协会会议管理制度模板

协会会议管理制度模板第一章总则

为确保协会会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度模板。以下总则对会议的目的、适用范围、基本原则等作出规定。

一、目的

本制度旨在规范协会会议的组织、召开和实施过程，促进会议成果的转化，确保各项工作顺利推进。

二、适用范围

本制度适用于协会召开的各类会议，包括但不限于理事会、常务理事会、会员大会、专题研讨会等。

三、基本原则

1.议题明确：会议议题应具有针对性和实用性，避免空泛和重复。

2.计划召开：会议召开应遵循计划性、必要性原则，严格控制会议次数和规模。

3.高效有序：会议应确保高效、有序进行，严格控制会议时间，提高决策效率。

4.公开透明：会议过程和结果应保持公开、透明，充分保障协会成员的知情权和参与权。

5.跟踪落实：会议纪要应明确责任人和完成时限，确保会议决策的落实。

四、责任主体

1.会议的组织和召开由协会秘书处负责。

2.协会各部门、专业委员会应积极参与会议，按时提交相关材料。

3.与会人员应遵守会议纪律，认真履行职责，积极参与讨论。

五、制度修订

本制度根据协会发展需要，结合实际情况，适时进行修订和完善。

本制度的解释权归协会秘书处所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以保障协会会议的高效、规范运作。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，本章将详细阐述会议流程。

一、会议筹备

1.确定议题：根据协会工作计划和实际需求，由秘书处或相关部门提出会议议题，经会长或理事长审批后确定。

2.制定议程：会议议程应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、预计时长等，并在会议召开前至少3天发送给与会人员。

3.发送通知：秘书处负责发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等相关信息。

4.准备材料：各部门、专业委员会根据会议议题，准备相关材料，并在会议召开前至少2天提交给秘书处。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议开幕：由主持人宣布会议开始，介绍会议议程和参会人员。

3.议题讨论：按照议程安排，逐项进行议题讨论。与会人员应充分发表意见，主持人应确保讨论有序进行。

4.形成决议：针对议题讨论，主持人汇总意见，形成决议。

三、会议决策

1.表决：对于需要表决的议题，采取无记名投票或举手表决的方式，超过半数同意即为通过。

2.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由与会人员签字确认。

3.保密要求：涉及协会机密或敏感事项的会议内容，与会人员应严格保密。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策的落实和执行。

2.会议纪要：秘书处负责整理会议纪要，记录会议时间、地点、议程、讨论内容、决策结果等。

3.会议纪要发放：会议纪要应在会议结束后3天内发送给与会人员，以便了解会议内容和决策。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.会后，与会人员应按照会议决策，积极落实相关工作。

本章对会议流程进行了详细阐述，旨在确保协会会议的有序、高效进行。后续章节将继续介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和成果的重要体现，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的整理与发布

1.纪要整理：会议结束后，秘书处应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给主持人审核。

2.纪要审核：主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.纪要发布：秘书处根据审核意见修改会议纪要，并在会议结束后3天内将最终版会议纪要发送给所有与会人员。

二、会议决策的分解与责任分配

1.决策分解：秘书处应将会议决策分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成时限和验收标准。

2.责任分配：根据决策内容，将行动计划分配给相关部门或个人，确保每项任务都有明确的责任主体。

三、会议决策的跟踪与监督

1.定期跟踪：秘书处应定期（如每周）收集会议决策的执行情况，并及时向会长或理事长报告。

2.问题反馈：在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给秘书处，以便协调解决。

3.逾期处理：对于逾期未完成的任务，秘书处应了解原因，督促责任人加快进度，必要时报告会长或理事长进行处理。

四、会议决策的验收与评估

1.逐项验收：会议决策完成后，责任人应提交相关成果，由秘书处组织验收。

2.成果评估：根据会议决策的执行情况和成果，进行评估，总结经验教训，为后续工作提供参考。

五、会议纪要的归档与管理

1.纪要归档：秘书处应将会议纪要按照年份、会议类型等进行分类归档，方便查阅。

2.纪要管理：秘书处负责会议纪要的保管和保密工作，确保信息安全。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细阐述，旨在强化会议决策的执行力。后续章节将继续介绍会议室管理规定等内容。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提供良好的会议环境，本章将阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订与使用

1.预订流程：各部门或个人需提前向秘书处提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.使用原则：会议室使用应遵循先预订先使用的原则，避免冲突。

3.使用时间：会议开始前15分钟，预订者应确保会议室准备就绪；会议结束后，应及时清理会议室，恢复原状。

二、会议室设施与设备

1.设施维护：秘书处负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

2.设备使用：与会人员应正确使用会议室设备，如遇故障，应及时报告秘书处处理。

3.资料准备：会议所需资料、设备等应提前准备并测试，确保会议顺利进行。

三、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持安静、整洁，禁止吸烟、喧哗等影响会议的行为。

2.卫生管理：秘书处负责安排会议室的清洁工作，确保会议环境的卫生与舒适。

3.温湿度调节：根据季节和参会人员需求，调整会议室的温湿度，提供舒适的会议环境。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、安全通道等。

2.保密要求：涉及机密或敏感事项的会议，应在会议室门口设置保密提示，提醒与会人员注意保密。

3.会议记录：会议期间，禁止未经许可的录音、录像和拍照行为。

五、会议室违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的个人或部门，视情节轻重给予通报批评或纪律处分。

2.责任追究：造成会议室设施损坏的，责任人应承担相应责任。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为协会提供一个良好的会议环境。后续章节将介绍附则等内容。

第五章附则

为确保协会会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，协会内各部门和个人应严格遵守。

二、本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充，报会长或理事长审批后实施。

三、本管