年度会议费用安排与保障协议(2024版)

年度会议费用安排与保障协议(2024版)本合同目录一览1.会议基本信息1.1会议名称1.2会议时间1.3会议地点1.4参会人员2.费用安排2.1会议费用预算2.2费用支付方式2.3费用报销流程3.会议场地与设施3.1场地租赁3.2设施配置3.3设备维护4.会议餐饮与住宿4.1餐饮服务4.2住宿安排5.交通保障5.1接送机服务5.2交通补贴6.会议宣传与资料6.1宣传物品准备6.2会议资料印刷7.会议嘉宾与演讲7.1嘉宾邀请7.2演讲安排8.会议安全保障8.1人员安全8.2资料安全9.会议纪律与规定9.1参会纪律9.2会场规定10.合同的有效期10.1起始日期10.2终止日期11.合同的变更与解除11.1变更条件11.2解除条件12.违约责任与赔偿12.1违约行为12.2赔偿标准13.争议解决方式13.1协商解决13.2调解解决13.3法律途径14.其他约定14.1保密条款14.2知识产权保护14.3强制性法律规定第一部分：合同如下：1.会议基本信息1.1会议名称：2024年度企业发展战略研讨会1.2会议时间：2024年4月10日至12日1.3会议地点：上海国际会议中心1.4参会人员：公司全体员工及特邀嘉宾2.费用安排2.1会议费用预算：总预算为人民币300万元，包括场地租赁、设施配置、餐饮服务、住宿安排、交通保障、会议宣传与资料、会议嘉宾与演讲等费用。2.2费用支付方式：会议费用的支付将按照服务提供商的收费标准和时间节点，通过公司账户进行支付。2.3费用报销流程：参会人员的差旅费用和额外支出，需按照公司规定的报销流程进行报销。3.会议场地与设施3.1场地租赁：租赁上海国际会议中心的大宴会厅和三个会议室，用于召开会议及相关活动。3.2设施配置：会议场地内需配置高清投影仪、音响设备、话筒、写字板等基本会议设施。3.3设备维护：会议期间，设备供应商需确保设备的正常运行，并随时提供技术支持。4.会议餐饮与住宿4.1餐饮服务：会议期间提供早餐、午餐和晚餐，餐饮服务由会议中心提供。4.2住宿安排：为外地参会人员安排在上海国际会议中心的住宿，住宿标准为双人标间。5.交通保障5.1接送机服务：为特邀嘉宾提供机场、火车站的接送服务，由专业礼仪公司承担。5.2交通补贴：为参会人员提供一定的交通补贴，具体标准及报销流程按照公司规定执行。6.会议宣传与资料6.1宣传物品准备：制作会议日程表、参会人员名录、会议海报等宣传物品，由公关公司负责设计制作。6.2会议资料印刷：印刷会议手册、演讲稿、嘉宾介绍等会议资料，确保每位参会人员都能收到相关资料。7.会议嘉宾与演讲7.1嘉宾邀请：邀请行业专家、知名企业家等作为会议嘉宾，由公关部门负责邀请。7.2演讲安排：为每位嘉宾安排演讲时间、地点和主题，确保演讲内容丰富、紧凑。8.会议安全保障8.1人员安全：会议期间，保安公司负责现场的安全保障工作，确保参会人员的人身安全。8.2资料安全：采取必要的措施保护会议资料的安全，防止资料泄露、丢失等情况的发生。9.会议纪律与规定9.1参会纪律：参会人员需遵守会议安排，按时参加各项活动，不得迟到、早退。9.2会场规定：会场内禁止吸烟、大声喧哗，不得随意离开座位，遵守会场秩序。10.合同的有效期10.1起始日期：本合同自双方签字盖章之日起生效。10.2终止日期：本合同有效期至2024年4月30日止。11.合同的变更与解除11.1变更条件：合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方可协商一致进行变更。11.2解除条件：合同履行过程中，如因不可抗力等原因导致合同无法履行，双方可协商解除合同。12.违约责任与赔偿12.1违约行为：一方违反合同约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。12.2赔偿标准：违约方应按照合同履行情况及造成的损失，向守约方支付相应的赔偿金。13.争议解决方式13.1协商解决：合同履行过程中发生的争议，双方应通过协商解决。13.2调解解决：协商不成时，可以向相关机构申请调解。13.3法律途径：如调解不成，双方可向合同签订地的人民法院提起诉讼。14.其他约定14.1保密条款：双方应对合同内容和相关商业秘密予以保密，未经对方同意不得向第三方泄露。14.2知识产权保护：双方同意，会议期间所使用的知识产权材料，归原作者所有，未经原作者许可不得用于其他用途。14.3强制性法律规定：如本合同的任何内容与8.会议安全保障8.1人员安全：会议期间，保安公司负责现场的安全保障工作，确保参会人员的人身安全。保安公司应配备足够数量的保安人员，确保会议现场的秩序和安全。保安人员应进行严格的安全培训，具备处理突发事件的能力。8.2资料安全：采取必要的措施保护会议资料的安全，防止资料泄露、丢失等情况的发生。会议资料包括但不限于会议议程、演讲稿、嘉宾名单等，均需进行保密处理。会议期间，未经许可，不得将会议资料带出会场。9.会议纪律与规定9.1参会纪律：参会人员需遵守会议安排，按时参加各项活动，不得迟到、早退。参会人员应遵守会议期间的规定，不得在会场内吸烟、大声喧哗，不得随意离开座位，遵守会场秩序。9.2会场规定：会场内禁止吸烟、大声喧哗，不得随意离开座位，遵守会场秩序。参会人员应将手机关闭或调至静音状态，不得在演讲过程中打扰他人。会议期间，不得擅自拍照或录音。10.合同的有效期10.1起始日期：本合同自双方签字盖章之日起生效。合同的起始日期为2024年1月1日。10.2终止日期：本合同有效期至2024年4月30日止。合同的终止日期为2024年4月30日。11.合同的变更与解除11.1变更条件：合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方可协商一致进行变更。变更条件包括但不限于会议时间的调整、会议地点的变更等。11.2解除条件：合同履行过程中，如因不可抗力等原因导致合同无法履行，双方可协商解除合同。不可抗力包括但不限于自然灾害、社会事件等无法预见、无法避免且无法克服的情况。12.违约责任与赔偿12.1违约行为：一方违反合同约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。违约行为包括但不限于未按约定时间支付费用、未按约定提供服务等情况。12.2赔偿标准：违约方应按照合同履行情况及造成的损失，向守约方支付相应的赔偿金。赔偿金额可根据实际损失情况进行计算，包括但不限于直接经济损失、预期利益损失等。13.争议解决方式13.1协商解决：合同履行过程中发生的争议，双方应通过协商解决。双方应保持冷静、理智的态度，积极沟通，寻求共识，以达到解决争议的目的。13.2调解解决：协商不成时，可以向相关机构申请调解。调解机构应由双方共同选择，调解结果对双方具有约束力。13.3法律途径：如调解不成，双方可向合同签订地的人民法院提起诉讼。诉讼过程中，双方应遵守法院的法律法规，配合法院的调查和审理工作。14.其他约定14.1保密条款：双方应对合同内容和相关商业秘密予以保密，未经对方同意不得向第三方泄露。保密期限自合同签订之日起算，至合同终止之日起失效。14.2知识产权保护：双方同意，会议期间所使用的知识产权材料，归原作者所有，未经原作者许可不得用于其他用途。会议期间，参会人员不得擅自使用他人的知识产权材料，包括但不限于演讲稿、演示文稿等。14.3强制性法律规定：如本合同的任何内容与强制性法律规定相抵触，该内容应被视为无效，但不影响其他条款的效力。双方应遵守相关法律法规，不得违反法律规定。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：会议场地租赁合同详细要求和说明：该附件应详细列明会议场地租赁的条款，包括但不限于租赁期限、租赁面积、租赁费用、设施配置等。2.附件二：设施配置清单详细要求和说明：该附件应详细列明会议所需设施的配置，包括但不限于投影仪、音响设备、话筒、写字板等，并注明品牌、型号、数量等。3.附件三：餐饮服务合同详细要求和说明：该附件应详细列明餐饮服务的条款，包括但不限于服务时间、服务内容、服务质量等。4.附件四：住宿安排合同详细要求和说明：该附件应详细列明住宿安排的条款，包括但不限于住宿地点、住宿标准、住宿费用等。5.附件五：交通保障服务合同详细要求和说明：该附件应详细列明交通保障服务的条款，包括但不限于接送机服务、交通补贴等。6.附件六：宣传物品制作合同详细要求和说明：该附件应详细列明宣传物品制作的条款，包括但不限于制作内容、制作数量、制作时间等。7.附件七：会议资料印刷合同详细要求和说明：该附件应详细列明会议资料印刷的条款，包括但不限于印刷内容、印刷数量、印刷时间等。8.附件八：嘉宾邀请函详细要求和说明：该附件应详细列明嘉宾邀请的条款，包括但不限于邀请对象、邀请时间、邀请方式等。9.附件九：演讲安排时间表详细要求和说明：该附件应详细列明演讲安排的条款，包括但不限于演讲嘉宾、演讲时间、演讲地点等。10.附件十：安全保障措施方案详细要求和说明：该附件应详细列明会议安全保障的措施，包括但不限于人员安全、资料安全等。说明二：违约行为及责任认定：1.违约行为：未按约定时间支付费用责任认定：违约方应向守约方支付违约金，违约金为应付费用总额的10%。示例说明：如果一方未能按照合同约定的时间支付会议费用，则应向另一方支付相应的违约金。2.违约行为：未按约定提供服务责任认定：违约方应向守约方支付违约金，违约金为服务费用总额的10%。示例说明：如果一方未能按照合同约定的标准提供服务，则应向另一方支付相应的违约金。3.违约行为：未按约定时间提供设施责任认定：违约方应向守约方支付违约金，违约金为设施租赁费用总额的10%。示例说明：如果一方未能按照合同约