中兴通讯会议管理制度

中兴通讯会议管理制度中兴通讯会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范中兴通讯会议的组织、召开和管理工作，以确保会议的效率、效果，加强团队协作，提高决策品质。

第二条本制度适用于中兴通讯公司内部各类会议，包括但不限于董事会、经理办公会、部门例会、项目协调会等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.务实高效：会议应围绕议题进行充分讨论，确保成果务实，避免形式主义；

2.事先准备：会议组织者应提前做好会议议程安排，参会人员应提前准备相关材料；

3.纪律严明：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，不随意离席；

4.民主集中：会议充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一决策。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议组织者负责会议的召集、主持和总结。会议纪要由指定的记录人负责。

第六条参会人员应具备以下条件：

1.与会议议题相关的业务知识和经验；

2.能对会议议题提出建设性意见和建议；

3.能积极参与会议讨论，为决策提供支持。

第七条本制度由公司总经理办公会负责解释，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务发展需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论时间，合理安排会议流程。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请与会议相关的领导和同事参加。

4.发送会议通知：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，提醒参会人员做好准备。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，提前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.各议题讨论：按照议程逐项讨论议题，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点。

4.主持人总结：在每个议题讨论结束后，主持人进行简要总结，归纳共识和分歧。

5.形成决策：针对议题进行投票或表决，形成会议决策。

三、会议记录

1.指定记录人：会议开始前，指定专人负责会议记录。

2.记录会议内容：详细记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等。

3.整理会议纪要：会议结束后，记录人整理会议纪要，确保内容准确、完整。

四、会议总结与反馈

1.会议纪要分发：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和决策结果。

2.跟进落实：会议组织者负责跟踪会议决策的执行情况，确保落实到位。

3.评估会议效果：收集参会人员对会议效果的反馈，不断优化会议流程和内容。

五、会议保密

1.会议内容保密：参会人员需遵守保密原则，不得泄露会议内容。

2.会议材料回收：会议结束后，及时回收会议材料，避免信息泄露。

六、会议变更与取消

1.如需变更或取消会议，应提前通知参会人员，确保信息畅通。

2.变更或取消会议需说明原因，尽量避免频繁变更和取消。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应在会议结束后尽快完成初稿，由记录人负责整理。

2.会议纪要应包含会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等内容。

3.会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人或负责人审批，确保内容准确无误。

4.审批通过的会议纪要应及时发放给所有参会人员，以便于了解会议内容和执行任务。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策内容，将决策任务分解为具体的执行步骤和任务。

2.明确各任务的责任人和完成期限，确保决策执行有序进行。

3.对于涉及多个部门或团队的决策，应明确各部门的协作关系和责任边界。

三、会议决策的跟踪与监督

1.设立专门的监督机制，对会议决策的执行过程进行跟踪管理。

2.定期检查决策执行进度，对滞后或问题任务进行预警和督促。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时采取措施予以解决，确保会议决策顺利推进。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.任务完成后，责任人应向会议组织者汇报执行结果。

2.会议组织者对执行结果进行评估，分析决策执行的成效和不足。

3.根据反馈和评估结果，对会议决策进行优化调整，以提高决策质量和执行效率。

五、会议纪要的存档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，以便于日后查询和追溯。

2.建立会议纪要管理系统，确保会议纪要的归档、检索和保密工作。

3.定期对会议纪要进行整理和审查，确保会议决策的连续性和执行力。

六、持续改进与优化

1.通过对会议纪要的跟踪落实，发现会议管理中的不足和问题，不断优化会议流程。

2.鼓励员工提出关于会议管理的建议和意见，持续改进会议质量。

3.定期组织会议管理培训，提高会议组织者和参会人员的专业素养。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定的会议室管理人员提交申请。

2.预订会议室时，应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于安排合适的会议室。

3.预订成功后，预订人需按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知会议室管理人员。

二、会议室配置与设施

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室管理人员负责检查和维护会议设施，确保设施正常运行。

3.如需额外设施或服务，预订人应提前告知会议室管理人员，以便做好准备。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规定，保持室内整洁，不损坏设施。

2.会议期间，禁止吸烟、进食或进行与会议无关的活动。

3.会议结束后，预订人应确保会议室恢复原状，关闭电源，锁好门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理人员负责会议室的安全检查，确保消防设施正常，通道畅通。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆物品，确保消防安全。

3.会议涉及敏感信息时，参会人员需遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议室管理人员负责安排会议室的维修工作，及时解决设施故障。

3.鼓励参会人员爱护会议室设施，共同维护良好的会议环境。

六、会议室使用费用

1.会议室使用可能涉及一定的费用，预订人需了解并遵守相关费用政策。

2.超出正常使用时间或产生额外费用的，预订人需按照规定承担相应费用。

3.会议室管理人