地产企业会议室管理制度

地产企业会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范地产企业会议室的管理和使用，提高会议效率，确保会议资源的合理配置。会议室管理制度遵循公开、公平、高效、节约的原则。

第二条适用范围

本制度适用于地产企业内部所有会议室的使用与管理活动。包括但不限于公司内部会议、外部接待、培训、研讨会等各类活动。

第三条责任分配

会议管理责任由行政部门主要负责，具体包括会议室预订、设施维护、会前准备、会后清理等工作。各参会部门应积极配合行政部门，共同维护良好的会议环境。

第四条制度更新

本制度将根据公司发展需要和实际运行情况进行定期评估与更新。任何涉及制度修改的建议和意见，应由相关部门提出，经审批通过后予以公布实施。

第五条培训与监督

行政部门应定期组织会议管理制度培训，确保各部门了解并遵守相关规章制度。同时，设立监督机制，对会议管理中出现的问题及时纠正和处理。

第六条违规处理

对于违反会议管理制度的行为，将根据情节严重程度，对相关责任人进行通报批评、罚款等相应处理。情节严重者，将追究其法律责任。

第七条保密要求

会议内容涉及公司机密时，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。违反保密规定者，将按公司相关保密制度进行处理。

第二章会议流程

第一条会议预报

会议发起人需至少提前三个工作日向行政部门提交会议预报表，预报表应包括以下内容：会议主题、目的、参会人员范围、预计人数、会议时间、会议地点、所需设备与资料等。

第二条会议通知

行政部门根据会议预报，制作正式的会议通知，并通过电子邮件、企业内部通讯系统等方式，通知至每一位参会人员。会议通知应明确会议的重要性、开始时间、预计结束时间、地点变更等信息。

第三条会前准备

1.会议室布置：行政部门应根据会议类型和需求，提前布置会议室，确保座椅、音响、投影等设备正常运行。

2.会议资料准备：会议发起人负责准备会议所需资料，并于会议开始前至少30分钟送达会议室，由行政部门负责分发。

3.会议签到：行政部门应在会议开始前设置签到台，参会人员需签到确认出席。

第四条会议主持

会议应由指定主持人负责，主持人应确保会议按照既定议程进行，控制会议时间，保证讨论有序。

第五条会议记录

行政部门指定专人负责会议记录，记录内容包括但不限于：会议议程、参会人员、主要讨论内容、决策结果、待办事项等。

第六条会议决策

1.会议中产生的决策事项，应由主持人明确决策结果，并在会议记录中予以明确。

2.对于重大决策事项，应按照公司决策程序进行表决，并形成书面记录。

第七条会议总结

会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

第八条会后资料归档

1.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并由主持人审核确认。

2.重要的会议纪要和决策文件，行政部门应负责归档保存，并视需要提供查阅服务。

第九条会议反馈

行政部门应定期收集会议效果反馈，对会议流程、会议组织、会议效果等方面进行评估，并根据反馈进行改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由行政部门在会议结束后48小时内完成初稿，并提交给主持人审核。

2.主持人应在收到会议纪要后24小时内完成审核，并提出修改意见。

3.审核通过的会议纪要应由行政部门在1个工作日内发放给所有参会人员，并抄送相关领导。

第二条任务分工与责任明确

1.会议纪要中应明确每项任务的执行责任人、完成时限和预期成果。

2.行政部门应对会议纪要中的任务进行分类，并跟踪督促各项任务的执行。

第三条任务执行监控

1.责任人应在任务开始执行后，定期向行政部门报告任务进展情况。

2.行政部门应建立任务跟踪表，记录各项任务的执行状态，并在必要时提醒责任人按期完成任务。

第四条进度汇报与协调

1.定期组织会议，由责任人对任务的执行情况进行汇报，协调解决执行过程中遇到的问题。

2.对于跨部门的任务，行政部门应协调相关部门共同推进，确保任务顺利完成。

第五条变更管理与调整

1.如任务执行过程中出现情况变化，需对会议纪要中的内容进行调整，责任人应及时提出变更申请，经主持人审批后，由行政部门更新会议纪要。

2.任何变更都应记录在案，并通知所有相关人员。

第六条任务完成确认

1.任务完成后，责任人应向行政部门提交任务完成报告，包括实际完成情况、成果展示等。

2.行政部门对完成的任务进行验收，确保任务达到预期目标。

第七条效果评估与反馈

1.行政部门应定期对会议纪要中的任务执行效果进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.将评估结果和改进措施反馈给相关领导和责任人，为今后的会议管理和决策提供参考。

第四章会议室管理规定

第一条预订管理

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.行政部门根据预订申请的先后顺序和会议重要紧急程度，合理调配会议室资源。

3.预订成功的部门应按时使用会议室，如需取消或变更，应至少提前一个工作日通知行政部门。

第二条使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食。

2.会议室内设备使用应遵循操作规程，不得擅自拆卸或改动。

3.会议室内不得大声喧哗，影响其他会议室或办公区域。

第三条设备维护

1.行政部门负责会议室设备的日常维护和检查，确保设备正常运行。

2.如遇设备故障，行政部门应及时报修，并记录故障情况。

3.使用部门在发现设备异常时应立即报告行政部门，共同保障会议室设备完好。

第四条会前会后整理

1.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复桌椅、设备原状。

2.使用部门应确保会议室内的资料、物品不带出，以免造成遗失或泄露。

第五条安全与保密

1.会议室应设置门禁系统，非授权人员不得随意进入。

2.会议室内应采取必要的安全措施，如防火、防盗等。

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

第六条环境与设施

1.行政部门应根据会议室使用需求，定期更新会议室布局和设施，提升会议环境。

2.会议室应配置必要的办公文具、饮用水等，以满足参会人员的基本需求。

第七条应急预案

1.行政部门应制定会议室应急预案，包括突发设备故障、紧急会议变更等。

2.遇到突发事件时，行政部门应迅速启动应急预案，确保