档案分类编号方案

PAGEPAGE4XXX分类编号方案XX综合档案室编2013年6月

XXXXXXX档案分类编号方案为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》，参考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方案。一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（8）声像类档案（代字：R）；R1照片（底片）R2录像带R3录音带R4光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号旧方法:2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为12；永久长期短期合编为0。例：A1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。其中保管期限代号永久为1，30年为2，10年为3。例：A1.2008—001件号（第1件）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2、勘测类档案（B）、城建规划类（C）均按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。例：B1.2004—001案卷号年度属类代号大类代字3、城建类档案（D）按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。例：D2-2004—001案卷号年度属类代号大类代字4、会计类档案（E）会计档案的编号，其结构模式为：大类代字＋属类代号＋目录顺序号＋案卷号。例：会计凭证的编号E3.1—001案卷号（第1个案卷）目录顺序号（第1条目录）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）5、照片档案的编号（F）照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、类别号、保管期限代码、目录号、案卷号、件号组成。目录按年度编号，一年一个目录，一册为一卷，一张为一件，如政府照片档案2000年开始立卷，则2004年第6卷的第22张永久保存的照片，其照片号为：220-F1.1.5F115-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）二级类目编号（期限）大类编号（照片目录）由2011年开始，照片档案全部为永久，二级类目编号（期限）不用写上，例如2011年第6卷的第22张永久保存的照片，其编号为220-F1.5-6-22。如下图所示：F15-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）大类编号（照片目录）6、实物档案编号（H）实物档案的编号,其结构模式为：大类代字＋属类代号＋年度+件号。例：H1-2004—001件号年度属类代号（锦旗类）大类代字7、声像档案（R）例：R4-2004—001件号