公司文献档案管理制度

公司文献档案管理制度第一章总则第一条目的和依据1.1本制度的目的在于规范公司文献档案的管理，确保文献档案的完整性、可靠性和安全性，为公司的生产经营和决策供应必需的依据。1.2本制度依据国家法律法规关于档案管理的相关规定，结合公司的实际情况订立，并适用于公司内全部涉及文献档案管理的部门和员工。第二条责任与权限2.1公司的文献档案管理工作由管理部门统一负责，具体任务由文献档案管理人员执行。2.2各部门负责人要加强对文献档案管理工作的领导，保证管理人员的工作顺利进行，并供应必需的支持和资源。2.3员工有义务共同遵守本制度的规定，并搭配和支持文献档案管理工作的开展。第二章文献档案管理第三条分类与整理3.1公司的文献档案应依据内容、形式和保管期限进行分类，并依照肯定的规定和方法进行整理。3.2文献档案的分类包含但不限于：行政管理文件、合同协议文件、财务会计文件、人力资源文件、市场营销文件等。3.3文献档案整理应遵从归档原则、标签标识原则、文件柜编排原则等，确保档案的快速检索和管理。第四条入库与借阅4.1全部公司内产生的文献档案必需依照规定的程序进行入库，并登记入库台账。4.2文献档案的借阅需填写借阅申请表，并经过相关部门批准后方可借阅。4.3借阅人员应保证文献档案的安全，不得私自更改、复制或外传档案内容。第五条阅览与复制5.1公司内部员工可以依据工作需要进行文献档案的阅览和复制，但必需严格遵守保密规定。5.2阅览人员应在规定的档案查阅区域内进行阅览，不得将档案带离该区域。5.3复制文献档案需填写复制申请表，并经过相关部门批准后方可进行，复制的副本必需加盖公司公章并记录复制台账。第六条借阅期限与归还6.1借阅文献档案的期限一般不得超出15个工作日，如需延期，应提前申请并经相关部门批准。6.2到期未归还的文献档案，文献档案管理员有权采取相应措施催赶归还，如仍未归还，将追究借阅人的责任。第七条销毁与保存7.1公司的文献档案依照规定的保管期限进行保存，到期后应及时进行销毁。7.2文献档案的销毁应有完整的销毁记录，包含销毁的时间、数量和方式等。7.3带有保密性或涉及公司利益的文献档案，在销毁前需经过相关部门批准，并依照相应的安全措施进行销毁。第八条安全与保密8.1文献档案管理人员应加强文献档案的安全管理，保证文献档案的完整性和可靠性。8.2文献档案中涉及公司机密的内容应加密处理，并授权有关人员进行访问和使用。8.3受聘于公司的文献档案管理人员应签署保密协议，并严格履行保密责任。第三章违规处理第九条违规行为9.1任何员工不得私自窜改、删除或销毁公司的文献档案。9.2任何员工不得将公司的文献档案外传或用于其他非工作目的。9.3任何员工不得擅自借用、复制或拷贝公司的文献档案。第十条处理措施10.1对于违反本制度的员工，将依据国家法律法规和公司相关规定进行相应的处理，包含但不限于批判教育、通报批判、经济惩罚、行政处分等。10.2对于严重违反保密规定的员工，将依照公司的保密制度进行处理，包含但不限于解除劳动合同、追究刑事责任等。第四章附则第十一条本制度自发布之日起生效。第十二条本制度的解释权归公司管理部门全部。以上为公司文献档案管理制度的认真内容，各部门负责人和员工应严格遵守制度要求，确保公司