项目部会议管理制度细则

项目部会议管理制度细则项目部会议管理制度细则

第一章总则

第一条目的

为确保项目部会议的有序、高效进行，规范会议流程，提高决策质量，制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于项目部所有层级会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、项目总结会等。

第三条会议性质

会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周例会、月度总结会等；临时会议根据项目需求，由相关人员发起。

第四条会议目标

（一）明确项目目标，确保项目按计划推进；

（二）协调各方资源，解决项目过程中出现的问题；

（三）提高团队协作效率，提升项目执行能力；

（四）总结项目经验，为今后项目提供借鉴。

第五条参会人员

参会人员包括项目部全体成员及与会议议题相关的其他人员。参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

第六条会议组织

会议的组织工作由会议主持人负责，会议主持人由项目部负责人指定。会议主持人应确保会议的顺利进行，并对会议纪要进行跟踪落实。

第七条会议纪律

（一）会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假；

（二）会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员应严格保密；

（三）会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得交头接耳、随意打断他人发言；

（四）会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作。

第八条本制度的解释权归项目部所有，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，项目部可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目需求，明确会议目的和议题，拟定会议主题。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保涉及议题的各方代表参会。

4.通知参会人员：提前至少三天向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，编写会议背景资料，为参会人员提供参考。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简述会议主题、议程和参会人员，宣布会议开始。

3.会议议题讨论：按照议程逐个讨论议题，每个议题由相关人员负责汇报和阐述。

4.会议讨论：参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

5.会议决策：根据讨论结果，形成会议决策，明确责任人和完成时限。

三、会议纪要

1.会议纪要编写：会议结束后，由会议主持人或指定人员负责编写会议纪要，内容包括会议主题、议程、参会人员、讨论过程、决策结果等。

2.会议纪要审批：会议纪要完成后，需提交给项目部负责人审批。

3.发布会议纪要：审批通过后，将会议纪要发送给所有参会人员，以便了解会议内容和执行任务。

四、会议跟踪与落实

1.任务分配：根据会议决策，明确各责任人和完成时限，确保任务分解到人。

2.进度反馈：责任人需按照完成时限，向会议主持人或项目部负责人汇报任务进度。

3.会议主持人或项目部负责人对任务完成情况进行跟踪，确保会议决策得到有效执行。

五、会议总结

1.定期对会议效果进行评估，总结经验教训，为今后会议提供改进方向。

2.针对会议中提出的问题和建议，制定相应的改进措施，并在后续会议中进行反馈。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

会议纪要经审批通过后，应在会议结束后的两个工作日内，由会议主持人通过邮件、即时通讯工具或公告板等方式发布给所有参会人员及相关部门。确保每位参会人员都能及时了解会议内容和决策结果。

二、任务分配与责任明确

1.会议纪要中应明确列出各项任务的负责人、参与人员以及完成的具体时限。

2.责任人收到会议纪要后，应立即确认任务要求，如有疑问或困难，应及时与会议主持人沟通解决。

3.会议主持人应对任务分配的合理性进行评估，确保各项任务能够得到有效执行。

三、任务进度监控

1.责任人需根据会议纪要中的任务要求，定期向会议主持人或项目部负责人汇报任务进展情况。

2.会议主持人或项目部负责人应建立任务跟踪机制，对任务执行情况进行定期检查，确保任务按计划推进。

3.对于进度滞后或遇到困难的项目，应及时分析原因，调整计划，并采取相应措施解决问题。

四、会议纪要执行结果的反馈与评估

1.任务完成后，责任人需向会议主持人提供任务完成报告，包括执行结果、遇到的问题及解决方案等。

2.会议主持人或项目部负责人应对任务完成情况进行评估，对执行效果进行反馈，对责任人进行绩效考核。

3.对于优秀的执行表现，应给予表彰和奖励；对于执行不力的情况，应分析原因，提出改进措施，并在后续工作中加以改进。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为项目文档进行归档，以便于今后的查阅和追溯。

2.项目部应建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的可访问性，便于团队成员了解项目历史和经验积累。

六、持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。

2.结合项目实际，不断优化会议纪要的编写、审批、发布、跟踪、评估等环节，提高会议管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前至少三个工作日向行政管理部门或指定人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政管理部门或指定人员根据预订申请，合理安排会议室，并通知会议组织者。

二、会议室准备

1.会议组织者应在会议开始前至少半小时到达会议室，检查设备设施是否齐全、功能正常。

2.根据会议需求，提前做好会议室布置，包括座位安排、投影仪调试、白板擦洗等。

3.确保会议室温度适宜、光线充足，为参会人员提供舒适的环境。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不得大声喧哗、随意走动。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏，使用完毕后应将设备归位，关闭电源。

3.会议室禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

四、会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备处于良好状态。

2.对于设备故障，应及时报修，并通知行政管理部门或指定人员。

3.会议组织者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，防止误操作导致设备损坏。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁，非参会人员不得随意进入。

2.会议期间，涉及商业秘密和敏感信息的讨论，参会人员应严格遵守保密规定。

3.会议结束后，会议组织者应确保携带重要资料离开会议室，防止遗漏。

六、会议室清理与维护

1.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，保持环境整洁。

2.行政管理部门或指定人员定期对会议室进行深度清洁和保养，确保会议室长期保持良好状态。

七、会议室管理制度的监督与改进

1.行政管理部门或指定人员应加强对会议室管理制度的监督，确保规定得到有效执行。