会议上管理制度及规范

会议上管理制度及规范第一章总则

会议上管理制度及规范

第一条目的

为确保公司会议的效率与效果，规范会议的组织与管理工作，提高决策品质，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于生产经营、项目管理、研发创新、市场营销、人力资源等会议。

第三条会议原则

1.会议应以解决问题、提高工作效率、促进团队协作为目的，避免无效、冗长的会议。

2.会议应具有明确的议题，与会人员应提前准备，确保会议效果。

3.会议应注重实效，严格控制会议时间，提倡简洁、明确的会议风格。

第四条会议分类

1.例行会议：定期召开，如周例会、月例会等。

2.专题会议：针对特定议题召开，如项目启动会、问题分析会等。

3.紧急会议：遇突发事件或紧急情况时召开。

第五条会议组织者

1.各部门负责人或指定人员为本部门会议的组织者。

2.会议组织者负责确定会议主题、时间、地点，通知与会人员，并确保会议的顺利进行。

第六条与会人员

1.与会人员应根据会议主题和职责范围参加相关会议。

2.与会人员应按时参加，不得迟到、早退，如有特殊情况需提前请假。

3.与会人员应积极参与讨论，发表建设性意见，尊重他人意见，遵守会议纪律。

第七条会议记录

1.每次会议应指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要应真实、全面、准确地反映会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

第八条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应认真贯彻执行，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议主题，确保会议具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括议题、时间分配、发言顺序等。

3.确定与会人员：会议组织者应根据会议主题和议程，明确与会人员范围，确保相关人员参会。

4.通知与会人员：会议组织者应提前通知与会人员，包括会议时间、地点、议程等内容，并提供相关会议资料。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，确保会议组织者掌握参会人员情况。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按议程进行。

3.会议发言：与会人员在会议中应积极参与讨论，发言时注意言简意赅，突出重点。

4.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，引导与会人员形成决策，明确责任人和完成时间。

三、会议记录

1.会议记录人：会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录真实、全面、准确。

2.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、与会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给与会人员。

四、会议总结

1.会议组织者应对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

2.各与会人员应按照会议决策，积极落实相关工作，并及时反馈执行情况。

五、会议资料的归档

1.会议纪要、会议议程等相关资料应整理归档，以便日后查阅。

2.会议组织者应定期对会议资料进行梳理，确保资料的完整性和准确性。

六、会议流程的持续优化

1.会议组织者应根据实际运作情况，不断优化会议流程，提高会议效率。

2.鼓励与会人员对会议流程提出改进意见和建议，共同推动会议管理工作的完善。

第三章会议纪要的跟踪落实

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人或指定责任人进行审核。

2.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，并通过邮件、公司内部通讯平台等方式通知所有与会人员及相关部门。

二、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的决策事项应分解为具体的行动计划，并明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照行动计划执行任务，并定期向会议组织者或指定监督人汇报进展情况。

3.会议组织者或监督人应对决策执行情况进行跟踪，确保各项任务按时完成。

三、问题反馈与协调解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈，并提出解决建议。

2.会议组织者或相关部门应协助责任人解决问题，必要时召开协调会议，确保决策落实不受影响。

四、会议纪要的跟踪检查

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行检查，确保决策结果得到有效落实。

2.对于未按期完成的任务，应查明原因，督促责任人采取措施，并调整计划以确保任务完成。

五、会议纪要的归档与利用

1.已完成的会议纪要应按照公司规定进行归档，便于日后查询和审计。

2.会议纪要的内容应作为工作总结、绩效考核等依据，以提高会议决策的实际效果。

六、会议纪要跟踪落实的改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，总结经验教训，不断优化流程。

2.鼓励员工对会议纪要的跟踪落实工作提出改进建议，持续提高管理水平和执行效率。

第四章会议室管理规定

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息。

2.预订者可通过公司内部预订系统或联系行政部门进行预订。

3.行政部门负责统一管理会议室预订情况，确保会议室合理分配，避免冲突。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁，行政部门应定期进行卫生清洁，为会议提供良好的环境。

三、会议室使用规范

1.与会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范，不得随意移动或损坏设备。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，避免影响会议进行。

3.会议结束后，使用者应负责整理会议室，确保桌椅归位、设备关闭，并通知行政部门。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施完好。

2.会议组织者应关注与会人员安全，遇紧急情况，及时组织疏散。

3.行政部门应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室使用效率提升

1.鼓励各部门合理安排会议时间，避免长时间占用会议室，提高使用效率。

2.行政部门可对会议室使用情况进行统计分析，为优化会议室配置提供依据。

3.鼓励开展线上线下相结合的会议形式，减少对实体会议室的依赖。

六、会议室管理持续改进

1.定期收集与会人员对会议室管理的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

2.鼓励创新会议室管理方式，提高会议室使用效率和会议质量。

第五章附则

第五章附则

一、本管理制度自发布