镇机关会议室管理制度

镇机关会议室管理制度镇机关会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度的制定旨在加强我镇机关会议室的管理，确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议流程，保障会议室设施完好。

第二条本制度适用于我镇机关所有会议室的使用、管理和维护。

第三条会议室使用原则：

（一）统一管理、提前预约、合理使用、确保效果；

（二）优先保证党委、政府及各部门重要会议的召开；

（三）遵循节能、环保、低碳、高效的原则。

第四条会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护、保洁等工作，确保会议室设施设备完好、环境整洁。

第五条与会人员应遵守会议管理制度，按时参加会议，维护会议秩序，爱护会议室设施，服从会议管理人员的管理。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由会议室管理部门负责解释和补充。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第一节会议筹备

一、会议主题与目的

1.会议召集人需明确会议主题，制定会议目的，确保会议内容具有针对性和实效性。

2.会议主题应与镇机关工作密切相关，符合党委、政府工作部署。

二、会议通知

1.会议召集人应在会议召开前，提前向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应通过电话、短信、电子邮件等多种方式发送，确保与会人员收到通知。

三、会议资料准备

1.会议召集人负责准备会议所需的资料，包括会议议程、发言稿、相关文件等。

2.会议资料应在会议召开前分发至与会人员，以便提前了解会议内容。

第二节会议召开

一、会议签到

1.与会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到。

2.会议管理人员负责核实与会人员身份，确保会议安全。

二、会议议程

1.会议按照预定议程进行，主持人负责引导会议进程，确保会议内容不偏离主题。

2.与会人员应按照议程安排，有序发言，不得随意打断他人发言。

三、会议记录

1.会议记录人员负责记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决议事项等。

2.会议记录应真实、准确、完整，会后形成会议纪要。

第三节会议结束

一、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时，对会议讨论情况进行简要总结，明确会议成果。

2.对会议决议事项进行梳理，明确责任人和完成时限。

二、散会

1.会议结束后，与会人员应按要求退场，保持会议室整洁。

2.会议管理人员负责检查会议室设施，确保设施完好。

第四节会议请假与补会

一、请假

1.与会人员如因特殊情况无法参加本次会议，应提前向会议召集人请假。

2.请假需说明原因，经批准后方可缺席。

二、补会

1.请假人员应在会议结束后，主动向会议记录人员了解会议内容，必要时进行补会。

2.会议记录人员负责向请假人员提供会议纪要，确保请假人员了解会议情况。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的编制工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、与会人员、讨论议题、决议事项、责任人和完成时限等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应尽快通过电子邮件、纸质文件等形式分发给与会人员及相关执行部门。

二、决议事项的跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要中的决议事项，制定具体实施方案，明确工作计划和责任人。

2.会议召集人应定期检查决议事项的执行进度，确保各项工作按照既定时间表推进。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任部门应及时反馈，会议召集人负责协调解决。

三、反馈与评估

1.责任部门在完成决议事项后，应向会议召集人提供书面报告，包括工作完成情况、成效分析及后续改进措施。

2.会议召集人应组织对决议事项的执行结果进行评估，必要时召开会议进行讨论，总结经验教训，优化决策流程。

四、公示与存档

1.会议纪要及决议事项的执行情况应定期在机关内部进行公示，接受全体员工的监督。

2.会议纪要和相关执行报告应作为重要文件进行存档，以备后续查询和审计。

五、持续改进

1.会议室管理部门应根据会议纪要的跟踪落实情况，不断优化会议管理制度，提高会议效率。

2.鼓励与会人员提出改进意见和建议，对会议流程和管理制度进行持续改进，以提升机关整体工作效能。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请。

2.申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据申请情况统筹安排，确认后通知申请部门。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟退场。

2.与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

3.如需变更会议时间或取消会议，申请部门需提前通知会议室管理部门。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的维护、保养和更新，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，申请部门应指定专人负责设备操作，遵守设备使用规范。

3.如发现设备故障，应立即报告会议室管理部门进行维修。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责会议室的安全管理，确保会议期间的安全。

2.会议涉及敏感信息时，与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议室应配置必要的安全设施，如监控、消防设备等，并定期进行检查。

五、会议室环境卫生

1.会议室管理部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议环境整洁。

2.与会人员应保持会议室卫生，不得在会议室内吸烟、进食或乱丢垃圾。

3.会议结束后，申请部门应协助会议室管理部门清理会议室，恢复原状。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行提醒、警告直至暂停其会议室使用权限。

2.违规行为将作为部门和个人年度考核的依据，必要时给予相应处罚。

第五章附则

一、本制度的