大学会议管理制度细则

大学会议管理制度细则第一章总则

一、目的与原则

为确保大学会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策的科学性和民主性，制定本会议管理制度。会议应遵循高效、务实、民主、集中的原则，确保会议内容的严谨性、决策的权威性和执行的力度。

二、适用范围

本制度适用于大学内各类会议，包括但不限于校务会议、学术会议、部门例会等。各分校区、各部门应根据本制度制定相应的实施细则，报大学审批后执行。

三、会议分类

1.校级会议：由校领导主持，讨论决定全校性的重大事项。

2.部门会议：由各部门负责人主持，研究部署本部门工作。

3.学术会议：由学术委员会或相关学术组织主持，探讨学术问题。

4.其他会议：根据工作需要，由相关单位组织召开。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者应明确会议主题、目标、议程、参会人员等，提前做好会议准备工作。

2.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议的顺利进行。

3.参会人员应按时参加，积极参与讨论，遵守会议纪律，保守会议秘密。

五、会议决策与执行

1.会议决策应充分发扬民主，尊重多数人的意见，确保决策的科学性。

2.会议决策结果应形成书面文件，明确责任单位、责任人和完成时限。

3.各责任单位应认真执行会议决策，及时反馈执行情况，确保决策的落实。

六、会议监督与考核

1.各级领导应加强对会议决策落实情况的监督检查，确保会议决策的执行。

2.对会议决策执行不力的，应追究相关单位和责任人的责任。

3.定期对会议组织、会议效果等进行评估，不断优化会议管理制度。

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由大学办公室负责组织修订，报大学审批后公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主要议题和目标。

2.拟定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、报告人、参会代表等。

4.发送会议通知：提前一定时间向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

5.准备会议材料：整理与会议主题相关的背景资料、报告PPT等，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议主题和议程。

3.会议报告：各报告人按议程进行报告，阐述议题背景、现状、存在问题及建议解决方案等。

4.讨论与发言：参会人员围绕报告内容展开讨论，提出意见和建议。

5.会议决策：主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录的准确性和完整性。

2.记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论情况、决策结果等。

3.会议结束后，整理会议纪要，经主持人审核后，分发给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

3.会议组织者收集反馈意见，不断优化会议组织和管理。

五、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，将会议纪要、报告材料等资料进行归档，确保资料的安全和完整。

2.按照规定期限保管会议资料，以备查阅和审计。

六、紧急情况处理

1.如遇紧急情况，需临时召开会议，应尽快通知参会人员，确保会议的顺利进行。

2.紧急召开的会议，会议纪要和决策结果应尽快通知相关单位和人员，确保决策的及时执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决策、任务分工和完成时限。

2.会议纪要由专人负责编制，经主持人审核批准后，及时发布给参会人员和相关单位。

3.会议纪要发布后，如有遗漏或错误，应立即予以更正。

二、任务分解与责任落实

1.根据会议纪要，将决策事项分解为具体的任务，明确责任人和完成时限。

2.各责任单位应认真组织落实会议决策，确保任务按时完成。

3.责任人对会议决策的执行情况负责，遇到问题应及时汇报并寻求解决方案。

三、跟踪监督与进度反馈

1.设立专门的跟踪监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.各责任单位应按时向会议组织者报告任务完成情况，包括进度、存在的问题及下一步计划。

3.会议组织者对进度缓慢或存在的问题进行梳理，及时调整工作计划，确保会议决策的落实。

四、协调与支持

1.会议组织者应协调各方资源，为责任单位执行会议决策提供必要的支持。

2.各责任单位之间应加强沟通与协作，共同推进会议决策的落实。

3.遇到重大问题或困难，应及时上报校领导，寻求支持和帮助。

五、评估与问责

1.定期对会议决策的执行情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.对未按期完成任务的单位和个人，应视情况采取通报批评、问责等措施。

3.建立长效机制，不断提高会议决策的执行力和效果。

六、信息公示与公开

1.会议决策的执行情况在一定范围内进行公示，接受师生监督。

2.适时公开会议纪要和决策落实情况，提高大学工作的透明度。

3.对涉及保密的会议内容，严格按照保密规定执行，防止泄露。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提交申请。

2.预订时需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.管理部门根据预订情况，统筹安排会议室使用，确保会议的正常进行。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、实用，符合会议类型和参会人数需求。

2.会议室内应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

3.管理部门定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏的设备。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，不得随意移动或损坏设备。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁和安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责会议室的安全管理，确保会议期间人员和财产的安全。

2.会议室内应配备消防器材，定期进行消防安全检查。

3.对于涉及保密内容的会议，应采取相应的保密措施，如加密网络、禁止携带手机等。

五、会议室维护与保洁

1.管理部门定期对会议室进行维护和保洁，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.参会人员应自觉保持会议室卫生，不得乱丢垃圾。

3.会议结束后，管理部门应及时清理会议室，确保下一次会议的顺利进行。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据会议室类型、使用时长等因素制定，由会议组织者承担。

2.管理部门应公开透明地收取会议室使用费用，接受监督。

3.特殊情况下的会议室使用，可根据实际情况给予减免或优惠政策。

第五章