电子政务协同办公及门户网站集成系统建设项目公务员办公系统设计方案

电子政务协同办公及门户网站集成系统建设项目公务员办公系统设计方案根据项目总体方案确定的技术路线与技术架构，以下从公务员办公系统整体业务需求、公务员办公系统功能需求框架、公务员办公系统总体框架和业务功能实现四个方面阐述公务员办公系统设计。公务员办公系统整体业务需求支持基于CA证书的身份认证系统支持符合国家有关规范、权威公正的安全认证机构发放的数字证书（省电子政务CA证书），为办公门户平台分别提供身份认证、电子签名（章）、防抵赖等安全措施的支持。同时考虑身份认证系统未建成时，用户登录及访问控制措施。权限管理系统按照组织机构模式，对用户进行登记。录入到由电子政务平台提供的统一用户管理系统。建设公务员权限管理系统，根据公务员不同身份和级别，赋予相应信息访问权限和对各应用系统的操作权限，确保公务员能在自己的权限范围内依法处理各类办公事务。系统需要具备分级授权机制，便于实施分级管理。系统需要具备事件同步机制，便于各集成应用系统实时、非实时同步用户及权限管理系统中所发生的所有变更。权限管理系统能够实现省级及县市区用户及权限管理系统的数据同步交换。该管理系统能够为其它应用系统提供调用接口。一站式办公服务整合政务网中的各种应用系统，提供统一的用户登陆支持。公务员通过浏览器，只要登录到公务员办公门户，便可浏览与自己工作相关的各类文件、资料，阅办处理相关文档和事务。提供相关的标准规范，所有新建以及部分以前的系统通过统一登录的方式进行整合，提供给公务员统一的体验。信息处理发布系统提供信息采集、编辑、校对、审核、发布、统计、权限管理等功能，各单位可方便地将本单位可以公开的工作动态等内容方便地发布到公务员门户网站，并按照信息流程的规范，使各部门的信息发布规范化。提供可视化信息编辑工具，实现图片、Flash、音频、视频、常见格式表格等插入。该系统要考虑为第三方程序提供调用接口。公文交换系统基于电子政务交换平台实现公文交换。发文单位根据工作需要，将各类非涉密的文件、会议通知、材料等通过网络发往各收文单位，并提供收发文登记、发送、催收、签收、回执等功能。发文单位对可灵活对收文单位进行分组，根据需要选择多发单位进行群发，提高办事者的效率。该系统要充分考虑省、市、县三级互联交换。该系统要为其它应用程序提供调用接口，满足其它应用程序信息交换的需要。公文流转及协同处理系统按照公文流转程序，提供公文流转的全部功能，实现公文在部门内部及各相关部门之间以及上下级之间的协同处理，提高办公效率。支持各种标准公文格式，用户能够根据工作需要定制自己的公文模板。各用户可根据自己的需要定制流程。一是子流程的调用，包括同步子流程的调用和异步子流程的调用；二是流程的再分配；三是任务流程可在任意节点步骤的灵活回滚与跳跃；四是提供图形化的流程跟踪显示，显示目前流程所处的状态，五是提供领导的流程监督功能，领导可以查看本部门流程的发起及处理的相关情况。办公业务统计和分析报表功能支持按不同对象的分类统计，能够自定义分析报表。待办事宜的提醒功能通过与各应用系统的交互，在公务员登陆办公门户时，能对每个公务员待办事项进行提示及催办。公务员未登录，能够通过短信等手段进行提示和催办。搜索功能利用应用支撑平台提供的搜索引擎，提供直观方便的搜索界面，使公务员能够快速方便地查找到自己所需要的各类信息。用户可以通过RSS订阅某些关键词的搜索结果。系统能对搜索使用率进行分析，并且改进搜索配置。及时沟通及讨论交流功能建立树状组织结构图，显示公务员实时状态。并通过该组织结构图，实现公务员之间的及时沟通功能（及时通信、电话、文件传递、视频沟通等）。提供多种讨论交流工具：论坛、网上公开调查(投票器)等。与市电子政务统一协作交流平台的对接提供与市电子政务统一协同交流平台（该平台提供电子邮件、即时信息、短信、电视、视频等沟通手段）的数据接口，实现与市电子政务统一协作交流平台的对接。公务员能通过电子政务统一协同交流平台，处理一定办公事务，并实现与社会公众的互动。数据接口可供其它应用系统调用；监控和日志管理系统建设监控平台，提供监控、诊断、管理手段，确保系统稳定可靠运行。能够对各单位权限管理、流程管理等重要环节进行监控和记录。能够对系统日志进行管理和分析。实用的管理功能日程安排：个人日计划和周计划，个人日程安排及提醒，个人活动情况，领导同志可授权由秘书代替安排。日程安排分区公务日程安排和私人日程安排，系统中在一定权限内可以查阅别人的公务日程安排，但不允许查阅别人的私人日程安排。用户自己的所有日程安排可以同步到手持移动设备中，方便随时查阅和更新（主要供领导使用）。值班管理：对各单位值班安排、大事记、人员活动情况等进行管理。电话记录：对重要电话的记录、办理等情况进行管理通知公告：发布通知公告并对其进行管理。通知公告能够与公务员个人待办事宜及日程管理同步。考勤管理：对单位考勤情况进行管理。公务员办公系统功能框架根据公务员办公系统整体业务需求，结合我公司办公自动化系统设计与建设经验，对办公系统功能需求进行梳理，公务员办公系统功能需求框架可用下图表示（以下办公系统功能框架完全能够满足公务员办公系统业务需求，符合招标文件要求）。图STYLEREF1\s4SEQ图\*ARABIC\s11公务员办公系统功能框架公务员办公系统基于我公司自行研发的OA系统实现。基于上述的公务员办公系统总体框架，以下各节分别阐述OA系统的功能实现。以下各节对各功能模块进行简要说明。个人办公功能个人办公旨在提供个人日常办公门，提供待办事宜、即时通讯、电子邮件和个人设置等个人日常办公相关功能。信息发布功能信息发布提供办公系统相关各类信息的发布、管理等相关功能。具体包括办公门户网站站点管理、内容创建、内容发布、发布管理、统计分析、论坛和网上调查等功能。公文流转功能公文流转提供公文审批相关功能，具体包括收文管理、发文管理、归档管理和审批流程管理功能。公文交换功能公文交换提供公文交换的发文管理、收文管理、打印管理、印章管理和系统监控等功能。日常管理功能日常管理提供值班管理、电话记录、通知通告和考勤管理功能。统计分析功能统计分析提供按不同对象的分类统计及自定义报表功能。搜索功能搜索功能提供按网站搜索和 OA系统搜索功能。系统管理功能系统管理提供用户管理、身份认证、授权管理、日志管理和参数配置等功能。系统管理功能可以满足公务员办公系统对统一用户管理、身份认证、授权及安全审计的要求。个人办公功能实现个人办公提供待办事宜、即时通讯、电子邮件和个人设置等个人日常办公相关功能，以下阐述各功能的具体实现方式。待办事宜待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，收文、发文、公文交换、督办查办、会议管理等系统产生的需要办理的信息统一由待办事宜来汇总。待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，某种程度上讲是个人需要处理工作的门户。上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。系统支持移动办公，领导出外，可接到短信提醒待办事宜。待办事宜可按照用户需要处理的公务分门别类，用户根据分类查找相关的需要输的文件。可分为几种方式处理：待办事宜：按照计划查看没有的事务。在办事宜：显示当前正在进行处理的流程事务。已办事宜：显示当前已经处理完成的事务。催办：显示所有催办信息。即时通讯即时通讯依托市电子政务统一协同交流平台提供的即时通讯系统实现。从目前即时通讯产品功能看，各家即时通讯产品趋同，都提供以下功能：组织机构管理及时信息交互短信功能网络电话视频会议文件传输电子白板离线留言个性化设置公文员办公系统需要即时通讯系统整合到OA系统中。并重点解决即时通讯系统与OA系统的用户同步，保证OA系统用户信息在即时通讯系统中有正确的展现，保证用户信息的实时同步与一致。即时通讯系统的具体功能实现由即时通讯产品实现。本方案不再详细阐述。电子邮件电子邮件为信息沟通提供便捷、高效的手段。电子邮件系统提供邮件收发、草稿箱、垃圾邮件处理等功能，具体描述如下。发邮件发邮件表单界面如下图：收件人、抄送、密送：手工输入。或单击该主题，系统弹出人员通讯录选择框，选择输入。主题、邮件内容：手工输入。附件：单击“浏览”按钮，从本地机中选择上载附件。单击“更多…”可以上载多个附件。发送时同时保存到发件箱：单项选择，选中后发送的邮件将保存到发件箱。写好邮件后，单击“发送”按钮，该邮件将发送到收件人的邮箱中。单击“保存到草稿箱”按钮，该邮件将保存到写邮件人的草稿箱中进行查看。收件箱在收件箱中可以查看收到的邮件，状态带“*”符号的邮件为没有打开查看的邮件（见下图）。单击邮件“主题”可以查看详细内容。发件箱发件箱中存放发出的邮件。单击邮件“主题”可以查看（见下图）。删除：选中序号中的复选框后，单击“删除”按钮即可。垃圾箱垃圾箱中存放没有彻底删除的邮件。选中邮件名称前面序号中的复选框后单击“全部清空”按钮该垃圾箱被清空（见下图）。在选择文件夹中选择文件夹后，单击“移动邮件”按钮，该邮件将被移动到选择的文件夹中。草稿箱在草稿箱中存放着没有发出的邮件。单击邮件“主题”可以查看和编辑邮件（见下图）。删除邮件：选中序号中的复选框后，单击“删除”按钮即可。自定义文件夹自定义文件夹中包含“收件箱”、“发件箱”、“草稿箱”和“垃圾箱”四个文件夹。可以新建文件夹，给新建的文件夹更名，删除新建的文件夹。该文件夹可以在视图列表中进行查看（见下图）。要给文件夹改名，单击文件夹后面的“编辑”按钮即可。要删除文件夹，单击文件夹后面操作中的“删除”按钮即可。签名在签名中写上我的签名，选中“发邮件时包含我的签名”重的复选框，单击“保存”即可在写邮件中签名（见下图）。日程安排日程安排提供日程查询、新建日程安排、查找日程和秘书设置功能。个人计划可分为“日计划”和“周计划”，个人日程安排及提醒，个人活动情况，领导同志可授权由秘书代替安排。日程安排分区公务日程安排和私人日程安排。在一定权限内可以查阅别人的公务日程安排，但不允许查阅别人的私人日程安排。用户自己的所有日程安排可以同步到手持移动设备中，方便随时查阅和更新。根据按日查询、按周查询、按月查询、所有日程四种方式浏览日程安排。单击菜单栏中“按日查询”按钮，进入“日历查询”界面（见图2-3），界面显示一个日历，按小时划分。单击“前一天”或“后一天”可以进行查看该日期前一天或后一天的日程安排。领导可以查询下属的日程。在人员名称下拉框中选择人员姓名，双击“查询”按钮前面的日期输入框，选择好日期后，单击“查询”按钮即可在视图列表中查看该人员的日程。新建日程安排普通用户在“个人办公>日程安排”中单击菜单栏中“新建”按钮，进入“新建日程”界面（见图2-7）。注：表单填写项中带“*”符号的为必须填写项。标题、地点、内容：手工输入。类型选择：选择输入。开始时间、结束时间、提醒时间：双击输入框，选择输入。保密设置：单项选择。填写完毕表单中的内容后，单击“保存”按钮，系统返回到按日查询日程管理界面，在日历列表中显示新建的日程。查找日程快速搜索：在所有日程中，填写快速搜索前面的输入框，单击“快速搜索”按钮即可。在所有日程中，单击“高级检索”按钮，进入高级检索界面（见图2-8）。填写表单中的查询条件。标题、类型：手工输入。开始时间、结束时间：双击输入框，选择输入。单击“查询”按钮，查询条件范围内的日程显示在视图列表中。秘书设置。单击菜单栏中“秘书设置”按钮，进入“设置秘书”界面，单击“”人员选择按钮，在人员选择列表中选择秘书后，单击“保存”按钮即可。要取消设置秘书，单击“取消设置”按钮即可。个人设置系统提供个人设置功能，包括个人页面布局与页面风格的设置。信息发布功能实现信息发布主要用于公务员办公系统中各类信息的发布、管理与维护。具体包括办公门户网站站点管理、内容创建、内容发布、发布管理、统计分析、论坛和网上调查等功能。以下阐述各功能具体实现。站点管理站点管理包括子站点创建与维护、栏目管理、模版管理、站点维护和手工静态化。子站点创建与维护OA系统中的内容管理系统支持网站群管理，可以方便的增加站点。各站点之间有严格的权限管理，具有独立的采、编、发流程，互不干扰；并且可以在多个站点间进行资源的共享，实现了多个站点的统一管理，数据的集中存储。支持快速生成子站点或专题栏目。支持虚拟主机设置、服务器目录分配。提供自动的数据库生成和维护功能。具有模板管理功能。具有栏目自定义功能。具有可定制服务功能。可提供站点和栏目预览功能。子站点管理系统提供强大的在线可视编辑功能，支持多种信息类型的上载，对上载信息进行统一的入库管理。同时，一篇稿件能应用在一个或多个栏目(频道)、专题中。支持在线编辑、修改、审批、发布内容。总站超级管理员可给各层级子站点、重大专题活动网站等分配管理账号。子站可具备基本的信息发布、留言板、网上调查、友情链接、公告板及网站维护等功能。子站生成后，系统默认的功能是信息发布。各管理员可根据各自建站的需求，在功能管理中进行功能模块的选择。子站生成操作简单、快速，管理系统、功能模块及页面栏目(频道)等均采用模版定义的方式直接生成，无需二次开发。栏目管理采用树形结构进行栏目管理，结构清晰。可以对栏目信息进行增、查、删、改操作。系统支持无限级子栏目、板块栏目，采用直观的树型导航风格，便于栏目维护与管理。用户可以新建、删除和编辑栏目，可以修改栏目名称、类型；可以选用这个栏目的模板，指定这个栏目的子栏目的缺省信息模板；可以指定栏目分类的过期时间，设置栏目的生效日期，做到栏目定时发布。设定页面生成名字、目录。并提出了虚实栏目的概念，实现内容和呈现分开的思想。可设置栏目的导航、网站地图等应用，并可为栏目设置栏目图标、前缀图片、后缀图片、栏目Logo图片，使模板栏目的表现形式多元化、灵巧化、方便化，简单易操作。新闻的组织按照站点的栏目结构进行处理，使得用户能够方便地按照网上新闻的特性组织新闻的播出。尤其是对于某些领导决策或者国家的重大事件、政策法规，实现同源多点发布的效果，系统采用树状结构搭建网站架构，为整个网站提供灵活高效的目录管理，可根据栏目自身特点设置。各栏目之间可灵活地实现栏目或者信息的复制、转发、移动、共享、导入、导出等操作。允许用户进行栏目预览，支持用户读取栏目下所有子频道。支持用户设置新的检索条件，并可根据检索从其他栏目引入数据，组合形成新的栏目。支持用户按照条件检索栏目下的文档，允许一次删除符合条件的所有文档。模版管理模版管理主要用于为栏目显示信息和预览信息定义非默认模板。模版管理提供：定义模板文件、模板描述、模板类型，创建新模板文件。“模板类型”是指此模板的功能类型，包括“栏目类型”和“预览类型”。“栏目类型”用于一个栏目的信息列表模板，“预览类型”用于表示显示栏目中的一条信息的模板。定义好“模板文件”、“模板描述”、“模板类型”，点击“添加”按钮可以增加新的模板文件；在下面的模板列表中点击某记录，该模板文件的信息显示在上部的编辑区域中，可以对其进行修改、删除操作。模板文件定义好后可以将其指定给对应的栏目。Co-CMS提供模版创建功能，包括首页模板制作、信息列表数据模板定义、信息正文预览模板定义。站点维护站点维护包括信息推荐、专题信息管理、链接管理、下载管理、招聘管理、首页导航管理、栏目导航管理、首页弹出页面、栏目弹出页面等功能信息推荐专题信息管理链接管理：发布网址链接型的信息，可发布文字和图片链接。下载管理：对于下载栏目，通过该菜单上传下载文件，在前台网站就可以看到对应的下载链接了。首页导航管理：主要用于控制主页上主导航菜单的自定义显示。栏目导航管理：用于导航栏目的编辑修改。首页弹出页面：维护首页弹出页面信息。栏目弹出页面：维护栏目弹出页面信息。多语言版本支持：提供对网站的简体中文、繁体中文、英文等多种语言版本的支持能力。敏感字检查：提供对敏感字列表的增加、删除、修改、查询（时间段、关键字）等功能，支持敏感字检查开关。热字管理：提供对热字的分类、列表、修改、删除、添加、查询等功能。热字库中的热字记录能够被信息内容编辑器自动引用，在编辑器中进行热字自动检索并对于稿件内容中相应得热字加入热字链接。热字的功能可使网站间的内容联系更加紧密，网民的阅读更加的方便，使网站更加满足网民的需求。关键字管理：为了统一关键字的书写，方便关键字的制作，系统中提供了专门的模块对关键字进行统一管理，编辑在编辑器的对话框内可以方便的通过点选添加关键字。版本控制：针对内容信息发布提供版本控制功能。提供完整的文档多版本控制，能够支持文档版本还原，允许文档还原到保存的任何一个版本状态。手工静态化系统提供手工静态化功能。进入首页静态化功能页面，将需要静态化的首页jsp文件的链接路径和输出静态html的文件的物理路径，点击确定按钮，系统开始对首页内容静态化。内容创建内容创建功能提供新建、信息修改、信息复制、信息移动、关联栏目、关联信息和信息删除等功能。只有具有该栏目权限的用户才能对该栏目下的信息进行管理。新建信息点击“新建”按钮，出现新信息编辑页面，用户如果想添加一些扩展属性，如：文章作者、信息排序值、起草部门等等，可点击“扩展属性”选项卡进行新信息的起草，如果用户不想添加这些扩展属性，可直接点击“基本属性”进行编辑。编辑完毕之后，点击“保存”，将信息保存到“草稿箱”中，点击“保存关闭”，保存之后关闭该窗口，点击“发布”，信息直接保存到“成品箱”中，前台可以浏览到，点击“保存并预览”，将信息保存到“草稿箱”中，并可预览前台显示样式，点击“关闭”，关闭该窗口。系统提供可视化编辑器，户不需要了解很多的网页设计知识就能够编辑出漂亮的网页。网页编辑器也为熟悉HTML网页开发的编程人员提供了直接编写HTML代码的环境，用户可以直接用HTML代码编辑网页，使网页设计更加准确、专业。信息修改点击检索出来的信息标题链接，就可进入信息修改页面。复制选中信息，点击“复制”按钮，进入信息复制页面，在左侧选择要复制到的栏目，点击右侧框架中的“确定”，完成操作。移动移动功能与“复制”功能类似。关联栏目进行栏目关联后，信息浏览页面的就会显示该信息相关联的栏目。用户在浏览该信息时，可以便捷地浏览和该信息相关联栏目里的其它信息。点击“信息关联栏目”，进入关联栏目设置页面。关联信息设置和该信息相关联的其它栏目信息。用户浏览该信息时，可以便捷地浏览和该信息相关的其它信息。点击“关联信息”，进入相关信息设置页面，选中要关联的信息，点击左上“关联”按钮即可。删除信息删除：删除选中的信息。内容发布只有具有该栏目权限的用户才能对该栏目下的信息进行发布管理。进入以后，用户可以通过搜索功能检索出需要重新发布的信息。也可以撤回已发布的信息到草稿箱。发布管理工作流支撑系统提供发布审批流程管理，对待发布的信息进行审批管理。系统管理者可以方便的设置和调整工作流。比如某个类别的新闻在采集和录入后，需要两个层次不同的人审核后才能真正发布出去。通过设置发布审批流程，就可以按确定的发布流程发布信息。发布信息进入发布信息页面，页面中显示出处于定稿箱状态的全部信息，只有处于定稿箱状态的信息才能在此发布。点击“查看”按钮可查看信息的具体内容；点击“发布”就可以将该信息发布到网站上；点击“退回”按钮将信息状态修改为“退稿箱”，发布人可以继续修改或者进行其他操作。审批信息进入审批信息页面，页面中显示出需要该用户审核发布的所有信息。点击“查看内容”按钮可查看信息的具体内容；点击“审核”按钮可对该信息进行审核操作。信息流转监控进入信息流转监控页面，页面中可以查询具体信息审批的情况。新建流程进入新建流程页面，可以建立不同的信息审批发布流程。流程列表进入流程列表页面，在该页面可以对已经建立的流程进行维护。流程节点人员指定进入流程节点人员指定页面，在该页面中不同的部门可以指定不同的流程节点审批人员。信息发布平台支持分布式信息发布应用，支持本地发布和异地发布。支持发布HTML、纯文本、外部文件和链接等多种文档格式。支持文本、表格、图形、Flash、图文混排、视频播放。采用基于中心数据交换体系的结构化、非结构化数据的统一管理、后台数据维护与前台数据发布共享的一体化，使所有信息实体（如网页、文档、图片，关系型数据）根据元数据的定义进入信息资源库，实现不同属性数据的统一管理。支持设置显示顺序与自动发布功能。统计分析网站监控提供多种信息统计。可以按访问量统计、信息发布量等多种方式进行统计。访问量统计访问量统计包括网站访问量、网站最高在线人数、在线人数、在线人数分布统计等，访问量统计可以按部门、按栏目、按时段统计。可以支持按页面、按栏目、按访问者等多种方式统计分析。信息点击排行在线人数分布统计信息量统计信息发布量统计可以按部门、按栏目、按时间对发布的信息进行统计。信息发布量统计页面如下：统计结果，如下图：论坛论坛是公务员相互沟通的重要平台。可在此讨论工作、生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理.“电子论坛”模块提供以下三个功能：1、授权用户添加论坛版块。系统提供版主可以管理自己的版块的权限，版主可以整理版块内容。2、普通用户可以在版块中发表新主题、回复主题。3、系统提供查询功能。版块目录用户单击模块菜单中“版块目录>系统反馈”或直接单击右侧版块目录中的“系统反馈”，均可进入系统反馈版块界面（见下图）。单击论坛中的主题，可以查看该主题的详细内容（见下图）。关闭回复：进入一个帖子后，单击“关闭回复”按钮，此回复被隐藏，只有管理员能够看到。开启回复：进入一个帖子后，单击“开启回复”按钮，此回复被显示。回复主题：单击工具栏中的“回复主题”按钮，系统进入回复新主题界面。填写所有相关内容，单击工具栏中的“发表”按钮，系统返回系统反馈版块界面。刚刚回复的意见可以再视图列表中进行查看。发表新主题：单击“发表新主题”按钮，可以发表新主题。系统提供查询功能。可以查询论坛主题及相关内容。单击主题可以查看此意见的详细内容。同时，系统提供主题置顶或撤消、收入精华主题或取消精华主题、关闭主题或开启主题等功能。添加论坛版块授权用户单击模块菜单中的“版块管理”按钮，系统进入版块管理界面。版块名称、显示顺序、版块说明：手工输入。状态：选择输入。版主：系统自动生成或单击人员选择图标，选择输入。创建日期、创建人：系统自动生成。新建论坛板块：单击工具栏中的“新建论坛版块”按钮，系统进入添加论坛版块界面。填写完毕表单中的内容后，单击工具栏中的“保存”按钮，系统返回论坛版块管理界面（见下图），添加的论坛被保存。系统同时提供论坛版块编辑与删除功能。网上调查办公系统中能够实现在线投票、在线答题等方式的调查统计功能，系统管理员在系统管理>投票设置中进行相关定制，具体设置界面见下图。在用户的登录界面中显示该投票信息。可以查看投票情况（见下图）。可以满足公务员办公系统对网上调查的要求。公文流转功能实现公文流转包括收文管理、发文管理、归档管理和审批流程管理功能。发文管理发文管理实现发文起草拟稿、部门内负责人逐级审核、会签部门会签、办公室核稿、领导签批、编制文号、自动编号、发送等功能；提供与Word等办公软件的无缝衔接，可以在OA系统中利用Word进行文件的录入和编辑；能够对发文的整个流程进行跟踪，并显示出公文的当前状态、发文审核的过程；能够提供领导审签的功能，并显示签发意见；应该能提供修改痕迹的保留功能。发文管理中的发文稿纸如下图：收文管理收文管理主要管理日常工作中收到的公文到的公文及材料。可以对其登记、拟办、批示、办事、浏览、归档、借阅、打印、流程跟踪，以及人员外出提示、业务往来邮件提示等，提高了办事效率，减轻工作负荷。文秘部门定义"收文管理"中所使用到的参阅数和收文流程及文件夹流程。定义各类收文文头，设置权限。文秘部门将文件按流程分别送给拟办人员、批阅人员及办理人员处理，并跟踪流程；文秘部门也可以强制办结处于流程当中的收文；也可以重新发送文件；登记人员登记收文，并将文件送至文秘部门或根据需要自己定义流程或选择文秘部门已有流程；拟办人员、批阅人员和办事人员可以填写意见。对于由文秘部门授权可以查看流程以及可以修改流程的人员，分别可以查看流程、可以修改在此之后的流程；流程结束后，文秘部门可以办结文件，归档，或将批示转给公文审批中心，或将文件转给发文管理子系统；文件需下发时，文秘部门确定下发单位及分发份数或选择已定义好的发文单位及份数下发并登记。系统具有自动催办，全程督办等功能分类查询，按单位、日期、状态、编号、密级等对收文进行分类；组合查询，输入标题、附件标题、单位、文号、日期、密级、批示领导等查询信息，查找匹配以上条件的收文；全文检索：任意输入一段文字，查找包含以上文字的收文。根据以上查询结果或全部收文按单位、批示领导、月份等信息要素进行统计。因此，大大增强了系统的可管理性。收文管理的待办收文如下图：收文查询如下图：归档管理归档管理对所有的收发文件等文档进行自动归类、保存，可以实现对所有归档资料的查询、借阅。档案资料具有高度的保密性，文档管理员能设置每一类文档的安全策略，系统按借阅制度提供查询、借阅功能，还能定期对某个人的借阅次数、借阅档案数量，某一类或某一个档案文件的被借阅次数、被借阅频率等进行统计。流程管理OA系统提供强大的工作流支持，以下对公文流转的流程管理实现做简单介绍。流转架构节点：对应一个业务环节，包含该环节的办理规则、办理人员范围、业务处理权限等。路由：对应从某一个业务环节切换到另外一个办理环节的逻辑走向。表单：对应的用户实际业务处理但据呈现。支持Html表单、子表单，标签切换提醒用户或者自动保存当前标签的内容。数据项：用户单据的某一个信息点，包括格式、录入方式、展现方式、存储方式等权限：包括流程的起草、管理、读者、流程实例的办理、意见的输入、查看、对数据项的编辑、显示等功能。流转：系统通过在流程定义的节点之间按照定义的路由实现办理状态和办理人的切换，支持流程的分支与合并。引擎支持的流转特性OA系统工作流具有以下特点：支持节点的多人顺序或多人并行处理。支持单个流程多节点并行处理。支持子流程。支持模糊投递和申请办理。支持转移办理。支持拿回重办。支持退回重办。支持撤销办理。支持代办处理。支持秘书功能。清晰的流程跟踪。通过节点权限和实例的办理人员的关系精确确定办理人员。支持按照表单域实现自动流转和人员选择。文件处理特殊功能支持在线编辑正文及附件。根据自定义模版生成红头文件。支持手写签名和意见。支持直接的红头及拟稿纸套打。提供按既定（例：年度+代字）规则自动编号功能。主题词的自动生成公文交换功能实现电子公文交换系统完成的功能就是使文件按照统一的标准，在不同部门之间进行电子公文的传输，并保证公文在传递过程中的安全性和有效性。公文交换系统提供发文管理、收文管理、打印管理、印章管理、系统监控等功能。公文交换系统采用应用支撑平台所提供的数据交换功能来实现市委、市府、人大、政协、各区县、委办局之间，以及市与市有关部门之间的可靠信息交换。通过消息中间件实现可靠的异步文件传输；统一采用XML格式；传输过程支持加密、数字签名。发文单位可根据工作需要，将各类非涉密的文件、会议通知、材料等通过网络发往各收文单位，并提供收发文登记、发送、催收、签收、回执等功能。发文单位对可灵活对收文单位进行分组，根据需要选择多发单位进行群发，提高办事者的效率。本系统将为其它应用程序提供调用接口，满足其它应用程序信息交换的需要。电子公文交换系统本期采用集中交换模式。发文管理发文管理包括PDF版式文件生成、发文登记、发文登记输出、发送地址校验、公文盖章、打印份数设置、公文发送、重发补发和错发文件收回等功能。版式文件生成由于公文交换系统对公文显示、打印及公文内容的不可更改性，对公文格式及格式转换提出了很高的要求，公文交换系统普遍采用公文版式文件的方式来传递交换的公文。根据对现存的各种公文版式格式的分析，大部分公文文件格式相对封闭，很难做文件格式的后处理。PDF文件已经成为业界广泛接受的标准，具有使用普遍、兼容性强、具有很强的编辑与控制功能，完全可以满足公文交换系统对版式文件的要求。因此，本系统采用PDF作为公文交换的版式文件，并将其作为整个系统的标准文件格式。PDF格式转换工具具备如下功能：可将各种格式的电子文档如DOC、PPT、EXECL、永中Office、WPS等格式的文件转化成PDF格式文件。转换出来的PDF文件可以直接阅读、打印。转换出来的PDF文件通过加密后，不能修改。提供免费阅读软件AcrobatReader，可以直接阅读PDF格式的电子文档。PDF文件可以进行电子签名等处理和应用。支持IE内嵌浏览。PDF版式转换工具是独立于公文交换系统之外的独立软件，可以单独购买。发文登记通过登记发文单功能，将发文的基本信息包括文件序号、收稿时间、签发人、承办单位、发放范围、发送单位、份数、密级等信息进行登记。发文登记输出按照定义好的发文单格式填写相应数据，并输出到指定的打印机上，印刷品发文登记单可以用于存档，发文登记单的数据方便用户查询、统计分析。发送地址校验通过校验发送地址功能，可以检验指定发送地址是否有效，保证选择的发送地址能够正确的接收到指定的公文。公文盖章在已经选择的文件上加盖已经设计好的电子公章。以下模拟一个在PDF文件上加盖公章的过程：（以下图例中的电子公章用户名称是虚构单位，如有雷同纯属偶合）事先制作完成的演示电子印章在Adobe工具中选择进行签章在PDF公文上选择盖章的位置。加盖上公章的公文检验公章密钥信息打印份数设置通过设置打印份数功能，限制公文交换系统中用户端打印公文的次数。公文发送通过选择发送功能按钮，实现将公文发送到指定接收地址的用户。重发补发针对没有发送成功的公文或需要新增收文单位情况，系统提供重发补发功能。错发文件收回对于在电子公文交换系统中，由于某些原因错发的文件，系统提供错发文件收回的功能。收回的方式有两种方式：对于收文方没有接收登记的文件系统直接取消收文方的察看权，并从收文列表删除；对于已经接收、登记打印的文件系统会向收文单位发出通知。错发文件的收回由错发文件的发送方执行。收文管理发文管理包括文件接收、文件签收、办文单输出、文件转发和来文提醒功能。文件接收公文接收方登陆公文交换系统，通过相应的身份验证后就可以接收文件、查看文件简要信息，并可以查看文件正文内容。文件签收点击在浏览器页面上的签收确认按钮，实现公文的签收功能，发送文件签收回执给发文单位。办文单输出公文交换系统自动生成办文处理单，打印出来后可以进行收文的人工办理，适用于没有建设办公自动化系统的单位。文件转发系统提供文件转发功能，方便用户转发公文。来文提醒公文交换系统提供消息提醒机制，可以通知接收单位接收指定的公文。系统可以通过SMS方式、邮件提醒方式、即时消息方式来提醒。邮件提醒方式，在文件发送后，系统会自动给需要接收文件的单位的邮箱发送一封邮件，通知用户进入公文交换系统接收文件。印章管理公章管理主要功能是制作并发放电子公章，控制电子公文的盖章和发放公章文件的打印许可。用户负责公章的制作和发放，进行公章的日常维护，保证公章服务器的数据安全。印章管理具体包括公章制作、公章发放、公章查询、公章作废、公章备份与恢复等功能公章制作公章制作主要为四个步骤：收集印模：将实物公章加盖到纸上，得到公章印模。印模扫描：将公章印模扫描，生成黑白二值tif图。质量处理：通过图像处理软件，将公章图片进行质量处理，主要为去毛刺，纠偏去噪。加密制章：通过公章服务器，将公章印模图片加密生成为电子公章数据信息。公章制作是电子公章服务器的重要功能，公章的制作只能在公章中心的服务器上进行，下一级的公章由上一级单位来进行制作，保证了公章制作中操作的安全性。各发文单位的电子公章图片来源于实物公章的扫描，以黑白二值图的方式扫描，然后通过公章系统制作电子公章，硬盘中没有电子公章文件，电子公章文件仅能存放在移动介质中，并与硬件绑定。电子公章使用的习惯与方式完全符合现有实物公章的使用习惯。公章发放电子公章在服务器上制作完成后，就可以对公章的使用进行授权。公章授权的过程是公章发放和密钥发放的过程。发放公章的时候要设置公章使用口令，保障了公章在使用过程中的安全性。公章以加密文件的方式存储在U盘等移动介质中，文件采用1024位的RSA非对称算法和168位的对称算法组合加密文件，并和U盘的硬件信息进行绑定，文件一旦与此U盘分离，使用公章文件时就不能通过验证，盖章操作将失败，系统自动记录盖章失败的有关信息，以便追查问题的责任。公章查询可使用多种方式进行查询，查询系统中已有的公章和已发放的公章的详细信息。公章作废将由于各种原因作废的公章（如部门合并撤销、公章U盘丢失等），进行作废操作，并记录作废原因。对于作废的公章，就不能再继续使用了。公章备份与恢复对系统中的电子公章进行备份，防止由于硬件故障引起的系统瘫痪，并可以在系统恢复后快速恢复电子公章信息。打印管理打印管理包括文件输出和申请增加打印份数功能。文件输出各接收单位通过公文交换系统收文文件，对于没有内部办公系统的机构，打印输出公文后进入本单位的手工办文流程。对于已有OA系统的单位，公文脱密后进入OA系统的收文系统进行办理。增加打印份数在电子公文交换系统中，由于存在发文单位对发送文件的打印份数的不确定性，或者有新的打印要求的情况，因此，系统提供了申请增加打印份数的功能。各接收单位通过在接收文件的操作功能条中选择申请增加打印份数，并将需要申请增加的具体打印份数填写进去，系统会将此申请发送给此文件的发文单位。发文单位接收到此申请后，可以在系统中改变此接收单位的打印份数，系统将增加打印份数的文件再次发送，并在系统日志中留下申请确认的记录。系统监控公文交换系统提供独立的系统监控工具。通过监控工具用户可以方便地查公文发送、接收情况，包括公文发送、接收、阅读或打印以及打印次数；查看印章使用情况，包括用印人、用印文件、用印次数、用印时间等；改变办文过程实例、删除已完成和异常终止的过程实例，重现过程实例的流转过程，查看和维护系统日志等。系统监控具体包括发送跟踪、收发文报表输出、印章使用情况查询、公文查询、检索、统计等功能。发送跟踪在公文交换系统中，必须对发送出文件的接收情况进行跟踪，了解确切的文件接收情况，以及办理签收情况等。收发文报表收发文报表是指一定时间段（如一年内）收发文明细报表，用于归档。也可以随时打印某个时间段的收发文明细，便于分析、对比。通过系统提供的收发文报表输出功能将需要整理的收发文信息。印章使用情况通过公文交换系统中的印章管理功能，可以对公文交换过程中印章的使用情况进行统计，并提供给管理员进行查询。方便管理人员对各公章的使用人、使用次数以及印章所涉及文件类型的情况进行统计查询。公文查询统计公文检索引擎允许公文交换系统用户对文档及其内容进行全文快速检索，可以指定检索条件。可以对索引、检索文件数据库中的内容进行检索。公文统计功能可以按照发文单位、来文单位、收（发）文日期、文号、主题词、密级、紧急程度等要素进行综合查询统计。日常管理功能实现日常管理提供值班管理、电话记录、通知通告和考勤管理功能。值班管理值班管理提供值班安排、值班登记与值班查询功能。值班安排系统提供值班安排表。可以方便维护管理值班安排信息，包括地点、人员、时段等信息。值班登记值班登记提供值班人员记录值班发生的事件的记录及说明，便于备查。值班查询值班查询提供针对值班地点、时间、人员、事件的查询功能，便于方便查找到值班相关事宜。电话记录电话记录主要是各部门值班人员在值班期间接到电话进行登记的模块，登记内容包括来电时间、来电单位、来电人、来电内容、处理情况。登记信息：来电时间来电单位来电人来电内容处理情况值班人员（自动记录为当前值班人）电话记录可进行精确查询和模糊查询。1）显示当前值班人所记录的电话记录2）可通过搜索查询到以前某天的电话记录。具体显示如下：电话记录也可根据项目需求扩展。通知公告通知通告是政务办公常用的应用。由有权限的人员起草并发布不同类型的电子公告、通知、通告等。系统可以对电子公告、通知、通告的整个发布流程进行跟踪，记录电子公告、通知、通告的当前状态、审核的过程和领导审签、签发的意见；考勤管理考勤管理可以按月、季度或年由相关部门或个人在网上填报考勤记录，然后自动汇总统计。考勤管理系统提供以下七个功能：授权用户录入打卡信息。普通用户可以在考勤浏览中查看自己的打卡记录。授权用户设置考勤。经过授权的用户设置正常上班日期。新建请假申请，提交领导审批。在新建请假申请中，系统提供“保存数据”和“查看流程跟踪”等功能。有审批权限的领导在待办申请中审批请假申请。用户可以在所有申请中查看申请。系统自动汇总考勤记录，进行统计。提供快速检索和高级检索两个查询功能。考勤设置系统管理员设置正常上班日期。单击日期中“设置为休息日”按钮，该日将变成“设置为工作日”（见下图）。打卡录入授权用户录入打卡信息，在状态中选择输入即可（见下图）。出差请假申请用户可以提交“请假出差申请”，表单如下图：申请部门、申请人、申请日期：系统自动生成。申请类型、时间段：选择输入。开始时间、截止时间：双击输入框，选择输入。事由、说明：手工输入。填写完毕表单中的内容后，单击“保存数据”按钮，该申请将保存在草稿箱中进行查看或编辑。单击“输入意见”按钮，系统弹出意见输入框。在“请您输入办理意见”框中填写意见后，单击“保存意见”即可。单击“办理完毕”按钮后，系统弹出“请选择办理人员”对话框，在所有可办理人员中选择主办人员，单击“下一步”按钮，该申请将提交下一主办人进行审批。单击“流程跟踪”附签可以查看办理过程跟踪记录。删除请假草稿：在草稿箱中，选中序号中的复选框后，单击“删除”按钮即可。请假申请审批授权用户审批请假申请，在右侧的待办请假出差申请视图列表中，单击待办请假出差申请的标题，系统进入相应的操作界面。考勤浏览/总汇普通用户可以按月查看考勤记录。高级检索考勤管理系统查询检索界面（见下图）。事由、申请部门：手工输入。申请日期：选择输入。输入好查询条件后，单击“查询”按钮即可。统计分析功能实现系统可以记录并维护各种统计报表信息，提供强大的报表查询、统计、分析功能。统计分析结果可以采用柱状、饼状、曲线图等多种方式进行显示。系统提供自定义分析报表功能。列表显示当前发布的统计报表；按月份分类列表显示所有已发布统计报表；允许授权用户添加、编辑、删除统计报表；通过发布范围控制公告查看权限；搜索功能实现搜索功能分为网站搜索和OA搜索。网站搜索主要针对信息发布类信息的搜索；OA搜索针对OA系统各功能模块产生的信息的搜索。网站搜索网站搜索支持网站群的全文搜索。支持网站搜索、页面搜索。可以按标题、字段、关键词进行检索，支持模糊检索。检索到的信息可以按照发布日期或者来源排序，并提供灵活的检索界面自定义功能。可以对数据字段、文本文件、PDF文件进行全文检索。对某一个栏目根据关键字进行全文检索。将搜索出的结果以列表的形式展示出来，点击其中的链接打开文档。检索页面风格可定制利用模板可定义多组检索相关页面，诸如检索条件选择页面，检索结果返回页面，检索无内容的提示页面等。用户只要提供检索页面的模板风格，相应的检索条件和检索结果显示项即可。支持简单检索在页面中放置简单的关键词输入框和提交按钮即可提交检索请求，并返回检索结果。支持相关检索（即模糊检索）系统自动记忆用户的检索习惯并建立各类用户检索词的关联关系，当用户检索“汽车展”的时候系统会自动列出以往用户检索过的各类相关检索词，如“北京汽车展”，“上海汽车展”，“长春汽车展”等，点击这些关键词可以看到相应的检索结果。相关检索是对用户本次检索的有效补充。支持拼音检索系统自动提供用户输入关键词对应的拼音词库。用户可以直接输入拼音