地产里程碑会议管理制度

地产里程碑会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保地产项目各项工作顺利推进，提高决策效率，加强各部门间的沟通与协作，依据公司相关规定，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部涉及地产项目的各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会等。

三、基本原则

1.高效务实：会议应注重实效，议题明确，讨论充分，确保会议成果具有指导性和操作性。

2.预约制度：会议召开前需提前预约，确保参会人员有时间准备，提高会议效率。

3.保密原则：会议内容涉及公司内部信息，参会人员需遵守保密规定，不得擅自泄露。

4.公平公正：会议决策过程应公平公正，充分听取各方意见，确保决策科学合理。

四、会议类型

1.定期会议：按照公司规定，定期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召开的会议，如项目协调会、紧急问题处理会等。

五、参会人员

1.会议主持人：由会议发起人担任，负责组织、引导会议进程，确保会议有序进行。

2.与会人员：根据会议议题，由相关部门负责人或相关人员参加。

3.记录人：由会议主持人指定，负责记录会议内容，整理会议纪要。

六、会议通知

会议发起人应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知与会人员，内容包括会议时间、地点、议题等。

七、会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。

2.与会人员应准时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

3.会议期间，与会人员应积极参与讨论，遵守会议议程，不得擅自离场。

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要要求，落实相关工作。

八、本制度的解释权归公司地产项目管理部门所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议发起人应根据项目进度和实际工作需要，提前确定会议议题，议题应具有针对性和可行性。

2.确定参会人员：会议发起人应根据议题，明确参会人员范围，确保涉及议题的相关部门负责人参加。

3.发送会议通知：会议发起人应在会议召开前，通过邮件、电话等方式发送会议通知，确保与会人员了解会议时间、地点、议题等信息。

4.准备会议材料：会议主持人应组织相关人员准备会议所需材料，包括但不限于项目报告、数据统计、分析报告等。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，以便于会议主持人了解参会情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.各部门汇报：按照会议议程，各部门负责人对议题涉及的工作进行汇报，内容包括工作进展、存在问题、解决方案等。

4.讨论与决策：会议主持人引导与会人员进行充分讨论，针对议题提出意见和建议，最终形成决策。

三、会议决策与记录

1.决策确认：会议主持人对讨论成果进行总结，明确决策事项，与会人员达成一致意见后，形成会议决策。

2.会议记录：记录人应详细记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。

3.会议纪要整理：会议结束后，记录人应在24小时内整理完成会议纪要，经会议主持人审核后发送给与会人员。

四、会议跟进与落实

1.跟进事项明确：会议纪要中应明确各项工作任务的跟进责任人、完成时限等。

2.跟进进度汇报：责任人应按照会议纪要要求，定期向会议主持人汇报工作进展，确保会议决策落实到位。

3.问题协调解决：在会议决策落实过程中，如遇到问题，责任人应及时与相关部门沟通协调，确保问题得到及时解决。

五、会议总结与反馈

1.会议总结：会议结束后，会议主持人应对本次会议的成果和不足进行总结，为下次会议提供借鉴。

2.反馈机制：与会人员可对会议流程、组织、议题等内容提出意见和建议，以提高会议效果。

本章内容旨在规范会议流程，确保地产项目各项工作有序推进，提高决策效率。与会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议纪律。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，特别是决策事项、责任分配和完成时限。

2.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人应在收到会议纪要后24小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

4.审核通过的会议纪要应通过公司内部通讯系统或邮件群发至所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员名单、讨论的主要议题、决策结果、责任分配、完成时限等关键信息。

2.对于重大决策或争议性问题，会议纪要中应详细记录各方的观点和理由，以及最终的决策依据。

三、会议纪要的跟踪执行

1.各项任务的责任人应按照会议纪要中规定的时限和任务要求，立即开展相关工作。

2.责任人应定期向会议主持人汇报任务进展情况，确保会议决策的执行得到有效跟踪。

3.会议主持人应监督和协调各项任务的执行，对于执行过程中出现的问题，应及时组织相关人员解决。

四、会议纪要的反馈与评估

1.对于完成的任务，责任人应提供明确的完成情况和结果反馈。

2.会议主持人应对完成的任务进行评估，确保决策效果符合预期。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在下次会议中进行通报。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，保存期限根据公司规定执行。

2.公司员工可根据工作需要查阅会议纪要，但需遵守公司信息安全和保密制度。

本章旨在确保会议纪要的有效跟踪和落实，通过明确的责任分配和跟踪机制，提高会议决策的执行力，确保地产项目各项工作的顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前至少一个工作日向行政部门提交申请。

2.预订会议室时，申请人应说明会议主题、预计参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理安排。

3.行政部门负责统筹会议室资源，有权根据实际情况调整会议时间或地点。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响系统等。

2.行政部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，为会议提供良好的硬件支持。

3.会议室内应保持整洁，提供充足的书写材料、饮用水等。

三、会议室使用规范

1.会议召开前，与会人员应提前进入会议室，做好会前准备工作。

2.会议期间，与会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得随意离开座位或接打电话。

3.会议结束后，与会人员应将个人物品带走，保持会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，避免泄露会议内容。

2.会议室内禁止吸烟，严禁使用明火，确保消防安全。

3.与会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议涉及的商业秘密和技术秘密。

五、会议室维护与优化

1.行政部门应定期对会议室进行维护，确保设施设备完好。

2.针对会议室使用过程中出现的问题，行政部门应及时解决，提升会议室使用体验。

3.根据实际需求，行政部门可对会议室进行改造和优化，提高会议室的使用效率。

本章旨在规范会议室的管理和使用，为地产项目提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。与会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议室的秩序和设施。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司地产项目管理部