医院会议管理制度细则

医院会议管理制度细则第一章总则

为确保医院会议的规范化、高效化，提高决策与沟通效率，制定本会议管理制度细则。以下总则对医院内所有会议的组织、召开、记录及后续落实等方面作出基本规定。

一、目的与原则

1.本制度旨在建立医院会议管理体系，明确会议目的，规范会议流程，保障会议效率，促进决策实施。

2.会议应遵循公开、民主、务实、高效的原则，确保会议内容的科学性、合理性及可行性。

二、适用范围

1.本制度适用于医院内各类工作会议、座谈会、培训会等。

2.特殊性质或规模的会议，可根据实际情况参照本制度执行，并可制定相应的补充规定。

三、组织架构

1.医院成立会议管理小组，负责医院会议的组织、协调、监督等工作。

2.各部门设立会议联络员，负责本部门会议的筹备、组织、记录等工作。

四、会议分类

1.按照会议性质，分为例行会议、专题会议、临时会议等。

2.按照参会范围，分为全院性会议、部门会议、小组会议等。

五、会议召开

1.会议召开应遵循提前通知、明确议程、充分准备的原则。

2.会议召集人负责确定会议时间、地点、议程、参会人员等，并提前通知与会人员。

六、参会要求

1.与会人员应按时参加，因故不能参加者需提前向会议召集人请假。

2.与会人员应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，确保会议效果。

七、保密规定

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等，与会人员应严格保密。

2.会议纪要、资料等应妥善保管，防止泄露。

八、制度修订

1.本制度根据医院发展需要和实际情况，适时进行修订。

2.修订后的制度报请医院领导审批后，予以公布实施。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，制定会议议程。

2.明确会议时间、地点，提前通知与会人员。

3.准备会议所需资料、设备，如投影仪、笔记本电脑、音响设备等。

4.会议召集人负责组织会议联络员，确保会议筹备工作顺利进行。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等信息。

2.会议通知应提前发送，确保与会人员有足够的时间做好准备。

3.通知方式可采用电子邮件、短信、电话等形式。

三、会议签到

1.会议开始前，与会人员应在签到表上签到，确认参会。

2.会议联络员负责统计签到情况，及时向会议召集人汇报。

四、会议开幕

1.会议召集人宣布会议开始，介绍与会人员。

2.阐述会议主题、目标和议程，明确会议要求。

五、会议议程

1.按照议程顺序，逐项进行会议讨论。

2.各参会人员围绕议题充分发表意见，展开讨论。

3.会议主持人负责引导讨论，确保会议内容紧扣主题。

六、会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议内容，包括议题、讨论结果、决策等。

2.记录应真实、客观、全面，便于会后传达和落实。

七、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结并提出决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，形成会议决议。

3.会议决议应明确责任人和完成时间，确保决策实施。

八、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果和需改进之处。

2.对未完成的议题，明确下一步工作计划。

九、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.会议联络员负责收集会议纪要、资料，整理归档。

十、会后工作

1.会议纪要应在会后第一时间整理完毕，并发送给与会人员。

2.会议决策的落实情况，由责任人定期向会议召集人汇报。

3.会议召集人负责对会议效果进行评估，并根据实际情况调整会议流程和制度。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效实施，加强会议纪要的跟踪落实，制定以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的整理工作。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要由会议召集人审核后，及时发送给与会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策的分解与落实

1.会议纪要中明确的决策事项，应分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时间。

2.责任人应按照行动计划，推进决策的实施，并及时向会议召集人汇报进展情况。

3.会议召集人负责对决策落实情况进行监督，确保会议决策落到实处。

三、跟踪检查与反馈

1.会议纪要的跟踪落实，应定期进行跟踪检查。

2.会议召集人可组织相关人员，对决策实施情况进行现场检查，了解实际进展。

3.跟踪检查结果应及时反馈给责任人，对存在的问题提出改进措施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应进行电子和纸质文档的归档，便于日后查阅。

2.归档的会议纪要按照医院规定的保存期限进行保管。

3.会议纪要的查阅，需遵循医院保密规定，确保信息安全。

五、会议决策的评估与改进

1.定期对会议决策的落实效果进行评估，分析存在的问题和不足。

2.根据评估结果，对会议流程、决策制定等方面进行改进，提高会议效果。

3.对会议决策实施过程中出现的典型案例，进行总结和分析，为今后类似决策提供借鉴。

六、激励机制

1.对会议决策落实到位、效果显著的部门和个人，给予表彰和奖励。

2.对会议决策落实不力、进度滞后的部门和个人，进行督促和问责。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理使用，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.会议室管理部门根据预订情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.使用会议室时，应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为。

2.会议室内设备使用前，需进行功能检查，确保设备正常运行。

3.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，不得擅自更改会议室布局和设备设置。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备完好。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，防止设备损坏。

3.若设备出现故障，应及时报修，会议室管理部门负责跟进维修进度。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门负责定期检查会议室的安全设施，如消防器材、安全通道等。

2.会议期间，参会人员应熟悉会议室安全出口位置，确保发生紧急情况时能迅速疏散。

3.严禁在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

五、会议室卫生管理

1.会议室管理部门负责安排定期保洁工作，确保会议室卫生状况良好。

2.会议结束后，使用部门应协助清理会议室，恢复原状。

3.遇有污染情况，应及时通知保洁人员进行处理。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据医院相关规定执行，各部门需按时支付。

2.会议室管理部门定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.造成的损失或损害，责任人需承担相应责任。

第五章附则

为确保医院会议管理制度的有效实施，制定以下附则：

一、本制度自发布之日起