会议服务室管理制度

会议服务室管理制度第一章总则

一、为加强会议服务室的管理，确保会议的顺利进行，提高会议效率，根据公司相关规定，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于公司内部各类会议的服务与管理工作。

三、会议服务室的管理目标：

1.确保会议环境整洁、安静、舒适，为参会人员提供良好的会议条件。

2.提高会议服务质量和效率，满足会议组织者和参会人员的需求。

3.规范会议服务流程，确保会议有序进行。

四、会议服务室的管理原则：

1.统一领导、分级负责：会议服务室管理工作在公司总经理的领导下，由相关部门负责人具体负责。

2.专业化管理：会议服务室工作人员应具备一定的专业知识和技能，以提高会议服务质量。

3.规范操作：严格按照本管理制度及公司相关规定，规范会议服务流程，确保会议顺利进行。

4.效率优先：以提高会议效率为目标，合理配置资源，确保会议服务的高效运作。

五、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。公司各部门应严格遵守本管理制度，共同维护会议服务室的正常运行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议主题、目的和参会人员，确定会议时间、地点、议程等，并在会议前至少三天通知相关部门及人员。

2.会议组织者负责准备会议所需资料、设备、场地布置等，确保会议环境整洁、安静、舒适。

3.会议组织者应提前检查会议设备，如投影仪、音响、话筒等，确保设备正常运行。

二、会议签到

1.会议开始前，会议服务室工作人员应提前到达现场，设置签到台，准备签到表、参会人员名单等。

2.参会人员应在会议开始前15分钟到达会议现场，进行签到。会议服务室工作人员应核对参会人员身份，确保签到信息准确无误。

3.会议组织者应在会议开始前5分钟，向参会人员通报会议主题、议程及注意事项。

三、会议进行

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议期间，参会人员应保持会场安静，不随意离场，如有紧急事项需离场，应向会议组织者请假。

3.会议记录员应认真记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等，以便会后形成会议纪要。

四、会议决策

1.会议决策事项应充分讨论，确保参会人员充分发表意见。

2.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策建议。

3.会议决策需经参会人员表决，超过半数同意即可通过。

五、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应对会议进行简要总结，强调会议成果、共识及下一步工作安排。

2.会议记录员根据会议内容，整理形成会议纪要，并在会议结束后24小时内发送给参会人员。

六、会议反馈

1.参会人员对会议内容、组织、服务等如有意见或建议，可向会议组织者反馈。

2.会议组织者应认真对待反馈意见，及时改进会议组织和服务工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录员应根据会议内容及时编制会议纪要，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论重点、决策结果、下一步工作安排等。

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议组织者进行审批。会议组织者审批通过后，将会议纪要发送给参会人员。

二、会议纪要的发布与传阅

1.审批通过的会议纪要应在会议结束后24小时内发送给参会人员，确保相关人员了解会议内容。

2.会议纪要可通过公司内部邮件系统、OA系统等途径进行发布与传阅。

3.参会人员收到会议纪要后，应及时查看并确认收到。如有异议或疑问，可向会议组织者提出。

三、会议决策的跟踪与落实

1.会议纪要中明确的决策事项，相关部门及人员应按照要求及时推进，确保决策的落实。

2.会议组织者应对决策事项的推进情况进行跟踪，了解实施进度，确保工作顺利进行。

3.对于推进过程中出现的问题和困难，相关部门应及时向会议组织者反馈，寻求支持与协助。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

2.会议纪要的归档可采用电子档案和纸质档案两种形式，确保资料的安全与完整。

3.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要。会议组织者应提供便利，确保员工能够及时获取所需信息。

五、会议纪要的监督与评估

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行监督，确保决策事项得到有效落实。

2.对于未按期完成的决策事项，会议组织者应了解原因，督促相关部门采取措施，确保工作进度。

3.公司可定期对会议纪要的落实情况进行评估，总结经验教训，不断优化会议管理流程，提高会议效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.公司各部门需使用会议室时，应提前向会议服务室提出预订申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

2.会议服务室根据预订申请，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请部门。

3.遇有紧急会议，会议服务室应优先安排空闲会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室使用

1.会议室使用部门应按照预订时间准时使用会议室，并在会议结束后及时归还。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护会议设备，不得随意挪动或损坏。

3.如需调整会议室布局、增加设备等，应提前与会议服务室沟通，确保会议需求得到满足。

三、会议室设备管理

1.会议服务室负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，如遇设备故障，应及时向会议服务室报告，以便及时维修。

3.会议服务室定期对会议室设备进行检查，及时更新、更换损坏设备。

四、会议室环境卫生

1.会议服务室负责会议室的卫生清洁工作，确保会议室环境整洁、舒适。

2.使用会议室时，禁止吸烟、进食，保持室内卫生。

3.会议结束后，使用部门应配合会议服务室清理会议室，确保场地卫生。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，使用部门应遵守公司安全规定，确保参会人员安全。

2.会议服务室负责检查会议室的安全设施，如消防器材、安全通道等，确保设施完好。

3.遇有突发事件，使用部门应立即启动应急预案，确保人员安全。

六、会议室资源优化配置

1.会议服务室根据公司各部门会议需求，合理调整会议室资源，提高使用效率。

2.鼓励部门内部共享会议室资源，减少闲置时间，降低会议成本。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室管理提供决策依据。

第五章附则

一、本