会议展览管理制度汇编

会议展览管理制度汇编第一章总则

一、目的与原则

本制度旨在规范会议的组织、召开及管理，确保会议的高效、有序进行，提高会议决策的科学性和执行力。制定本制度时，遵循以下原则：

1.统一领导、分工负责；

2.程序规范、讲究实效；

3.公开透明、民主集中；

4.保密安全、确保质量。

二、适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如董事会、总经理办公会、部门例会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议，如专题协调会、紧急会议等。

四、参会人员

1.与会议议题相关的公司领导、部门负责人及工作人员；

2.特邀嘉宾、专家学者、合作伙伴等。

五、会议组织

1.会议的组织工作由会议主持人负责，必要时可指定专人协助；

2.会议组织者应提前做好会议通知、议题收集、资料准备、会场布置等工作；

3.会议组织者应确保会议的召开符合公司规定，遵循会议流程，确保会议质量。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退；

2.参会人员应保持会议秩序，尊重主持人及发言者，不得随意插话、打断发言；

3.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容；

4.参会人员应积极参与会议讨论，发表建设性意见，提高会议效果。

七、制度修订

本制度根据公司发展需要，可适时进行修订。修订工作由公司办公室负责，报公司领导审批后实施。

八、解释权

本制度的解释权归公司办公室所有。如有疑问，请向公司办公室咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据公司工作计划及实际需要，提前征集会议议题，明确会议目的和预期成果；

2.发送通知：会议组织者应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等；

3.准备资料：会议组织者应确保会议所需资料齐全，包括会议议程、相关文件、报告等；

4.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保音响、投影、通讯等设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

3.依次进行议题讨论，发言人应提前做好准备，简明扼要地陈述观点；

4.会议讨论：参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议；

5.形成决议：会议主持人根据讨论情况，总结共识，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括议题、讨论情况、决议等；

2.会议记录应真实、客观、全面，不得遗漏重要信息；

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给主持人及相关部门。

四、会议总结

1.会议主持人应对会议进行总结，强调会议决议的执行和落实；

2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，为改进会议组织工作提供参考；

3.会议结束后，会议组织者应将会议纪要和决议发送给相关人员，确保决议的贯彻落实。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议资料整理归档，包括会议通知、会议议程、会议纪要、决议等；

2.归档资料应按照公司规定保存，便于查询和追溯。

六、会议反馈

1.参会人员应对会议效果进行评价，向会议组织者提出改进意见和建议；

2.会议组织者应认真对待反馈意见，及时调整和改进会议组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人根据会议内容及时编制，确保纪要内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论的主要议题、形成的决议及分工安排等；

3.会议纪要编制完成后，应提交给主持人审核，经批准后发布；

4.会议纪要应在会议结束后的一定时间内发送给所有参会人员及相关部门。

二、决议任务的分解与分配

1.会议纪要中应明确各项决议的具体任务、责任人和完成时限；

2.会议组织者应根据决议内容，将任务分解为具体的执行步骤，并分配给相应的责任人；

3.责任人应明确任务要求，制定执行计划，确保决议的有效落实。

三、跟踪监督与进度汇报

1.会议组织者或指定的跟踪责任人应对决议的执行情况进行定期跟踪监督；

2.跟踪责任人应定期收集执行进度，通过会议或书面形式向相关人员汇报；

3.对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，确保决议按期完成。

四、评估与反馈

1.会议决议完成后，应进行效果评估，评估结果作为改进工作和决策的依据；

2.对于未按期完成的决议，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时间；

3.参会人员及相关部门应对决议的执行情况提出反馈意见，促进会议纪要的持续改进。

五、档案管理与查询

1.会议纪要及其执行情况应作为重要档案进行管理，确保资料的完整性和可追溯性；

2.建立会议纪要档案查询系统，方便相关人员查阅；

3.定期对会议纪要档案进行整理和归档，确保资料的长期保存。

六、激励机制

1.对会议决议执行情况进行评估，对表现优秀的个人或团队给予表彰和奖励；

2.建立健全激励机制，鼓励员工积极参与会议讨论，提高会议决策的质量和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理人员提出申请；

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便于管理人员安排合适的会议室；

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况可由行政部门协调解决。

二、会场布置与服务

1.会议室管理人员应根据会议需求提前布置会场，包括座位安排、设备调试、资料准备等；

2.会场内应保持整洁，提供必要的会议用品，如笔记本、笔、水杯等；

3.会议期间，会议室管理人员应全程跟进，确保会议顺利进行，及时解决突发问题。

三、会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行检查和维护，保证设备正常运行；

2.会议组织者在使用会议室前，应熟悉设备操作，必要时由专业人员指导；

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，确保设备安全，防止损坏。

四、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为；

2.会议期间，应遵守会场秩序，不得大声喧哗、随意走动；

3.未经允许，不得携带外来人员在会议室内进行非会议活动。

五、会议室安全管理

1.会议室管理人员应定期进行安全检查，确保消防、疏散等安全设施完好；

2.会议期间，应明确安全责任人，确保参会人员的人身安全；

3.如遇紧急情况，应及时启动应急预案，组织人员疏散。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司实际情况制定，并在显著位置公示；

2.特殊情况下，会议室管理人员可根据需要调整开放时间，并及时通知相关人员。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或团队，将视情节给予通报批评、罚款等处理；

2.对于造成会议室设施损坏