酒店会议客房管理制度

酒店会议客房管理制度第一章总则

为确保酒店会议客房管理的高效与规范，提高会议质量，保障会议的顺利进行，特制定本管理制度。

一、宗旨

本管理制度旨在加强会议的组织与管理，优化会议资源配置，提升会议效率，确保会议目标的实现。

二、适用范围

本管理制度适用于酒店所有会议客房的预订、使用、管理及维护。

三、基本原则

1.统一管理：酒店设立专门的会议管理部门，负责会议客房的预订、分配、协调及监督。

2.优先保障：会议客房预订遵循“先申请、先安排”的原则，确保重要会议的顺利进行。

3.合理利用：充分利用会议客房资源，避免资源浪费，提高使用效率。

4.服务至上：以满足客户需求为宗旨，提供优质、高效的会议服务。

四、责任主体

1.酒店会议管理部门：负责会议客房的预订、分配、协调、监督及管理工作。

2.酒店客房部门：负责会议客房的日常维护、保洁及设施设备的管理。

3.酒店相关部门：协助会议管理部门做好会议服务及保障工作。

4.会议组织者：负责会议的筹备、组织、实施及总结工作。

五、制度修订

本管理制度根据酒店业务发展及实际情况，适时进行调整和修订。修订后的管理制度经酒店总经理审批后予以公布。

六、执行与监督

1.全体员工应严格遵守本管理制度，认真履行职责。

2.酒店会议管理部门应加强对会议客房管理的监督与检查，确保制度落实。

3.对违反本管理制度的行为，酒店将按照相关规定予以处理。

4.鼓励员工对本管理制度提出意见和建议，共同促进会议管理水平的提升。

第二章会议流程

一、会议预订

1.会议组织者应根据会议需求提前向酒店会议管理部门提交会议预订申请，包括会议时间、地点、参会人数、会议类型等信息。

2.会议管理部门在收到预订申请后，应及时进行审核，确认会议客房资源，并在2个工作日内给予答复。

3.会议组织者应在收到答复后3个工作日内完成会议预订确认，并按照酒店规定支付预订金。

二、会议筹备

1.会议组织者应根据会议主题制定会议议程，明确会议目的、议题、参会人员及时间安排。

2.会议组织者应提前与酒店相关部门沟通，确认会议设施设备、会场布置、餐饮服务、住宿安排等事宜。

3.会议组织者应通知参会人员，确保参会人员按时参加。

三、会议召开

1.会议组织者应在会议开始前15分钟到达会场，检查会议设施设备、会场布置等情况，确保会议顺利进行。

2.会议开始时，会议组织者应简要介绍会议议程、目的及注意事项。

3.会议期间，会议组织者应确保会议秩序，按时进行各项议程，并做好会议记录。

四、会议纪要

1.会议结束后，会议组织者应在24小时内完成会议纪要的整理，包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果等。

2.会议纪要应由会议组织者发送给参会人员，抄送酒店会议管理部门，以便跟踪落实。

五、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后进行总结，分析会议的优点和不足，为今后会议的改进提供参考。

2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，不断提高会议质量。

六、会议取消或变更

1.如因特殊情况需取消或变更会议，会议组织者应提前通知酒店会议管理部门，并按照酒店规定办理相关手续。

2.会议管理部门应在收到通知后及时处理，协助会议组织者做好善后工作。

七、会议费用结算

1.会议结束后，酒店会议管理部门应根据实际发生费用与会议组织者进行结算。

2.会议组织者应在规定时间内完成费用支付，如有疑问，可向酒店会议管理部门提出。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要完成后，应由会议组织者进行初步审核，确保记录准确无误。

2.会议组织者将会议纪要提交给酒店会议管理部门进行最终审核，确保会议纪要符合实际情况。

3.审核通过后，会议纪要应以书面形式发布，同时可通过电子邮件、企业内部网络等渠道通知相关人员。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，会议组织者应将决策分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.行动计划应详细列出每项任务的关键步骤、所需资源和预期成果。

3.责任人应在会议纪要发布后的两个工作日内确认行动计划，并开始执行。

三、跟踪与监督

1.会议组织者应定期跟踪行动计划的执行情况，确保各项任务按时完成。

2.酒店会议管理部门应对会议决策的落实情况进行监督，及时发现问题并协调解决。

3.责任人应定期向会议组织者汇报工作进展，遇到难题时，应及时沟通寻求支持。

四、进度评估与反馈

1.会议组织者应定期组织进度评估会议，对会议决策的执行情况进行全面评估。

2.评估结果应以书面形式反馈给相关人员，对已完成任务进行总结，对未完成的任务分析原因，并提出改进措施。

3.对执行效果良好的部门和个人，应给予表彰和奖励；对执行不力的，应提出整改要求。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，保存期限至少为一年。

2.酒店会议管理部门应建立健全会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便快捷地查阅到所需信息。

3.对于涉密会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

六、持续改进

1.会议组织者应定期收集会议纪要跟踪落实过程中的意见和建议，不断完善会议纪要管理和跟踪落实机制。

2.酒店会议管理部门应结合实际工作，持续优化会议纪要的格式、内容和发布流程，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订管理

1.会议室预订采用预约制度，酒店设立专门的平台或窗口接受预订请求。

2.预订会议室时，需提供会议名称、时间、预计参会人数、所需设施设备等详细信息。

3.会议室预订遵循先到先得的原则，对于重要或紧急会议，酒店可根据实际情况进行优先安排。

4.预订成功后，预订者需在规定时间内确认会议需求，如有变更或取消，应及时通知酒店会议管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟使用。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，不得在室内吸烟、进食或乱丢垃圾。

3.会议室内设施设备使用应遵循操作规程，如需技术支持，应及时联系酒店相关人员。

4.会议室内应保持安静，避免影响其他会议室的正常使用。

三、会议室设备管理

1.酒店应定期检查会议室内的设施设备，确保设备正常运行。

2.会议室内设备使用前，使用人员应接受相关培训，了解设备操作方法。

3.如发现设备故障或损坏，应及时向酒店报告，由酒店负责维修或更换。

4.对于贵重设备，酒店应制定专门的管理制度，确保设备安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如监控、消防设备等，确保会议安全。

2.酒店应制定应急预案，应对会议期间可能发生的突发事件。

3.对于涉及商业机密或敏感信息的会议，应采取相应的保密措施，包括但不限于签署保密协议、限制会议记录外传等。

五、会议室服务标准

1.酒店应为会议提供专业的服务团队，包括会务服务、技术支持、清洁服务等。

2.会议期间，服务团队应全程待命，及时响应会议组织者和参会人员的需求。

3.酒店应定期对服务团队进行培训，提升服务质量，确保会议顺利进行。

六、会议室维护与保养

1.会议室应定期进行维护保养，包括设施设备、室内环境、装饰陈设等。

2.酒店应制定维护保养计划，确保会议室始终保持良好的使用状态。

3.对于会议室内的高消耗品，酒店应定期检查并及时更换，确保会议服务质量。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如