公司会议费管理制度模板

公司会议费管理制度模板第一章总则

为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，规范会议费用管理，特制定本制度。公司会议费管理制度模板适用于公司内部各类会议，旨在明确会议流程、会议纪要跟踪落实、会议室管理规定等方面，以实现会议资源合理配置，促进公司决策的贯彻落实。

一、会议分类

1.公司级会议：涉及公司整体战略、重大决策及跨部门协调的会议。

2.部门级会议：各部门内部或跨部门的一般性会议。

3.项目组会议：针对特定项目召开的会议。

二、会议费用构成

会议费用包括但不限于以下内容：

1.会议室租赁费：根据会议规模和需求租赁合适的会议室。

2.会议设备租赁费：如投影仪、音响设备、话筒等。

3.会议材料费：包括会议资料、印刷、装订等费用。

4.交通、住宿费：针对参会人员产生的交通、住宿费用。

5.餐饮费：会议期间提供的餐饮服务费用。

6.其他费用：如礼品、纪念品、会务服务等。

三、会议费用报销

1.会议费用报销需按照公司财务制度执行，报销内容需真实、合法、合规。

2.报销时需提供完整的会议费用报销单据，包括发票、合同、支付凭证等。

3.报销金额不得超过会议预算，特殊情况需说明原因并经审批。

四、会议组织与管理

1.各级会议组织者应提前制定会议计划，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。

2.会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员准时参加。

3.会议组织者负责会议现场的布置、设备调试、会议材料的发放等工作。

4.会议期间，会议组织者应确保会议秩序，督促参会人员遵守会议纪律。

五、制度修订

本制度根据公司发展需要和实际运行情况进行修订，由公司管理部门负责解释和修订。修订后的制度应及时公布，确保全体员工了解并遵守。

六、制度生效

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。全体员工应严格遵守本制度，共同维护公司会议秩序和会议费用的合理使用。

第二章会议流程

为确保公司会议的高效、有序进行，明确会议流程至关重要。以下为公司会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略、部门工作或项目需求，明确会议目的和议题。

2.制定会议计划：包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期成果等。

3.会议通知：提前发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议材料：根据会议主题和议程，整理相关资料，制作会议PPT、报告等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责参会人员的签到工作，确保会议秩序。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次发言，分享观点和意见。

4.讨论与互动：在主持人引导下，参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.总结与决策：主持人对会议讨论成果进行总结，形成决策或行动计划。

三、会议记录

1.指定记录人：会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.记录内容：包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议记录整理：会议结束后，记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议跟进

1.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议成果和后续工作安排。

2.任务分配：根据会议决策，明确各部门和人员的责任，确保工作落实。

3.进度跟踪：会议组织者或指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，确保工作按计划推进。

4.反馈与评估：定期收集会议决策执行情况，进行反馈和评估，以提高会议效果。

五、会议结束

1.主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会务人员负责整理会议室，确保场地干净整洁。

3.会议组织者对本次会议进行总结，为下次会议提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、行动计划等内容。

3.会议纪要需由会议组织者或主持人审核，确保内容准确无误。

4.审核通过后，会议纪要应以电子邮件、公司内部平台等形式发布给所有参会人员及相关部门。

二、任务分配与责任明确

1.根据会议纪要中的决策和行动计划，明确各部门和人员的责任。

2.任务的分配应具体、明确，确保每个责任人清晰了解自己的任务目标。

3.会议组织者应督促责任人按照计划推进工作，并对执行过程中出现的问题提供支持。

三、进度跟踪与监督

1.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪。

2.跟踪方式包括但不限于现场查看、汇报、进度表等。

3.对于执行进度缓慢或出现问题的环节，应及时分析原因，制定解决方案，并督促责任人改进。

四、反馈与评估

1.定期组织会议，对会议决策的执行情况进行反馈和评估。

2.反馈内容包括任务完成情况、存在的问题、改进措施等。

3.评估会议决策的执行效果，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理制度进行归档，便于日后查询和追溯。

2.会议纪要的归档应包括电子版和纸质版，确保资料齐全、安全。

3.对会议纪要的查阅、借阅等操作，需遵循公司档案管理相关规定。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，提高会议效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政管理部门预订会议室。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政管理部门合理分配会议室资源。

3.行政管理部门收到预订申请后，应及时回复确认，并在会议室预订表上进行登记。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响设备、话筒、白板等。

2.行政管理部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

3.如需额外租赁设备，会议组织者应提前向行政管理部门申请，并负责租赁事宜。

三、会议室使用

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，不得随意占用或提前结束会议。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为。

3.会议结束后，会议组织者应组织参会人员共同清理会议室，确保场地干净整洁。

四、会议室维护与保养

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境良好。

2.会议设备使用完毕后，使用部门应按照规定进行正确操作，避免损坏设备。

3.如发现会议室或设备损坏，应及时向行政管理部门报修，以便及时修复。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，会议组织者应确保参会人员遵守公司安全规定。

2.禁止在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

3.行政管理部门应定期检查会议室安全设施，如消防器材等，确保安全设施正常运行。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据公司财务制度执行，由行政管理部门进行核算。

2.会议组织者需按照实际使用情况，向行政管理部门报账，并按照公司规定报销。

3.对于违反会议室管理规定的行为，将按照公司相关规定进行处理。

第五章附则

为确保公司会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起生效