大学会议场所管理制度

大学会议场所管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强大学会议场所的管理，提高会议效率，保障会议的顺利进行，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国物权法》以及大学相关规定，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于大学内所有会议室的使用、预约、管理及维护。

三、基本原则

1.公平、公正、公开原则：会议室的使用应遵循公平、公正、公开的原则，确保各部门、各单位及师生合理使用会议室。

2.效率优先原则：会议的组织与安排应以提高工作效率为前提，尽量减少不必要的时间浪费。

3.分类管理原则：根据会议室的功能、规模及设备配置，实行分类管理，以满足不同类型会议的需求。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、通知及会议纪要的整理。

2.会议室管理部门：负责会议室的日常管理、维护及预约工作。

3.参会人员：遵守会议纪律，按时参加或请假，积极参与会议讨论。

五、制度修订

本管理制度将根据大学发展及实际工作需要，适时进行调整和修订。修订后的管理制度应及时公布，确保全校师生了解并遵守。

六、解释权

本管理制度的最终解释权归大学会议室管理部门所有。如有未尽事宜，由会议室管理部门负责解释。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议组织者应制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论时长等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议主题、议程、时间、地点等信息。

4.会议材料准备：会议组织者应提前准备会议相关材料，包括会议议程、背景资料、报告等，并于会议前至少1个工作日送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责组织参会人员进行签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员，并宣布会议正式开始。

3.会议议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。会议组织者应确保会议内容紧扣主题，避免跑题和无效讨论。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、观点和结论。

三、会议决策

1.提出决策建议：会议组织者或相关人员针对讨论议题，提出明确的决策建议。

2.表决：对于需要表决的事项，由会议主持人组织参会人员进行表决。表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决。

3.形成会议决议：根据表决结果，形成会议决议。会议决议应明确、具体，具备可操作性。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行简要总结，概括会议成果、共识和下一步工作要求。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应在3个工作日内整理出会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等，并提交给会议组织者审核。

五、会议通知与反馈

1.会议纪要发布：会议纪要经审核无误后，由会议组织者向参会人员发布，并要求相关部门或人员按照会议决议执行。

2.参会人员反馈：参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内，对会议决议的执行情况进行反馈，如有问题或建议，应及时向会议组织者反映。

3.会议组织者跟踪落实：会议组织者应跟踪监督会议决议的执行情况，确保会议成果得以落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要完成后，应由会议组织者进行审核，确保纪要内容准确、完整、清晰地反映了会议的讨论和决策。

2.审核无误的会议纪要应由会议组织者签字确认，并以书面形式发布给所有参会人员及相关部门。

3.发布会议纪要时应明确要求相关部门或个人按照会议决议执行，并规定执行期限。

二、会议决议执行监督

1.会议组织者应建立会议决议执行跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促。

2.对于重大决策或关键事项，会议组织者应设立专门的监督小组，确保决议得到有效执行。

3.监督过程中发现问题，应及时采取措施，协调相关部门解决，确保会议决议执行不偏离预定目标。

三、执行情况反馈

1.各执行部门或个人应在规定时间内完成会议决议的执行，并向会议组织者反馈执行情况。

2.反馈内容应包括执行进度、遇到的问题及解决方案、改进措施等，确保信息畅通，便于会议组织者及时调整和优化工作计划。

四、会议纪要归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，由会议室管理部门负责保存和管理。

2.会议纪要的归档应遵循保密原则，确保信息安全，防止泄露。

3.会议纪要的归档和管理应便于查询和追溯，以备后续工作中的参考和审计。

五、定期评估与改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，总结经验教训。

2.根据评估结果，会议组织者应提出相应的改进措施，完善会议管理制度，提高会议效率和决议执行力度。

3.定期评估与改进的过程应形成闭环管理，确保会议纪要的跟踪落实工作不断优化和提升。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与管理

1.会议室预约：各部门或单位需提前向会议室管理部门预约所需会议室，并提供会议主题、参会人数、使用时间等信息。

2.预约审核：会议室管理部门收到预约申请后，应及时进行审核，确认会议室使用是否符合规定，并在2个工作日内反馈预约结果。

3.会议室分配：会议室管理部门应根据预约申请的需求，合理分配会议室资源，确保会议室得到高效利用。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议室内设备使用：参会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范，如遇问题应及时联系会议室管理部门。

3.会议室内秩序：会议期间，参会人员应保持安静，关闭手机或调至静音，遵守会议纪律。

三、会议室设备维护与保养

1.定期检查：会议室管理部门应定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.故障处理：会议室设备出现故障时，应及时联系维修人员进行维修，保证会议顺利进行。

3.更新换代：会议室管理部门应根据实际需要，定期更新会议室设备，提升会议室硬件水平。

四、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定合理的会议室开放时间，并根据实际需求调整。

2.特殊情况下，如需延长会议室使用时间，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可实施。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，加强防火、防盗措施。

2.会议室内涉及保密内容的，参会人员应遵守保密规定，防止信息泄露。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.会议室管理部门应建立健全投诉、举报机制，及时处理违规行为，维护会议室管理秩序。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归大学会