文：函、通知、公告、通告、意见。

按涉及范围选用文种。如“公告”与“通告”的选用。按行文目的选用文种。如“请示”与“报告”的选用。按隶属关系选用文种。如“通知”与“批复”；“函”与“请示”的选用。2024/9/99二、公文处理应当把握的几个重要环节行文规则（一）——确定是否行文。行文必须确有必要，注重效用——在规定职权范围内行文。各级行政机关应当根据各自隶属关系和职权范围确定行文关系，不得超越自己的隶属关系和职权范围行文。确定是否需要局内会签和局外会签。——部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。2024/9/910二、公文处理应当把握的几个重要环节行文规则（二）按行政隶属关系行文。

——不越级行文；不向下级政府行文；

——内设机构除办公厅外不对外行正式公文；

——不向领导个人行正式公文；——上行文不抄送下级机关；下行文重要的，应抄送上级机关。——受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。——党政文件应严格区分。机关行文应实行“党政分开”。2024/9/911二、公文处理应当把握的几个重要环节行文规则（三）其他行文规则。

——请示应一事一文，不多头请示。一般只写一个主送机关。如需同时送其它机关，应当用抄送形式。

——请示不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。——各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

——报告不夹带请示事项，请示与报告应当严格区分。

2024/9/912二、公文处理应当把握的几个重要环节行文规则（四）——领导讲话不行正式公文。

——联合行文的单位应当是“同级”。——向有管辖职权的平级单位行文

——除答复人大代表和政协委员外，不对个人行文。——对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文2024/9/913二、公文处理应当把握的几个重要环节承办公文应当注意的几个问题

——及时办理。紧急公文按时限办理；不能按时限办结的公文应及时说明和沟通；不属于本单位办理要及时退回——根据公文内容和领导意图办理——正确选用公文文种——把握公文用语的共同特征拟制公文。把握公文用语：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。——根据不同文种的要求拟制公文——加强公文审核把关，提高公文质量2024/9/914三、公文格式公文的文面格式通常包括三部分：眉首部分：制于红线以上的部分主体部分：红线以下和主题词以上的部分版记部分：置于附注或成文日期以下的各要素统称为版记每个部分又包括若干构成要素。2024/9/915

公文的格式--眉首部分

密级等级标识紧急程度标识发文机关标识发文字号签发人2024/9/916

公文的格式--眉首部分

密级标识

密级分类：密级共分三个等级，即“绝密”、“机密”、“秘密”密级标注格式：密级应标注在公文首页的版心右上角第1行，密级和保密期限之间用红色“★”隔开。如：“绝密★5年”。密级标注要求：如果印发、转发、批转或者回复标有密级的公文，必须按原公文的密级标注同等密级。即“密级来密级去”2024/9/917公文的格式--眉首部分紧急程度标识

紧急程度分类：公文的紧急程度有“特急”、“急件”；电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度标注格式：紧急程度标注在公文首页的版心右上角第1行。如果公文的密级和紧急程度需要同时标注，则密级标注在上面，紧急程度标注在下面。2024/9/918公文的格式--眉首部分发文机关标识（一）

发文机关标识形式：

1.一般由发文机关名称全称或规范简称加“文件”二字组成，如“豫国税发”的红头:河南省国家税务局文件。

2.只用发文机关全称或规范化的简称，如“豫国税函”的红头：河南省国家税务局3.联合行文，主办机关名称排列在前，其他机关依次排列4.张贴式公文一般不用公文版头

2024/9/919公文的格式--眉首部分发文机关标识（二）

通常使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm╳15mm。下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；

“豫国税函”的发文机关标识上边缘至上页边为30mm上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm标识秘密等级和紧急程度上行文可在发文机关标识上空2行向下依次标识2024/9/920

公文的格式--眉首部分发文字号（一）根据公文的内容在规定范围内确定发文字号发文字号构成形式：发文字号由“机关代字”、“年份”、“序号”三部分组成。2024/9/921公文的格式--眉首部分发文字号（二）发文字号标注格式：对于字号为“发”的文件：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字

1.下行文的发文字号一般标注在文件版头之下、横线上方居中位置。

2.上行文的发文字号一般标注在文件版头之下、横线上方左空1字位置。对于字号为“函”的文件发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。2024/9/922公文的格式--眉首部分发文字号（三）机关代字机关代字要准确、简洁、规范、无歧义、易识别，且保持相对稳定，不可轻易变动。省局机关的发文代字有：豫国税发、豫国税函、豫国税公告、豫国税任字、豫国税办发、豫国税办函。“令”为总局使用的字号2024/9/923公文的格式--眉首部分发文字号（四）豫国税发〔公元年份〕××号。适用于：向上级机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关团体单位的联合发文；其他有关重要事项的通知。2024/9/924公文的格式--眉首部分发文字号（五）豫国税函〔公元年份〕××号。适用于：向下级机关部署局部的、阶段性的或临时性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对税务日常工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复等2024/9/925公文的格式--眉首部分发文字号（六）豫国税公告〔公元年份〕××号。适用于：内容涉及到纳税人的权利义务的,必须使用公告形式。豫国税任字〔公元年份〕××号。适用于：按照干部管理权限，任免干部行政职务。豫国税办发〔公元年份〕××号。适用于：代表省局向各级税务机关布置日常性的事务工作，通报有关情况，发布局机关内部适用的各类制度规定，通报局机关内部的有关情况。2024/9/926公文的格式--眉首部分发文字号（七）豫国税办函〔公元年份〕××号。适用于向平级单位的有关部门或其他单位行文；通报有关情况；商洽事宜，代表省局向上级机关的有关部门报送有关情况，提出意见和建议；代表省局向下级机关征求意见；代表省局下发各类会议、培训通知，向有关单位发出邀请；代表省局向有关单位提供证明。

2024/9/927公文的格式--眉首部分发文字号（八）市局转发省局文件时，根据同字号转发原则进行转发，但也可根据文件内容对本局工作的重要程度，可使用高于被转发文的文件字号。2024/9/928公文的格式--眉首部分发文字号（九）

年份应标全称，阿拉伯数码标识，用六角括号〔〕括起来，如〔2010〕。序号一般按年度编排用阿拉伯数码标识。序号不得编虚位，(即1不编为001)，不加第字。发文字号中的机关代字、年份、序号三部分的排列顺序不能颠倒，只能按机关代字＋年份＋序号的顺序排列。2024/9/929公文的格式--眉首部分发文字号（十）

联合行文发文字号标注要求：只标注主办单位的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。单位内部的临时机构发文时不能单设发文字号，因为临时机构没有行文权，它不能对外直接行文。若需行文，必须以单位的名义。单位内部党、政系列的发文字号不能混用，即不能用行政系列的公文版头编印党务系列的发文字号，或用党务系列的公文版头编印行政系列的发文字号。

2024/9/930公文的格式--眉首部分签发人（一）

上报的公文必须标识签发人姓名签发人标注格式：

签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。下行文一般不标注签发人。

2024/9/931公文的格式--眉首部分签发人（二）如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并与红色反线与之的距离为4mm。2024/9/932公文的格式—主体部分公文标题主送机关正文附件说明成文日期公文生效标识附注2024/9/933公文的格式—主体部分公文标题（一）

红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文标题一般由发文机关名称、发文事由和文种三部分组成。公文标题,一要选准文种,要根据各种文种适用范围,发文目的,发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择。适于表达公文内容的文种。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致。三是应当简明扼要。标题文字不要太长,太长了不醒目，文字应简约而明晰。2024/9/934公文的格式—主体部分公文标题（二）

上报的公文和联合行文，标题中一般不标明发文机关标题除发布法规性的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。上行文标题不需加发文机关标识，而下行文和平行文应有发文机关标识，上报政府文件时，标题应按政府要求注明发文机关标识，自拟标题一般不使用书名号。

2024/9/935公文的格式—主体部分公文标题（三）对层层转发的公文，为避免转发时标题过于冗长、重复，下级单位转发时可根据文件主要事由自拟标题。如：**国家税务局关于转发《国家税务总局关于转发<国务院关于进一步精简会议和文件的通知>的通知》的通知,可自拟为:**国家税务局转发《国家税务总局关于进一步精简会议和文件的通知》的通知。在正文中，将国家税务总局转发国务院通知的事项加以说明。2024/9/936公文的格式—主体部分主送机关（一）标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。主送机关数量多，不发的机关较少时，可以在“各省辖市国家税务局后注明不发。如：各省辖市国家税务局（不发平顶山、濮阳）。主送机关应使用全称或规范化的简称、通称；应按其性质、级别以及有关规定顺序填写，按惯例依次排列。主送机关决定行文方向。2024/9/937公文的格式—主体部分主送机关（二）上行文的主送机关一般是1个。请示，批复，函的主送机关只能是1个。公告，通告可不写主送机关。主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。上行文主送单位应为上级机关，不能为上级机关的内设机构，且主送单位应写全称或规范化简称。2024/9/938公文的格式—主体部分正文正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字，年份用阿拉伯数码标识的均不能回行。正文是公文的核心部分。引入文件或转发文时，应先引标题，后引发文字号，发文字号在公文的标题后用圆括号注明。如：现将《国家税务总局关于***的通知》（国税函〔2010〕*号）转发给你们。结构层次，第一层为“一、”，第二层为（一）、第三次为“1.”，第四层为“（1）”。2024/9/939公文格式—主体部分附件（一）公文附件应当在发文稿头纸中标注公文附件是公文正文的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，具有对公文的补充说明或提供相关资料等作用，是公文的重要组成部分。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××”)，附件名称后不加标点符号。附件名称需要回行时,第二行第1字应与上一行冒号后第1字对齐。印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。2024/9/940公文格式—主体部分附件（二）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分,与公文正文一样具有同等效力。附件如为A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件的最后一页。2024/9/941公文格式—主体部分成文日期

成文日期指公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不用阿位伯数字书写。由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。2024/9/942公文格式—主体部分公文生效标识（一）

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

2024/9/943公文格式—主体部分公文生效标识（二）

一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期；成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正，居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。2024/9/944公文格式—主体部分公文生效标识（三）

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。2024/9/945公文格式—主体部分公文生效标识（四）

当联合行为需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称(可用简称)，按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关的印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或者2个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切，应保证印章既不相交也不相切,每排印章中心线应对齐。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。2024/9/946公文格式—主体部分公文生效标识（五）

特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距，字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识"此页无正文"的方法解决。2024/9/947公文格式—主体部分附注

公文需说明其它事项时用附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。如：“对下只发电子文档”、请示文件中的“联系人、电话”等。

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