宾馆会议客房管理制度

宾馆会议客房管理制度第一章总则

一、为了加强宾馆会议客房的管理，提高会议效率，确保会议的顺利进行，制定本管理制度。

二、本管理制度适用于宾馆内所有会议客房的预定、使用、服务及管理。

三、宾馆会议客房管理应遵循以下原则：

1.统一规划、统一管理、统一协调、统一服务；

2.保障会议安全，确保会议隐私；

3.提供高效、优质、便捷的会议服务；

4.合理利用宾馆资源，提高宾馆经济效益。

四、宾馆应设立专门的会议管理部门，负责会议客房的预定、协调、服务及管理工作。

五、宾馆会议管理部门应建立健全会议管理制度，明确各部门职责，制定详细的工作流程和操作规范。

六、宾馆全体员工应严格遵守本管理制度，积极参与会议服务，提高自身业务素质，为会议的顺利进行提供有力保障。

七、宾馆应定期对会议管理部门进行评估，对存在的问题及时整改，持续优化会议管理流程，提升会议服务质量。

八、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，宾馆可根据实际情况予以修订补充。原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

第二章会议流程

一、会议预定

1.客户需提前与宾馆会议管理部门联系，提供会议名称、参会人数、会议时间、所需设施等信息。

2.会议管理部门根据客户需求，提供会议客房选择方案，确认会议场地及相关设施，并与客户签订会议服务合同。

3.会议管理部门负责协调宾馆内相关部门，确保会议所需物资、设备、人员等服务保障。

二、会议前期准备

1.会议管理部门根据会议主题和客户需求，制定详细的会议议程和日程安排。

2.安排专业的会议服务团队，对会议场地进行布置，包括座位安排、设备调试、资料发放等。

3.与客户保持密切沟通，随时了解客户需求，调整会议准备工作。

三、会议进行

1.会议开始前，会议服务团队负责迎接参会人员，提供签到、引导、茶水等服务。

2.会议主持人按照议程安排，引导会议进程，确保会议内容完整、有序进行。

3.会议期间，会议服务团队负责实时记录会议内容，确保会议纪要的准确性和完整性。

4.会议期间如出现突发情况，会议服务团队应及时协调解决，确保会议顺利进行。

四、会议后期工作

1.会议结束后，会议服务团队负责收集会议资料，整理会议纪要，并在规定时间内将会议纪要发送给客户。

2.会议管理部门对会议服务进行总结，收集客户反馈意见，不断提高会议服务质量。

3.对于客户提出的改进建议，会议管理部门应认真对待，及时整改，持续优化会议服务流程。

五、会议费用结算

1.会议结束后，会议管理部门根据会议服务合同，与客户进行费用结算。

2.客户对会议费用有疑问时，会议管理部门应积极配合解答，确保费用透明、合理。

3.会议管理部门应定期对会议费用进行统计分析，为宾馆经营决策提供数据支持。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制作与分发

1.会议结束后，会议服务团队应根据会议记录及时整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、责任分配等关键信息。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，经会议管理部门审核后，48小时内发送给所有参会人员。

二、会议纪要的审批与确认

1.会议纪要发送给参会人员后，应征求各方意见，确保纪要内容的准确无误。

2.各参会人员应在收到会议纪要后48小时内提出修改意见，会议服务团队根据反馈进行修改。

3.修改后的会议纪要需经会议主持人和会议管理部门负责人审批确认，形成最终版会议纪要。

三、会议决策事项的跟踪

1.会议管理部门应根据会议纪要中的决策事项，制定详细的执行计划，明确责任人和完成时间。

2.会议服务团队应定期跟踪决策事项的执行情况，及时向会议管理部门汇报进度。

3.对于未按计划执行的决策事项，会议服务团队应查明原因，督促责任人尽快落实。

四、会议纪要的存档与管理

1.最终版会议纪要应打印存档，同时电子版存入宾馆指定服务器，确保信息安全。

2.会议管理部门应建立健全会议纪要档案管理制度，便于查找和利用。

3.会议纪要的查阅、借阅应遵循宾馆相关保密规定，确保会议信息的保密性。

五、会议纪要的回顾与总结

1.会议管理部门应定期组织回顾会议纪要，分析会议决策事项的执行情况，总结经验教训。

2.会议纪要的回顾与总结结果应作为宾馆管理改进和培训的依据，不断提高会议管理效果。

3.对于优秀会议管理案例，宾馆应予以表彰和推广，提升整体会议管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订应遵循先到先得的原则，宾馆会议管理部门负责预订工作的统筹安排。

2.客户预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便会议管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室使用期间，客户应遵守宾馆相关规定，爱护设施设备，保持环境整洁。

二、会议室设施设备管理

1.会议管理部门应定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行，满足会议需求。

2.会议室内的设备使用，应由专业人员操作，客户不得擅自触碰或调整。

3.若会议室设备在使用过程中出现故障，会议服务团队应立即联系维修人员进行处理。

三、会议室布局与布置

1.会议室布局应根据会议类型和参会人数进行调整，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议服务团队负责会议室的布置工作，包括座位安排、投影设备调试、会议资料发放等。

3.会议室布置应考虑消防安全和紧急疏散要求，确保参会人员的安全。

四、会议室环境卫生管理

1.会议服务团队应确保会议室环境卫生，定期进行清洁和消毒工作。

2.会议室内的垃圾桶应定期清理，保持室内空气清新。

3.宾馆应提供充足的卫生纸、洗手液等卫生用品，确保参会人员使用方便。

五、会议室安全与保密

1.会议管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议期间的人员和财产安全。

2.会议室应配置必要的安全设施，如监控、消防设备等。

3.会议期间，宾馆应加强会议室的保密工作，防止会议内容泄露。

六、会议室服务人员管理

1.会议服务团队应接受专业培训，熟悉会议室各项设施设备的使用方法，提供优质服务。

2.会议服务人员应遵守宾馆员工行为规范，着装整齐，礼貌待人。

3.会议管理部门应定期对会议服务人员进行考核，提高服务水平，