会议室设备设施管理制度

会议室设备设施管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室设备设施的管理，制定本制度。以下为会议室设备设施管理制度的总则内容：

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议室设备设施的管理，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.会议室设备设施管理遵循统一管理、分工负责、定期检查、及时维修的原则。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室及相关设备设施的管理。

2.本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及会议室使用。

三、责任主体

1.会议室管理部门为公司行政部，负责会议室设备设施的管理、维护及调配。

2.会议室使用部门负责本部门会议的组织、召开及会议室使用过程中的设备设施管理。

四、会议类型

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议等。

2.部门级会议：包括部门内部会议、部门间协调会议等。

3.项目会议：针对特定项目召开的会议。

五、设备设施分类

1.基础设施：包括会议室、座椅、空调、照明等。

2.通讯设备：包括电话、网络、投影仪、音响等。

3.辅助设备：包括白板、笔、纸、茶水等。

六、管理制度

1.会议室设备设施管理制度包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等。

2.本制度应严格执行，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

七、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及实际需求，定期进行修订。

2.修订后的制度经公司领导审批通过后，予以公布实施。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.会议组织者应根据会议主题、参会人员、会议时间等，提前至少一周提交会议室申请。

2.会议组织者需明确会议目的、议程、预期成果等内容，并在会议通知中予以明确。

3.会议组织者负责通知参会人员，并确保参会人员了解会议相关信息。

二、会议通知

1.会议通知应包含以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员。

三、会议室布置

1.会议室管理部门根据会议需求，提前布置会议室，确保基础设施、通讯设备、辅助设备等正常运行。

2.会议组织者可根据需要，调整会议室布局，如摆放桌椅、调试设备等。

四、会议签到

1.会议开始前，会议组织者负责组织签到，确保参会人员准时到场。

2.签到表需记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

五、会议主持

1.会议主持人负责组织会议，按照议程进行讨论。

2.会议主持人应确保会议氛围活跃，鼓励参会人员积极发言，同时控制好会议时间。

六、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并发送至参会人员及相关部门。

七、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

2.会议决策结果需明确责任人、完成时间等，并在会议纪要中予以体现。

八、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应进行会议总结，梳理会议成果，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.会议总结需在会议纪要中予以体现，并发送至参会人员及相关部门。

九、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经会议组织者审核后，提交给会议主持人审批。

2.审批通过后，会议纪要应以书面形式发布，并抄送相关部门。

十、会议后续工作

1.会议组织者应跟踪会议决策的落实情况，并及时向会议主持人汇报。

2.会议室管理部门应定期检查会议室设备设施，确保其正常运行。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，提高工作落实效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保记录准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果、责任人、完成时间等。

3.会议纪要经会议主持人审批通过后，应以书面形式发布，并抄送相关部门及参会人员。

二、会议决策的跟踪

1.会议组织者负责对会议决策进行跟踪，确保各项工作按照计划推进。

2.会议组织者应定期向会议主持人汇报决策落实情况，及时反馈存在的问题。

三、责任人与完成时间

1.会议纪要中明确的责任人需对相关工作负责，确保按期完成任务。

2.如因特殊情况导致工作进度延误，责任人应提前向会议组织者汇报，并说明原因。

四、监督检查

1.会议室管理部门应对会议决策的落实情况进行监督检查，确保各项工作顺利进行。

2.监督检查结果应及时反馈给会议组织者，以便于调整工作计划和措施。

五、问题反馈与处理

1.在会议决策落实过程中，如遇到问题，责任人应及时向会议组织者反馈，寻求解决方案。

2.会议组织者应协调相关部门，研究解决措施，确保问题得到及时处理。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应由会议室管理部门负责归档，以便于日后查阅。

2.会议纪要应设置为可查阅状态，供公司内部员工参考。

七、会议决策落实的评价与改进

1.定期对会议决策的落实情况进行评价，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.根据评价结果，调整会议组织、会议流程等相关环节，提高会议效率。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需使用会议室的部门应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数等信息，并注明所需设备。

二、会议室使用

1.会议室使用部门应按照预订时间、地点使用会议室，不得随意更改或占用。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得乱丢杂物。

三、设备使用与管理

1.会议室使用部门应熟悉会议室设备的使用方法，如有疑问，应及时向会议室管理部门咨询。

2.使用设备时，应遵循操作规程，确保设备安全，避免损坏。

四、会议室布置与恢复

1.会议室使用部门可根据会议需求，提前布置会议室，并在会议结束后及时恢复原状。

2.布置会议室时，应注意保护设备设施，避免造成损坏。

五、会议期间纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或关机，如有紧急事项，需离开会议室时应尽量避免影响会议进程。

2.参会人员应尊重发言人，不随意打断他人发言，保持良好的会议氛围。

六、会议室安全与消防

1.会议室管理部门负责会议室的安全检查，确保消防设施正常，安全通道畅通。

2.会议期间，参会人员应了解会议室的安全出口位置，掌握基本的消防知识和应急逃生技能。

七、会议室维护与保养

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保设备设施正常运行。

2.发现设备故障或损坏时，应及时报修，并做好相关记录。

八、会议室钥匙管理

1.会议室管理部门负责会议室钥匙的保管与分发，确保钥匙安全。

2.使用会议室的部门应在会议结束后，将钥匙及时归还至会议室管理部门。

九、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，将按照公司相关规定进行处理。

2.会议室管理部门应加强对会议室使用情况的监督，及时发现问题，并提出整改措施。

第五章附则

为确保会议室设备