仁美世家集团采购管理制度

-1-仁美世家集团采购管理制度1采购总则1.1为规范公司物资材料、机电设备采购行为，加强公司物资设备采购工作管理，理顺采购工作相关流程，降低物资设备采购成本，确保公司各项机具、设备、物资材料供应，特制定本制度。1.2本制度适用于***公司（含子公司）的机电设备和物资材料的采购.2采购人员职业行为规范2.1采购人员需牢固树立主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购质量的最优化；采购成本的最低化；采购效率的最高化。2.2采购部门需通过质优优选、近处单位优选、价低优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选等方式，综合考虑质量、价格、交货期、售后服务四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好供应商的选择工作。2.3采购人员需遵守公司规章制度，按照规定和流程展开采购工作，签订采购合同要有需求部门的需求依据，不得私自订购和盲目进货，造成公司浪费。2.4采购人员签订合同时需要对采购合同各条款进行认真细致的推敲与斟酌，以免出现商业纠纷时公司处于不利的位置。涉及到重大采购合同时，视条件及需要请公司法律顾问审核采购合同条款。2.5为掌握瞬息万变的市场经济商业信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习相关专业知识，提高业务工作能力，以便采购工作的更好开展。2.6采购人员廉洁、诚信管理规定为打造廉洁高效的采购供应链，所有采购人员均应签署“廉洁自律承若书”，同时邀请相关部门人员对采购部人员的廉洁及诚信度进行监督，经查证若情况属实，按如下进行处罚：（为采购工作开展与供应商礼节性的交往不应列入处罚范畴）2.6.1收受礼金等——除应将礼金如数上缴公司、由公司酌情处理外，并处等额罚款，在当月工资内直接扣除，同时在公司内部通报批评。2.6.2收受回扣——除没收全部违规所得外，给企业造成经济损失的应承担赔偿责任；涉及违法的将承担法律责任。3采购申请管理3.1采购管理流程图详见附录采购流程图3.2公司本部营销中心申请购买设备和材料时间10-15天时间；子公司申请时间30天。如遇特殊情况，特殊办理。3.3采购提资清单、申请单的相关填写要求规范：3.3.1提资清单、采购申请单作为公司内部重要的表单之一，其承载着重要的信息，作为采购部门展开采购工作的依据，因此需要认真填写，不得涂改。提资清单由营销中心指定的商务中心根据销售合同对接业务部门、技术部门，出具准确的提资清单。3.3.2提资清单若更改品名、规格、图纸等关键信息，由营销中心书面形式通知仓库及采购部，且对采购进度有影响的，则采购接单日以最后更改日起算。3.3.3申请部门需要将资料提供完整，如图纸、规格等，采购接单日以收到全部资料起算。相应图纸以PDF格式邮件提供给采购。3.3.4品名、规格等采购申请单上的重要信息应填写完整、正确，若因填写不完整或错误，造成购买回来的物料不符现场使用的，由申请部门负责。3.3.5填写非标物料采购申请单时，申请部门需要同时提供准确的图纸，若图纸提供错误，造成购买回来的物料不符现场使用的，由申请部门负责。3.3.6申请部门填写的提资清单正确无误，且提供的图纸亦正确的情况下，因采购疏忽与供应商签订采购合同时物料品名规格等出现错误，或图纸提供错误，而造成购买回来的物料不符现场使用的，由采购部门负责。3.3.7若按提资清单上品名、规格无法寻找到货源或者虽然能找到但单价与预估偏差很大，则由采购部与申请部门协商一致，经公司董事长批准后，在不影响使用的情况下，更改品名、规格。3.3.8因现场施工进度滞后需要延迟物料交期的，申请部门应及时开出交期调整单，并附上原采购申请单资料，采购部再与供应商协商，尽量延迟交期，并将结果回复给申请部门。4物资设备采购及其规定4.1采购形式4.1.1招标采购——具体实施办法详见《采购招标管理规定》。4.1.2议标采购——采购部向符合相应资格条件的多家（一般不少于三家）供应商发出谈判文件，通过竞争性谈判分别确认各家的价格、实施方案和合同条件，并依据谈判文件确定的采购需求及质量和服务要求，且报价最低的原则，从谈判对象中确定合作供应商。4.1.3询价采购——采购人员一般向三个及以上符合相应资格条件的供应商或承包人就采购的货物或服务发出询价通知书让其报价，通过对质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的综合评估，确定最优合作供应商。4.1.4直接签订合同采购——对于单一来源采购，采购人原直接与唯一的供应商进行谈判，商定价格和服务等条件后，直接签订采购合同。4.2采购部根据仓库确认的《提资清单》安排采购申请，并根据物资设备、材料类型、项目进度、库存情况及物资采购周期等因素，采用合适的采购形式展开并完成采购任务。如对采购物资设备、材料有疑问应立即向请购部门提出，及时沟通。4.3采购合同用章规定4.3.1采购部根据申请部门开立的采购申请单，进行询价、比价、议价后确定本次供货的供应商，原则上均需由采购部拟定采购合同初稿。4.3.2经各级审核通过后，合同由供应商先盖章并快递至公司采购部，由采购部申请加盖公司的合同专用印章。4.3.3采购部申请盖章时需填写盖章申请单，并附上所要盖章的合同及对应的采购申请单经总裁办审核及董事长批准后，凭核准的盖章申请单到印章处盖章，采购合同正式生效。4.4采购款项支付申请规定4.4.1采购部以采购合同上与供应商签订的付款条件为依据申请款项支付，申请款项支付时需按格式要求填写好付款申请单，并附上采购申请单、采购合同复印件。4.4.2款项支付申请单依次经财务部会计、财务部负责人审核、总裁批准后，凭核准的款项支付申请单给出纳办理款项支付。4.4.3付款流程：（详见附录流程图）4.4.4采购部申请→财务部核对→董事长审批→发票回收（采购部负责）4.5物资材料库存（呆滞）管理流程：（详见附录流程图）4.5.1仓库申请→营销中心核实→财务部核对→采购部联系厂家→总裁审批→仓库销账4.5.2采购部依照呆滞料报表组织技术部、营销中心进行初步确认是否报废或保留，是否可以转售，记录台账。5供应商管理5.1供应商管理流程：（详见附录流程图）5.1.1供应商管理流程：供应商拓展→供应商资料调查→供应商名录→供应商单项目合同履约评估→供应商年度评定（采购部组织各部门）。5.1.2公司采购部应建立《供应商信息库》，对供方实行分级管理制度，级别高的合格供方在同等条件下享有优先中标权。对有参与合作过项目的供应商，均应进行评估并记录在案。5.2供应商拓展5.2.1供应商拓展应说明供应商来源渠道。5.2.2所有参与招标采购的部门和人员都应挖掘和积累良好的资源。5.3供应商入库管理5.3.1公司的《供应商信息库》与子公司要共享，资源管理相互独立，认证过程独立。5.3.2入库单位的选择直接影响到招标工作的质量。考察小组应深入了解市场，包括能承接该招标项目要求的供方数量、市场价格、供求现状，以及拟选入库单位的技术实力、管理水平、资信状况、历史工程，结合我方的项目管理水平、招标项目的特点，选择入库投标单位。5.3.3对拟入库但未达到“合格”的单位，应由招标组织部门组织相关部门考察，考察人员不得少于3人（且分属不同部门），工程类、材料设备类单位由采购部组织考察，参加人员由采购小组组成人员抽选。考察结束后由主办部门编制《考察报告》、《供方入围审批表》，经公司领导审查合格后才准予入围投标。5.3.4达到“合格”级别的供应商单位应符合以下要求：证照齐全、守法经营、管理规范；技术力量和资金实力雄厚，满足相应投标工程的需求；重合同、守信用，信誉良好；近三年无重大质量、安全事故；近三年与合作公司无诉讼，无舞弊、贿赂、串标等行为。5.3.5在每个合同执行完毕后，采购部组织相关部门对合同实施方进行评审，评审依据包括履约情况、合作情况、技术能力和经济能力变化状况等，对不合适的供方应及时从合格供方名录中删除；每一年度也应对项目内实施合同的供方进行考核、评价。5.3.6入库资格（1）除第（2）条所述的供应商入库均应进行考察、审批。（2）免于考察直接入库的供应商：1）长期与公司合作供应商，在单个项目合作评价中无“不合格记录”的供应商，经审核后免于考察直接入库；公司本部及子公司可根据项目要求考虑补充考察，并组织高层约谈。2）行业知名品牌且与标杆地产具有同类战略合作业绩两项以上（当前合作），招标前可暂免考察并入库，待合作前需补充考察。3）特殊供应商，因垄断类资源未能提供详细供应商资料的，经请示该公司最高决策者同意后，可设置为特殊供应商的资源。5.3.7供应商履约评估5.3.8供应商满意度调查每年第四季度，由项目公司负责向本年度履约的供应商进行关于合作过程对于我方的满意度调查。调研报告应包括但不仅限于如下要素：（1）本阶段参与调查问答的供应商范围、数量；不同分级或专业类型供应商数量及所占比例；供应商对各重点问题点的评价结论及不同评价等级的所占比例。（2）分析重点不足的问题点，总结自身不足，提出改进的方案及计划。5.3.9供应商投诉的管理（1）供应商对廉洁问题的投诉由总裁办负责核实处理，于一周内进行投诉回复。（2）供应商在认证、投标过程中、项目配合以及评估结果的投诉由采购部专门负责人在接到投诉第一时间要求所属项目负责人进行核实处理，公司总裁办跟进，于一周内对采购部进行投诉回复。5.3.10供应商动态管理供应商评级状态分为：优秀、合格、不合格、黑名单；公司采购部对已合作或正在合作供应商进行评价，进行状态实时调整，同时将调整情况登记备案。5.3.11不合格供应商管理：（1）出现以下问题的供应商将列入不合格名单1）中标后拒绝签订框架协议或合同的行为、签约后不履约、单方面毁约；2）牵涉大型群体诉讼事件的行为；3）交付产品时货不对板，且存在以次充好等未达到合同约定标准的情况，不整改配合跟进的行为；4）出现产品严重质量问题或质量安全事故、工期拖延，乙方服务跟进不力，给甲方造成经济损失及声誉负面影响的行为；5）连续两次履约评估结果为不合格的；（2）不合格名单审批流程项目子公司拟评定为不合格供应商的名单由公司采购部经办人发起，经采购部经理和技术、业务部门审核后提交公司董事长审批，确认其是否列入不合格名单，审批结果报备采购部存档。(3)不合格供应商应用1)被公司评定为“不合格”的供应商，两年内不得参与所在区域任何项目合作（不得入围/不予中标）。2)被评定为不合格的供应商要转成合格供应商必须经过公司董事长审批，具体流程参照供应商入库审批流程。5.3.12名单管理：（1）出现以下问题的供应商将列入黑名单1）出现廉洁问题并经审计、确认的供应商；2）合作过程中出现重大问题（包括质量、安全等）的供应商。（2）黑名单审批流程：参照“不合格名单审批流程”执行；（3）黑名单应用被评定为黑名单的供应商在5年内不得参与公司本部及子公司任何项目合作。5.3.13合格供应商管理：当年度评为合格的供应商，在当年度内公司及子公司所属项目招标可直接入围；5.3.14优秀供应商管理：当年度评为优秀的供应商，在当年度内公司以及子公司所属项目招标除可直接入围外，在同等条件下可优先考虑中标。6物资设备验收及存储6.1物资、设备验收6.1.1供应商发货后，采购部要求供应商同步提供发货明细，采购部整理后，以微信或邮件提供给仓管人员或各项目采购负责人。6.1.2物资交货地点为工程项目地的，由项目经理负责检验，也可以由公司业务部门指派专人到现场进行验收，发现品质异常的，在收料后2日内以微信、邮件或快递告知采购部，必要时需附上出现问题图片。6.1.3交货地点为福建三能节能公司本部的，由采购部接收并进行初步检验（主要是针对外观是否破损等进行检验），之后转交营销中心，由业务部门指定人员检验合格后发到工程项目地或客户所在地。其它子公司或项目部收到供货商发送的机具设备、物资材料要指定专人负责接收，验收合格后上报公司采购部。6.2物资材料、入库管理：（详见附录流程图）6.2.1采购部送货→仓库验收→清点数量→入库记账→财务部核对台账（盘点）6.2.2收货物资为工程项目所用的，由项目采购负责人落实物资实际到货情况后，检验无异后填写《入库单》经仓库负责人签字后，入库单扫描上传公司采购部存档备案。6.2.3收货物资有固定存放点，并有专职仓管员管理的，经仓管员收货确认后填写《入库单》，经项目负责人签字后存档。6.2.4仓库需分类建立设备、物资材料台帐，库房台帐必须帐物相符，定期（每月）提供库存及出库情况供采购部参考。6.3物资设备、材料验收入库后，各责任人需做好物资设备、材料保管工作，所有物品要做到堆放整齐、井然有序，不同型号、规格的设备、材料应明显间隔，并挂有标识，注明材料名称、规格，易受潮物资要做好防潮防漏工作。6.4物资、材料出库：（详见附录流程图）6.4.1营销中心申请领料单→仓库核实→财务部审核库存→分管领导审批→仓库发货→送货回执单（移交财务部）6.4.2材料设备出库后，领料人办理出库手续，将送货回执单等相关票据移交财务部。6.4.3针对工程项目需要所采购的机具设备、物资材料，收货后由项目负责人统一安排保管及使用，做好安装使用记录，存档备查。6.4.4针对仓库存放物资，仓管员必须凭材料调拨单或领料单发料，做到“先进先发，推陈储新”。领发料时，领、发双方都必须认真核对物资材料、设备的品种、规格、数量和质量，并由库管员填写出库单，经双方查验合格后，签字存档备查。7委托采购管理规定7.1委托采购的目的提升当地直接采购的时效性、便利性及降低采购运输成本。7.2委托采购的范围7.2.1子公司设备