酒店的采购管理规章制度

———酒店的采购管理规章制度一、目的：为进一步规范采购过程中的决策、价格监督、质量检验等工作，以降低采购本钱，加强公司的物资管理，依据公司的实际情况特订立采购制度。二、范围：公司职能部门及所属各项目部需要进行采购的采购项目。三、采购分类：零星采购、大宗采购。一）零星采购：1、各项目部所需物品，由办公室主任进行市场询价，经事业中心初审，报总经理审批；2、总部办公室所需物品，由办公室主任进行市场询价，经行政部初审，报总经理审批。二）大宗采购：1、电子类由办公室主任进行市场询价，经工程部初审，最终报总经理审批；2、非电子类由办公室主任进行市场询价，经事业中心初审，最终报总经理审批。四、审批流程请购人制单→请购部门负责人签字→事业中心或工程部审查采购必需性→办公室主任询价、供应商选定→事业中心或工程部审查→→总经理签字→采购员按要求购买。五、询价工作一）办公室主任在接到各部门的请购单，检查请购单上审批手续是否完善后，即进行询价工作。二）对于公司总经理指示要求集团其它公司共同参加询价的，办公室主任应将请购单复印件送实现其它公司相关部门。三）办公室主任应在规定时间内完成询价工作，在请购单的附页上注明操作结果，含以下内容：备选供应商名称、住址、联系人及电话，相关价格、规格、付款条件和售后服务等。并递交给事业中心或工程部确认。四）事业中心或工程部在接到办公室主任上交的询价结果后，应乐观认真搭配完成相关工作，在收到的请购单附件上注明操作结果，汇报至总经理审批。六、询价时限一般物品的询价和选择供应商工作正常应在五个工作日内完成。特殊大宗物品最迟应在十天之内完成。七、供应商筛选确定一）办公室主任通过公开透亮的评比过程通过比较三家以上供应商，报事业中心或工程部审查，总经理确定后，选一家供应商为长期主供应商。同时应保管选定供应商评比记录，公司备案抽查。一）采购评比由事业中心或工程部综合评定。1、最初比较：比较过程记录须含以下内容：相互比较三家以上（含三家）供应商的名称、住址、联系人姓名电话、价格、质量、服务等几方面相互比较的优、劣势。选择结论。2、对选定主供应商的综合评述。3、事业中心或工程部对选定供应商的看法上报总经理。4、每季度对主供应商的产品和服务质量进行一次总结评定，并对是否更换做出结论。5、每季度重新进行一次选定主供应商过程记录。6、以上全部评比记录须保管三年以上。八、物品采购一）供应商选定后，办公室主任布置采购员具体进行采购操作，需要其它部门搭配时，其它部门应给与乐观帮助。二）大宗采购要与供应商签订合同。三）合同内容须提交事业中心或工程部及财务部共同核定，并报总经理审批。四）对有售后保修义务的应收取肯定的质保金，质保金期限应与产品保修期相同。五）经核定后的合同须由事业中心或工程部签订。九、入库程序一）物资验收工作由仓库保管、采购人员同时参加（仓库保管负责验收数量与质量）。专业物资验收应由相关使用部门专业人员负责检查质量。不符合质量要求的一律不予验收。二）验收完毕后仓库保管及参加验收人员在票据上签字确认，并注明日期。仓库管理开具入库单。十、报销程序一）零星采购的报销：1、采购员应持《请购单》或《采购计划清单》《购物发票（或票据）》到公司财务部门报销；2、报销费用时，发票（或票据）上须有经手人、相关验收人员、办公室主任签字，事业中心或工程部审核签字，总经理审批看法。二）大宗采购的付款：采购员将大宗采购审批单、采购合同、验收报告、发票准备齐全，发票（或票据）上须有经手人、相关验收人员、办公室主任签字，经事业中心或工程部审核签字，总经理审批后方可报销。公司行政部对采购工作享有例行及专项检查权力。十一、工作要求一）日常零星采购，未按零星采购流程进行采购的，公司财务一律不予报销，由当事人自行负责。若财务不按规定予以报销的，由公司财务当事人负责。二）物资采购量要从实际所需启程核定数量，如随便定量，造成定量与实际不符的，显现采购量过大造成物资压库，视情节轻重考核当事人。三）大宗采购应由公司总经理签字审批